Como fazer backup dos seus PDFs

Um PDF armazenado em um laptop vai embora com esse laptop se ele for perdido, roubado ou parar de inicializar. Os arquivos em risco costumam ser aqueles mais difíceis de obter novamente: um contrato de locação assinado, a declaração de imposto de renda do ano passado, um passaporte digitalizado, um relatório pago do setor ou um material didático que o portal da universidade já retirou do ar.

Este guia aborda as maneiras usuais pelas quais as pessoas fazem backup de PDFs, onde cada uma delas deixa lacunas e como manter uma cópia de cada PDF no Fabric para que possa ser aberto de qualquer dispositivo e encontrado pelo que está escrito nele.

Como as pessoas costumam fazer backup de PDFs

Uma unidade externa executando o Time Machine em um Mac ou o Histórico de Arquivos no Windows é um começo sólido. Ela copia toda a máquina de acordo com um cronograma, desde que a unidade esteja conectada. A cópia geralmente fica na mesma casa que o laptop, e resgatar um único PDF significa navegar por instantâneos por data, e não pelo assunto do documento.

Pastas de sincronização em nuvem do Google Drive, Dropbox, iCloud Drive ou OneDrive adicionam uma cópia externa (off-site). Elas protegem o que estiver dentro da pasta sincronizada. PDFs que vão parar em Downloads, continuam anexados a um e-mail ou ficam na área de trabalho estão fora dela até que alguém os mova, e, na prática, uma boa parte nunca é movida.

Enviar um PDF por e-mail para si mesmo é a solução rápida à qual muitas pessoas recorrem. Isso cria uma segunda cópia. Encontrá-la novamente mais tarde depende de lembrar o assunto ou aproximadamente quando você o enviou, o que fica mais difícil à medida que a caixa de entrada cresce.

Passo 1: Copie os PDFs que você já tem para o Fabric

Reúna primeiro as pastas mais importantes: finanças, documentos legais, de identidade, referências de trabalho. No aplicativo Web ou desktop do Fabric, arraste os PDFs para dentro, cole-os ou clique em Fazer upload de um arquivo. O upload lida com grandes quantidades de arquivos de uma só vez, portanto, uma pasta de várias centenas de extratos pode ser transferida de uma só vez.

Copiar em vez de mover mantém o original no seu computador, o que oferece duas cópias em dois locais. Esse é o objetivo de um backup, por isso vale a pena fazer isso deliberadamente para qualquer coisa que você não possa substituir.

Passo 2: Instale a unidade de desktop para backup contínuo

O aplicativo desktop do Fabric para Mac, Windows e Linux monta o Fabric como uma unidade virtual. Ele aparece no Finder ou no Explorador de Arquivos como qualquer outro local, para que você possa salvar um PDF diretamente nele a partir de uma caixa de diálogo de download do navegador, de um aplicativo de scanner ou de um menu de impressão para PDF.

Os arquivos na unidade não ocupam espaço no seu computador e são transmitidos via streaming quando você os abre. Isso é ideal para grandes arquivos de relatórios ou manuais que você deseja manter em segurança, mas raramente abre. O artigo Fabric como uma unidade de nuvem pessoal explica como a unidade funciona em diferentes dispositivos.

Passo 3: Envie novos PDFs para o Fabric assim que chegarem

Muitos PDFs chegam como anexos de e-mail: faturas, apólices, confirmações de reserva. Encaminhe a mensagem ou o anexo para o seu endereço de e-mail do Fabric. O Fabric aceita apenas e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar remetentes adicionais.

No iOS ou Android, o menu de compartilhamento envia um PDF de qualquer aplicativo para o Fabric. O aplicativo móvel também pode sincronizar a seção Arquivos do dispositivo, para que um PDF salvo ali no seu telefone tenha o backup feito automaticamente. Obtenha os aplicativos na página de download móvel.

Se os seus PDFs já estiverem no Google Drive, uma conexão os traz para o Fabric com uma sincronização profunda bidirecional, para que os arquivos sejam criados dentro do Fabric e as alterações ocorram em ambas as direções. As conexões exigem um plano pago.

Passo 4: Verifique o backup pesquisando por um PDF

Um backup só é útil se você puder recuperar um arquivo. Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e digite sobre o que era o PDF. A Pesquisa lê o texto dentro dos PDFs e faz a correspondência por significado e palavra-chave, e os resultados abrem exatamente na página correspondente. Coloque o número de uma apólice ou conta entre aspas para uma correspondência exata e filtre por tipo de item para ver apenas PDFs.

O Fabric também processa cada PDF no momento da chegada. Ele cria embeddings para pesquisa baseada em significado, escreve um breve resumo e extrai atributos como o tipo de conteúdo e tópicos, e então sugere tags. As Coleções inteligentes que você configurar podem ser preenchidas sozinhas a partir desses atributos, de modo que uma coleção para documentos de seguro inclua novas apólices sem que você precise arquivá-las manualmente.

Passo 5: Abra seus PDFs em qualquer lugar e bloqueie os confidenciais

O Fabric roda na Web, como aplicativo desktop para Mac, Windows e Linux, e como aplicativos para iOS e Android, de modo que um PDF com backup feito no laptop do escritório pode ser aberto no seu celular no balcão da farmácia ou no balcão de locação. Os PDFs abrem no modo de leitura, e você pode fazer marcações e comentários neles.

Para documentos de identidade ou registros médicos, adicione proteção por senha. Clique com o botão direito no arquivo ou pasta, ou abra-o e clique no menu de três pontos; depois escolha Adicionar proteção por senha e digite uma senha. Não há recuperação de senha, portanto, armazene-a em um gerenciador de senhas. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

Para um plano mais abrangente que cubra fotos, e-mails e contas, além de documentos, consulte como fazer backup da sua vida digital.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor maneira de fazer backup de PDFs na nuvem?

Copie os PDFs que você tem para uma biblioteca na nuvem e configure rotas que capturem novos arquivos, como uma unidade de desktop na qual você salva e um endereço de e-mail para o qual você encaminha anexos. O Fabric oferece suporte a ambos e permite que o conteúdo dos PDFs armazenados em backup seja pesquisável.

Posso fazer backup de PDFs automaticamente?

Sim, de várias maneiras. Salvar na unidade de desktop do Fabric, sincronizar a seção Arquivos do seu telefone e usar uma conexão com o Google Drive adicionam PDFs sem a necessidade de upload manual. As conexões exigem um plano pago.

Fazer backup de PDFs no Fabric ocupa espaço no meu laptop?

Os arquivos na unidade de desktop do Fabric não ocupam espaço no seu computador e são transmitidos via streaming quando você os abre. O artigo Armazenamento local vs. nuvem aborda as vantagens e desvantagens de cada um.

Como faço backup de PDFs do meu iPhone ou telefone Android?

Use a folha de compartilhamento em qualquer aplicativo e escolha o Fabric, ou permita que o aplicativo móvel sincronize a seção Arquivos do dispositivo para que os PDFs salvos ali tenham o backup feito automaticamente.

Posso encontrar um PDF de backup se não me lembrar do nome do arquivo?

Sim. A pesquisa lê o texto dentro dos PDFs e faz a correspondência por significado, portanto, descrever o documento geralmente é suficiente. Os resultados abrem na página onde a correspondência aparece.

É seguro fazer backup de PDFs confidenciais, como passaportes e declarações de imposto de renda?

Você pode adicionar uma senha a qualquer arquivo ou pasta nos planos Pro e Team. Qualquer pessoa com acesso precisará digitá-la, e o acesso dura seis horas antes de ser solicitado novamente. Mais detalhes sobre como manter os dados privados estão na página de segurança.

O Fabric fará backup dos PDFs que mantenho no Google Drive?

Com uma conexão do Google Drive, os arquivos são criados no Fabric e mantidos em sincronia em ambas as direções. As conexões exigem um plano pago.

Posso fazer backup de PDFs no plano gratuito?

Sim. O upload de arquivos está disponível no plano gratuito, que possui limites de armazenamento e tamanho de arquivo. Conexões com outros aplicativos exigem um plano pago. Consulte os preços para obter detalhes.