Como fazer perguntas à IA sobre uma apresentação

Uma apresentação trimestral de 70 slides chega à sua caixa de entrada na noite anterior à reunião. Um fornecedor envia uma apresentação comercial com os preços em algum lugar no apêndice. Uma palestra de conferência que você perdeu é compartilhada posteriormente como um arquivo do PowerPoint. Em cada caso, há algo específico que você quer saber, e a apresentação segue a ordem em que será exibida, o que torna demorado localizar um único número.

Este guia aborda como as pessoas geralmente obtêm respostas em apresentações de slides e como adicionar uma apresentação ao Fabric e fazer perguntas diretas ao assistente de IA sobre ela, incluindo perguntas que abrangem várias apresentações.

Como as pessoas geralmente obtêm respostas de uma apresentação

Passar slide por slide no PowerPoint, Keynote ou Google Slides é o padrão. A visualização de classificação de slides ajuda a identificar a seção desejada, e a função Localizar funciona para palavras exatas. Ambas dependem de lembrar o título do slide, e as apresentações costumam colocar os detalhes reais em gráficos, notas de rodapé e slides de apêndice com títulos como "Detalhes adicionais".

Outro caminho comum é exportar a apresentação para PDF e carregá-la em um chatbot. Isso traz respostas rapidamente para um arquivo. Quando a apresentação é revisada, a exportação precisa ser feita novamente, e perguntas que dependem da versão do último trimestre ou das anotações da reunião em que ela foi apresentada exigem o upload desses arquivos também.

Perguntar à pessoa que criou a apresentação costuma ser o mais rápido de tudo. Mas também depende da disponibilidade dela, e a resposta fica em uma mensagem de bate-papo difícil de encontrar um mês depois.

Passo 1: Adicione a apresentação ao Fabric

O Fabric lê arquivos PPT e PPTX. Arraste a apresentação para o aplicativo da web ou para computador, ou clique em Enviar um arquivo. No celular, abra o arquivo em qualquer aplicativo, toque em Compartilhar e escolha o Fabric.

Apresentações que chegam por e-mail podem ser encaminhadas diretamente para o seu endereço de e-mail do Fabric, o que salva o anexo sem precisar baixá-lo primeiro. Ele aceita e-mails do endereço verificado da sua conta. Para apresentações que estão no Google Slides, conecte o Google Drive por meio do marketplace do Fabric: clique em Instalar, faça login e conceda as permissões. As conexões exigem um plano pago.

Passo 2: Junte a apresentação ao material de apoio

Uma apresentação raramente conta toda a história sozinha. Crie uma pasta para ela e adicione o material que a complementa: a versão anterior, a planilha a partir da qual os gráficos foram criados, o briefing ao qual ela responde e quaisquer anotações que você fez durante a apresentação.

Se a apresentação foi exibida em uma chamada, o aplicativo para computador do Fabric pode transcrever a reunião no Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet sem a necessidade de um bot entrar. Coloque essa transcrição na mesma pasta, e o assistente poderá responder com base no que foi dito, bem como no que foi mostrado. A transcrição requer um plano pago. Como combinar suas notas de reunião com a transcrição explica melhor esse fluxo de reuniões.

Passo 3: Faça perguntas ao assistente sobre os slides

Abra a pasta e abra o assistente de IA. Ele fica limitado automaticamente àquela pasta, portanto, suas respostas vêm da apresentação e dos arquivos ao lado dela. Você também pode clicar com o botão direito na pasta e adicioná-la ao contexto do assistente sem precisar abri-la.

Faça as perguntas que você faria ao apresentador. "Qual é o preço proposto para o plano enterprise?" "Qual taxa de crescimento a previsão assume?" "Quais slides falam sobre contratações e o que eles dizem?" "Resuma as três principais recomendações em um parágrafo cada." As respostas citam suas fontes com referências clicáveis, para que você possa abrir a apresentação e confirmar o número em contexto.

Perguntas complementares são onde você mais economiza tempo. Se a resposta mencionar um risco, pergunte qual mitigação a apresentação propõe. Se um número parecer alto, pergunte em que outro lugar da pasta ele aparece.

Passo 4: Compare uma apresentação com outra

Com duas versões na mesma pasta, pergunte ao assistente o que mudou. "Como o roadmap do 3º trimestre difere do roadmap do 2º trimestre?" "Quais metas mudaram entre as apresentações de janeiro e abril?" Isso também funciona em apresentações de fontes diferentes, como três propostas de fornecedores para o mesmo projeto, em que a dúvida é qual oferece os melhores termos de suporte.

Para uma frase específica, a pesquisa é mais rápida do que uma pergunta. Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e coloque as palavras entre aspas para uma correspondência exata. Os filtros refinam os resultados para uma pasta ou tipo de item.

Passo 5: Transforme as respostas em material de apoio para compartilhar

Salve uma resposta útil como uma nota e ela se tornará parte do seu material de preparação: um resumo da apresentação, uma lista de perguntas a fazer, uma comparação das opções. Notas no Fabric podem ser editadas, e você pode pedir ao assistente para refinar uma delas, aceitando ou rejeitando cada alteração que ele fizer.

Se colegas precisarem do mesmo contexto, compartilhe a pasta com eles. Com pastas compartilhadas, você define a permissão de cada pessoa como visualizador, comentador ou editor, e pessoas fora do seu workspace podem usar o link compartilhado sem precisar se cadastrar.

Perguntas frequentes

A IA consegue ler um arquivo do PowerPoint?

Sim. O Fabric lê arquivos PPT e PPTX, e o assistente de IA pode responder a perguntas sobre uma apresentação assim que ela estiver no Fabric.

Posso fazer perguntas sobre uma apresentação do Google Slides?

Sim, por meio da conexão com o Google Drive, que requer um plano pago. Uma vez conectado, suas apresentações do Google Slides ficam disponíveis para pesquisa e para o assistente.

Como obtenho um resumo de uma apresentação longa de slides?

Abra a pasta que contém a apresentação, abra o assistente de IA e peça um resumo. Você pode pedir em um formato específico, como um parágrafo por seção ou uma lista de decisões.

A IA consegue comparar duas versões de uma apresentação?

Coloque as duas versões na mesma pasta e pergunte ao assistente o que mudou entre elas. Ele analisa tudo na pasta e cita os arquivos em que se baseou.

A IA vai me dizer de qual slide veio a resposta?

As respostas incluem referências de fontes clicáveis, para que você possa abrir o arquivo citado e conferir o trecho em que a resposta se baseou.

Posso perguntar sobre o que o apresentador disse, além dos slides?

Sim, se você transcreveu a reunião. Coloque a transcrição na mesma pasta que a apresentação, e as respostas poderão citar marcações de tempo na gravação. A transcrição requer um plano pago.

Como encontro um slide específico sem perguntar à IA?

Use a pesquisa. Coloque as palavras entre aspas para uma correspondência exata e filtre por pasta ou tipo de item para restringir os resultados.

Posso fazer perguntas à IA sobre uma apresentação no plano gratuito?

Sim. Carregar um arquivo do PowerPoint e fazer perguntas ao assistente funciona no plano gratuito, que inclui uso limitado de IA. A conexão com o Google Drive e a transcrição de reuniões exigem um plano pago, conforme mostrado na página de preços individuais.

Minha equipe pode fazer perguntas sobre a mesma apresentação?

Sim. Compartilhe a pasta com eles e cada pessoa poderá usar o assistente nela. Os planos para equipes estão listados na página de preços para equipes.