Como fazer backup dos seus contratos

Contratos são aqueles documentos que você raramente abre, mas precisa desesperadamente quando a ocasião surge. Um contrato de locação chega para renovação, um cliente contesta uma condição de pagamento, um contrato de trabalho revela ter um período de aviso prévio que você havia esquecido. Nesse momento, a cópia assinada pode estar em uma conta de assinatura eletrônica na qual você não entra mais, em um anexo perdido na caixa de entrada de um ex-colega ou em um original em papel dentro de uma caixa da última mudança de escritório.

Este guia aborda as formas mais comuns como pessoas e pequenas empresas guardam cópias de contratos, onde essas cópias costumam se perder e como fazer backup de cada contrato no Fabric para que fiquem protegidos, disponíveis em qualquer dispositivo e pesquisáveis por seus termos.

Como as pessoas costumam guardar cópias de contratos

Serviços de assinatura eletrônica como DocuSign e Dropbox Sign armazenam o contrato finalizado na conta do remetente e enviam uma cópia por e-mail para cada parte. Isso é conveniente no dia da assinatura. Com o passar dos anos, as cópias finalizadas se espalham por várias contas e caixas de entrada, algumas pertencentes a pessoas que já deixaram a empresa.

Originais em papel ainda são importantes para alguns acordos, e um arquivo de aço ou uma caixa organizadora costuma ser o seu destino. Trata-se de uma cópia única, em um único edifício, e consultar uma cláusula significa ter que encontrar a pasta primeiro.

Uma pasta compartilhada na nuvem chamada Contratos é o meio-termo comum. Ela funciona bem quando alguém arquiva cada contrato lá prontamente. Quando o arquivamento falha, a pasta contém a maioria dos contratos, mas não todos, e nomes de arquivos como Contrato_assinado(2).pdf não indicam qual é o cliente ou a versão. Como armazenar documentos importantes online com segurança aborda a questão mais ampla de onde documentos confidenciais devem ficar.

Passo 1: Reúna os contratos que você tem em uma única pasta

Crie uma pasta de Contratos no Fabric, ou um espaço se uma equipe for usá-la. Baixe os contratos concluídos de suas contas de assinatura eletrônica e arraste-os para dentro dela, ou clique em Fazer upload de um arquivo; o upload suporta grandes volumes de arquivos de uma só vez. PDFs assinados e rascunhos editáveis em DOCX podem ficar lado a lado.

Para originais em papel, fotografe cada página com o celular ou digitalize-as e, em seguida, faça o upload das imagens ou do PDF digitalizado. O Fabric lê o texto em PDFs e em páginas fotografadas, permitindo que um contrato digitalizado seja pesquisado junto aos digitais. Mantenha também o original em papel; para alguns contratos, é a cópia física que tem validade jurídica.

Passo 2: Capture novos contratos assim que forem assinados

Quando uma cópia assinada chegar por e-mail, encaminhe-a para o seu endereço de e-mail do Fabric. O Fabric só aceita e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar remetentes adicionais, permitindo que um colega responsável pelas assinaturas envie os contratos diretamente.

No celular, abra o anexo no seu aplicativo de e-mail, toque em Compartilhar e selecione o Fabric. Baixe o aplicativo para iOS ou Android na página de download móvel se ainda não o tiver. Você pode adicionar um comentário ou tags ao salvar, como o nome da outra parte e a data de renovação.

Passo 3: Proteja a pasta com uma senha

Contratos geralmente incluem preços, dados pessoais e termos que você prefere não exibir a todos que têm acesso ao seu espaço de trabalho. Adicione proteção por senha à pasta de Contratos: clique nela com o botão direito ou abra-a e clique no menu de três pontos, escolha Adicionar proteção por senha e digite uma senha. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

A senha aplicada a uma pasta também protege os arquivos adicionados posteriormente, garantindo a proteção imediata de novos contratos. Qualquer pessoa com acesso precisará inserir a senha, e o acesso dura seis horas antes de ser solicitado novamente. Não há redefinição de senha, portanto, guarde-a em um gerenciador de senhas.

Para conceder a um cliente acesso apenas aos seus próprios contratos, crie um espaço para esse cliente e compartilhe-o com ele; ele verá apenas aquele espaço. Funções e permissões definem o que cada pessoa pode fazer.

Passo 4: Encontre uma cláusula ou uma data quando precisar

Clique em Buscar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). A busca localiza correspondências por significado e palavra-chave em todos os seus contratos e abre os resultados na página exata. Coloque uma frase entre aspas, como "limitação de responsabilidade" ou o número de um contrato, para uma correspondência exata, e filtre por tag ou pasta para restringir a busca a um cliente específico.

Para dúvidas que envolvem vários acordos, abra a pasta Contratos e pergunte ao assistente de IA. Ele se limita àquela pasta e cita os contratos utilizados, permitindo perguntar quais acordos vencem no próximo trimestre ou qual é o prazo de aviso prévio exigido por cada fornecedor, levando você diretamente à cláusula. Encare a resposta como um atalho para encontrar a página certa; a avaliação jurídica sobre o significado de uma cláusula cabe a você e ao seu advogado.

Para uma rotina mais completa de gestão de renovações, veja como acompanhar datas de renovação.

Passo 5: Abra contratos de onde quer que surja a dúvida

Dúvidas sobre contratos costumam surgir longe da mesa de trabalho: o locador no telefone, um fornecedor em uma feira de negócios, uma ligação de um cliente no carro. O Fabric funciona na web, como aplicativo desktop para Mac, Windows e Linux, e no iOS e Android, de modo que o contrato salvo e sua ferramenta de busca estão sempre disponíveis em qualquer dispositivo que você tiver. A proteção por senha e a análise de links exigem um plano Pro ou Team; consulte os preços para ver as diferenças.

Perguntas frequentes

Onde devo armazenar contratos assinados?

Em algum lugar separado do serviço de assinatura eletrônica e da sua caixa de entrada, em uma pasta única com backup e proteção. O Fabric pode reunir PDFs assinados, rascunhos e cópias digitalizadas no mesmo lugar, com proteção por senha na pasta nos planos Pro e Team.

Como faço backup de contratos do DocuSign?

Baixe os documentos concluídos da sua conta do DocuSign e faça o upload para o Fabric, ou encaminhe os e-mails de conclusão com os anexos para o seu endereço de e-mail do Fabric.

Posso fazer backup de contratos em papel?

Sim. Fotografe ou digitalize cada página e faça o upload. O Fabric lê o texto em páginas fotografadas e PDFs digitalizados, tornando-os pesquisáveis. Mantenha também o original em papel.

Posso proteger uma pasta de contratos com senha?

Sim, nos planos Pro e Team. A senha protege também os arquivos adicionados posteriormente, o acesso dura seis horas e não há recuperação de senha, portanto, salve-a em um gerenciador de senhas.

Posso pesquisar por uma cláusula específica em todos os meus contratos?

Sim. A busca abrange o texto dentro dos seus contratos, e o uso de aspas localiza correspondências exatas. Os resultados são abertos diretamente na página onde a cláusula aparece.

A IA pode me informar quando meus contratos serão renovados?

Você pode fazer perguntas ao assistente de IA sobre uma pasta de contratos e ele responderá com referências aos documentos utilizados. Sempre verifique a cláusula citada antes de tomar qualquer decisão e consulte um advogado para questões jurídicas.

Como compartilho contratos com um cliente com segurança?

Crie um espaço para esse cliente e compartilhe com ele, garantindo que ele veja apenas aquele espaço. Você pode adicionar uma senha nos planos Pro e Team.

O armazenamento de contratos no Fabric é privado?

Você controla o acesso por meio de compartilhamento, funções e senhas. A página de segurança detalha como o Fabric protege os dados, e sua própria equipe jurídica e de conformidade deve confirmar se a solução atende às suas exigências.