Como fazer backup das gravações das suas reuniões

As gravações de reuniões vão parar onde quer que a chamada tenha acontecido. O Zoom salva em uma pasta no notebook do anfitrião ou na nuvem do Zoom, o Microsoft Teams coloca as gravações no OneDrive ou no SharePoint, e o Google Meet as envia para uma pasta no Google Drive do organizador. As gravações também podem expirar de acordo com uma política de retenção ou desaparecer quando a pessoa que organizou a chamada sai da empresa.

Este guia aborda como as equipes costumam guardar as gravações de reuniões, onde essas cópias costumam ser perdidas e como fazer o backup delas em uma biblioteca do Fabric, onde cada chamada é transcrita e pesquisável pelo que foi dito.

Como as pessoas costumam guardar gravações de reuniões

A abordagem mais comum é deixar as gravações onde a ferramenta de reunião as salvou. Isso não exige esforço e, para uma chamada pontual, funciona bem. Ao longo dos meses, isso espalha as chamadas de uma equipe pelas contas de vários anfitriões e por três plataformas diferentes, e qualquer pessoa que procure o kickoff de cliente da primavera passada precisa saber quem organizou e qual ferramenta foi usada.

Algumas equipes baixam as gravações para uma pasta de drive compartilhado após cada chamada. Isso oferece um único local e uma cópia fora da plataforma. Os arquivos são grandes, os downloads são manuais e a pasta fica cheia de nomes como zoom_0.mp4, que não dizem nada sobre a discussão.

Bots de reunião e serviços de transcrição mantêm um arquivo pesquisável das chamadas em que participaram. As pessoas gostam das transcrições. O arquivo geralmente fica em um aplicativo separado, distante das notas, documentos e apresentações sobre os quais a reunião tratou. Como encontrar algo que alguém disse em uma reunião aborda esse problema de pesquisa com mais detalhes.

Passo 1: Envie as gravações que você já tem

Comece baixando as gravações importantes do Zoom, Teams e Meet, com foco em chamadas com decisões, compromissos com clientes ou conteúdo de treinamento que valha a pena manter. Arraste os arquivos baixados para o Fabric na web ou no desktop, ou use Fazer upload de um arquivo. O upload lida com grandes quantidades de arquivos de uma só vez, e MP4, MOV, WebM, MP3, WAV e M4A são todos compatíveis para transcrição posterior.

Renomeie os arquivos conforme eles são enviados, se puder, ou adicione um comentário com o nome do cliente ou do projeto. O Fabric gera um breve resumo de cada item e sugere tags, mas um rótulo com suas próprias palavras, como “Chamada de renovação Acme, março”, ainda ajuda bastante ao navegar por uma longa lista de gravações.

Passo 2: Direcione novas gravações para o Fabric automaticamente

As gravações do Google Meet vão para o Google Drive. Uma conexão com o Google Drive traz esses arquivos para o Fabric com uma sincronização profunda bidirecional, para que novas gravações apareçam sem a necessidade de download manual. As conexões exigem um plano pago.

Para gravações locais do Zoom, instale o aplicativo para desktop do Fabric. Ele monta o Fabric como uma unidade virtual, permitindo que você defina o local de gravação do Zoom em suas configurações para uma pasta nessa unidade. Cada gravação é então salva diretamente no Fabric, e os arquivos na unidade não ocupam espaço no seu computador.

Passo 3: Grave reuniões futuras no Fabric

O backup mais simples é gravar diretamente no Fabric desde o início. Com o aplicativo para desktop instalado, inicie uma chamada no Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet e o Fabric detectará a reunião e oferecerá para iniciar a transcrição. Nenhum bot entra na chamada. A transcrição aparece em tempo real, e você pode pesquisar nela e fazer perguntas à IA enquanto a reunião está acontecendo.

As notas que você escreve antes ou durante a chamada ficam ao lado da transcrição. Quando a reunião termina, o Fabric analisa ambas em conjunto e produz um resumo. Para reuniões presenciais, inicie uma nota de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric. Notas de reunião e de voz por IA aborda isso com mais profundidade, e como fazer anotações de reunião sem que um bot participe da chamada explica o passo a passo de uma primeira chamada. A gravação de reuniões exige um plano pago.

Passo 4: Transcreva o histórico pendente e faça pesquisas nele

As gravações enviadas podem ser transcritas para que a fala se torne um texto pesquisável. As transcrições podem ser editadas, o que ajuda com nomes de produtos e nomes de pessoas. A transcrição exige um plano pago.

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e digite o que você lembra. A pesquisa encontra correspondências por significado nas transcrições e no restante da sua biblioteca, e os resultados vão direto para o timestamp exato. Coloque uma frase entre aspas, como “condições de pagamento 60 dias”, quando precisar das palavras exatas.

Para obter respostas de várias chamadas, abra a pasta de gravações e pergunte ao assistente de IA, por exemplo: “o que o cliente disse sobre a data de lançamento nas nossas últimas cinco chamadas?”. Ele cita cada fonte com um timestamp em que você pode clicar para ouvir o momento.

Passo 5: Dê acesso ao arquivo para a equipe

Coloque as gravações em um espaço compartilhado para que toda a equipe possa pesquisá-las, e não apenas a pessoa que organizou. Funções e permissões podem ser definidas no nível do espaço e do arquivo, com funções de visualizador, comentarista, editor e administrador. Um comentarista pode deixar comentários com timestamp em uma gravação, o que é ótimo para destacar os momentos que um colega deveria ouvir.

Para gravações que incluem discussões confidenciais, adicione uma senha no plano Pro ou Team; não há redefinição, portanto guarde-a com segurança. Os preços para equipes estão na página de planos para equipes.

Perguntas frequentes

Onde as gravações do Zoom são salvas e como faço o backup delas?

As gravações locais vão para uma pasta no computador do anfitrião, e as gravações na nuvem ficam na conta do Zoom do anfitrião. Baixe as que você precisa e envie-as para o Fabric, ou defina a pasta de gravação local do Zoom para uma pasta na unidade desktop do Fabric.

Como faço o backup das gravações do Google Meet?

O Meet salva as gravações no Google Drive do organizador. Conecte o Google Drive ao Fabric e os arquivos serão sincronizados em ambas as direções. As conexões exigem um plano pago.

Como faço o backup das gravações do Microsoft Teams?

Baixe a gravação do OneDrive ou SharePoint, onde o Teams a armazena, e envie-a para o Fabric. Para chamadas futuras, grave com o aplicativo para desktop do Fabric, que detecta reuniões do Teams.

Posso gravar reuniões sem a entrada de um bot?

Sim. O aplicativo para desktop do Fabric detecta chamadas no Zoom, Teams e Google Meet e as transcreve sem um bot. Isso exige um plano pago.

Posso pesquisar em gravações de reuniões antigas algo que alguém disse?

Sim, depois que forem transcritas. A pesquisa abrange transcrições e os resultados abrem no timestamp exato.

As gravações de reuniões vão lotar meu notebook?

Não se você mantiver os arquivos na unidade desktop do Fabric. As gravações lá são transmitidas por streaming quando você as reproduz e não ocupam espaço no computador, o que é importante para arquivos MP4 de uma hora de duração.

Posso fazer perguntas à IA sobre um conjunto de gravações de reuniões?

Sim. Abra a pasta e o assistente de IA, ou clique com o botão direito na pasta e adicione-a ao contexto do assistente. As respostas citam timestamps nas gravações.

Quais formatos de arquivo posso enviar e transcrever?

Vídeo em MP4, MOV e WebM, e áudio em MP3, WAV e M4A. A transcrição exige um plano pago.