Como fazer perguntas à IA sobre seus e-mails

O e-mail é onde muitos acordos acabam sendo registrados, geralmente por acaso. Uma data de entrega é confirmada na décima segunda resposta de uma conversa. Um proprietário menciona a revisão do aluguel de passagem. Um cliente altera o escopo em um e-mail com o assunto “uma coisa rápida”. Quando você precisa desse detalhe mais tarde, a pergunta é simples e a busca é demorada.

Este guia aborda como as pessoas costumam garimpar respostas em suas caixas de entrada e como conectar seu e-mail ao Fabric, ou encaminhar as conversas importantes, para que você possa fazer perguntas ao assistente de IA dele e obter respostas com referências às mensagens por trás delas.

Como as pessoas costumam encontrar respostas em seus e-mails

A busca na caixa de entrada é a primeira ferramenta à qual a maioria das pessoas recorre, usando o nome do remetente, uma palavra-chave ou um intervalo de datas. Tanto o Gmail quanto o Outlook oferecem suporte a operadores de pesquisa que refinam bem os resultados. A dificuldade surge quando você lembra o sentido geral de uma mensagem, mas não de suas palavras exatas, ou quando a resposta está dividida entre uma conversa e dois anexos.

Marcadores, pastas e regras mantêm tudo organizado para quem cuida de mantê-los. Eles precisam ser configurados com antecedência e tendem a se desorganizar à medida que os remetentes e os projetos mudam. Algumas pessoas também usam os recursos de IA dentro de seus clientes de e-mail, que podem resumir a conversa aberta.

Copiar uma conversa longa no ChatGPT é outra abordagem comum. Isso responde à pergunta que está à sua frente. A conversa, então, passa a viver em um histórico de chat, separada do contrato, da fatura ou das notas de reunião com as quais se relaciona, e a próxima pergunta sobre o mesmo fornecedor começa do zero.

Etapa 1: Conecte o Gmail ou o Outlook

O Fabric tem conexões para o Gmail e o Outlook. Vá para o marketplace do Fabric, escolha o aplicativo e clique em Instalar. Uma tela de permissões será exibida: faça login na sua conta de e-mail e conceda as permissões. Você será redirecionado de volta ao Fabric, que confirmará que a conexão funcionou.

Depois de conectado, o assistente e a busca podem incluir seu e-mail ao procurar uma resposta, ao lado dos arquivos e notas já presentes no Fabric. As conexões exigem um plano pago; a página de preços mostra quais planos as incluem.

Etapa 2: Encaminhe as conversas que você deseja manter

Para mensagens específicas, encaminhe-as para o seu endereço de e-mail do Fabric. Isso salva o e-mail, ou seus anexos, no Fabric como um item que você pode arquivar junto aos trabalhos relacionados. O Fabric aceita apenas e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar endereços de remetentes adicionais.

O encaminhamento é ideal para conversas que pertencem a um projeto. Os e-mails com um empreiteiro vão para a pasta da reforma, ao lado do orçamento e da planta baixa. A alteração de escopo de um cliente vai para a pasta desse cliente, ao lado do contrato. Quando você fizer uma pergunta mais tarde nessa pasta, o e-mail fará parte do material que o assistente lê.

Você pode adicionar um comentário ou tags a qualquer item que salvar, incluindo um e-mail encaminhado. Uma tag com o nome do fornecedor ou do cliente permite filtrar os resultados da busca pelas mensagens deles mais tarde, e um comentário de uma linha como “preço final acordado aqui” torna fácil identificar o e-mail importante em uma conversa longa.

Etapa 3: Faça sua pergunta ao assistente

Abra o assistente de IA e faça sua pergunta. Ele executa uma busca agêntica no Fabric e nos seus aplicativos conectados, de modo que uma pergunta como “qual data de entrega a Northgate confirmou para o segundo pedido?” pode ser respondida a partir de uma conversa do Gmail, mesmo que você nunca a tenha salvo no Fabric. As respostas citam suas fontes com referências clicáveis, permitindo que você abra a mensagem e a leia na íntegra.

Para e-mails encaminhados, abra a pasta onde você os mantém e acione o assistente ali. Ele fica automaticamente restrito àquela pasta e analisa tudo o que há nela, o que é útil para perguntas que precisam do e-mail e dos documentos em torno dele: “O orçamento nesta pasta corresponde ao que o empreiteiro concordou por e-mail?” Clicar com o botão direito na pasta e adicioná-la ao contexto do assistente faz a mesma coisa.

Etapa 4: Use o painel de busca de conhecimento para perguntas de acompanhamento

Clique em Buscar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e, em seguida, clique dentro do painel de busca de conhecimento, no lado direito da tela de busca na web e no desktop ou na gaveta inferior no celular. Ele pesquisa no Fabric e nos seus aplicativos conectados de forma integrada, e você pode fazer perguntas de acompanhamento. Como buscar em todos os seus aplicativos de uma só vez explica este painel mais a fundo.

As perguntas de acompanhamento ajudam a refinar um início vago. Pergunte “o que a contadora disse sobre a declaração trimestral de impostos?”, depois “quando foi isso?” e, em seguida, “ela enviou o formulário como anexo?” Para encontrar um arquivo específico enviado por e-mail, como encontrar um anexo de e-mail antigo rapidamente aborda técnicas de busca.

Etapa 5: Envie um e-mail diretamente para o assistente

Cada IA no Fabric tem sua própria caixa de entrada de e-mail. Você pode enviar uma pergunta ao assistente por e-mail a partir de qualquer cliente, o que ajuda quando você está no celular e a resposta de que precisa está em uma mensagem anterior ou em um arquivo no Fabric.

Respostas úteis podem ser salvas como notas. Uma nota intitulada “O que combinamos com a Northgate, 2026” é mais fácil de encontrar e compartilhar do que uma conversa com quarenta respostas, e a busca faz a correspondência por significado quando você voltar a ela.

Perguntas frequentes

A IA pode pesquisar no meu Gmail?

Sim. Conecte o Gmail por meio do marketplace do Fabric e o assistente de IA e a busca poderão incluir seu e-mail. As conexões exigem um plano pago.

O Fabric funciona com o Outlook?

Sim. O Outlook é uma das conexões de e-mail do Fabric, configurado da mesma forma que o Gmail.

Posso perguntar à IA sobre e-mails sem conectar minha caixa de entrada?

Sim. Encaminhe os e-mails desejados para o seu endereço de e-mail do Fabric e, em seguida, pergunte ao assistente na pasta onde você os mantém.

A IA me mostrará de qual e-mail veio a resposta?

Sim. As respostas citam suas fontes com referências clicáveis, permitindo que você abra a mensagem e confira os termos exatos.

Posso fazer uma pergunta que envolva e-mails e documentos juntos?

Sim. O assistente pesquisa no Fabric e nos seus aplicativos conectados, e uma pasta pode armazenar e-mails encaminhados ao lado dos arquivos relacionados.

Quem pode enviar e-mails para o meu endereço do Fabric?

Apenas o endereço verificado da sua conta do Fabric, além de quaisquer endereços de remetentes adicionais que você aprovar para uma equipe.

Posso resumir uma conversa longa de e-mail com a IA?

Sim. Peça ao assistente para resumir a conversa ou para listar o que foi decidido e por quem, e salve o resultado como uma nota caso precise consultá-lo novamente.

Como o Fabric lida com os dados do meu e-mail?

As conexões usam uma tela de login e permissões do provedor de e-mail. A página de privacidade e segurança descreve como o Fabric protege seus dados. Verifique esses termos em relação aos requisitos da sua própria organização antes de conectar uma caixa de entrada corporativa.

Posso enviar uma pergunta por e-mail para a IA?

Sim. Cada IA no Fabric tem sua própria caixa de entrada de e-mail, então você pode enviar uma pergunta a partir de qualquer cliente de e-mail.