O que é product ops (e você precisa disso)?

As operações de produto (product ops) surgiram como uma função distinta nos últimos anos, à medida que as equipes de produto cresceram o suficiente para que a infraestrutura de conhecimento em torno do desenvolvimento de produtos, os repositórios de pesquisa, os canais de feedback, as comunicações do roadmap e os mecanismos de alinhamento multifuncional precisassem de alguém para gerenciá-los.

A função é análoga a sales ops, dev ops ou marketing ops: não realiza o trabalho principal (construir o produto), mas cria os sistemas e processos que tornam o trabalho principal mais eficaz. Na prática, uma pessoa ou equipe de product ops lida com uma combinação do seguinte.

O que o product ops faz

Gerencia o repositório de pesquisa. Garantir que a pesquisa com usuários seja armazenada, tagueada e localizável em todos os projetos e equipes, em vez de desaparecer nas pastas dos pesquisadores individuais após a conclusão do projeto.

Mantém o canal de feedback. Agregar o feedback dos clientes proveniente de tíquetes de suporte, chamadas de vendas, pesquisas de NPS, mídias sociais e pesquisas diretas em um sistema estruturado do qual os gerentes de produto possam extrair informações ao priorizar recursos.

Cuida da comunicação do roadmap. Manter as partes interessadas (engenharia, vendas, marketing, liderança, clientes) informadas sobre o que está planejado, o que mudou e o porquê. Isso inclui manter o artefato do roadmap, redigir as notas de lançamento e gerenciar a comunicação interna em torno dos lançamentos.

Facilita o alinhamento multifuncional. Criar mecanismos que mantenham o alinhamento entre produto e engenharia, garantindo que o marketing tenha o que precisa para os lançamentos e dando às vendas o contexto necessário para vender novos recursos de forma eficaz.

Mantém a documentação do produto. Manter a base de conhecimento do produto atualizada: contexto de recursos, registros de decisão, documentação de processos e o contexto acumulado sobre como o produto evoluiu e o porquê.

Gerencia o ferramental. Selecionar, configurar e manter as ferramentas que a equipe de produto utiliza: análises, gerenciamento de projetos, plataformas de pesquisa, sistemas de feedback, documentação.

Quando você precisa dele

A necessidade normalmente surge em dois pontos de inflexão.

Quando a equipe de produto cresce além de 5 a 8 pessoas. Abaixo desse tamanho, os GPs individuais podem gerenciar suas próprias pesquisas, documentações e comunicação com as partes interessadas. Acima disso, a sobrecarga de manter esses sistemas começa a consumir uma parte significativa do tempo dos GPs, o que significa que eles passam menos tempo nas decisões de produto para as quais foram contratados.

Quando a coordenação multifuncional se torna um gargalo. Se a equipe de vendas rotineiramente não consegue encontrar as informações necessárias para vender, se o marketing está frequentemente desalinhado em relação aos cronogramas de lançamento ou se a engenharia é constantemente surpreendida por decisões de produto, a infraestrutura de coordenação precisa de atenção dedicada.

O que a automação altera

Muito do que o product ops faz manualmente — manter documentação, agregar informações entre ferramentas, comunicar status, facilitar a visibilidade multifuncional — é um trabalho de infraestrutura que a documentação autoescrita e a busca conectada podem gerenciar automaticamente.

A manutenção do repositório de pesquisa torna-se automatizada quando as pesquisas do Google Drive, Slack e gravações de reuniões são capturadas e indexadas em uma biblioteca pesquisável sem a necessidade de tagueamento ou arquivamento manual.

A agregação de feedback torna-se mais simples quando os canais do Slack voltados para o cliente, e-mails e notas de CRM são pesquisáveis em um só lugar. O gerente de produto pode pesquisar "painel de solicitação de recursos" em todas as fontes, em vez de verificar cada canal individualmente.

A visibilidade multifuncional melhora quando os registros de decisão de produto e a documentação de sistemas de engenharia podem ser pesquisados por ambas as equipes, sem a necessidade de reuniões para preencher a lacuna de conhecimento.

A manutenção da documentação é realizada por documentos autoescritos que geram e atualizam a documentação do produto com base nas atividades contínuas da equipe (discussões no Slack, gravações de reuniões, ferramentas de gerenciamento de projetos).

Isso não elimina totalmente a necessidade de product ops. Os aspectos estratégicos (seleção de ferramentas, design de processos, gerenciamento de relacionamento com partes interessadas, incentivo à adoção de novas práticas) ainda exigem julgamento humano. No entanto, a manutenção operacional que consome grande parte do dia de um profissional de product ops pode ser substancialmente reduzida, o que significa um investimento menor em product ops ou uma função de product ops que passa mais tempo em trabalho estratégico e menos em conexões de informação.

A alternativa para equipes que não estão prontas para um product ops dedicado

Se a sua equipe de produto tem entre 3 e 8 pessoas, provavelmente você não precisa de uma contratação exclusiva de product ops. No entanto, você precisa da infraestrutura que o product ops criaria, pois os problemas de conhecimento (pesquisas impossíveis de encontrar, decisões rediscutidas, desalinhamento multifuncional) já estão se formando.

A documentação autoescrita com busca conectada fornece a infraestrutura sem a necessidade de novos funcionários. Os sistemas que uma pessoa de product ops construiria e manteria manualmente são mantidos de forma automática, o que significa que os GPs podem se concentrar nas decisões de produto enquanto a infraestrutura de conhecimento funciona por si só.

Perguntas frequentes

Product ops é o mesmo que gerenciamento de programas? Há sobreposição, mas o foco é diferente. O gerenciamento de programas coordena a execução de iniciativas específicas. O product ops mantém a infraestrutura contínua (repositórios de pesquisa, sistemas de feedback, documentação, ferramentas) que apoia todo o trabalho de produto. Um gerente de programa trabalha em um programa. Um profissional de product ops trabalha no sistema que apoia todos os programas.

Quando devemos contratar uma pessoa dedicada de product ops? Quando os GPs estão gastando mais de 20% de seu tempo na manutenção da infraestrutura (atualização de documentos, agregação de feedbacks, gerenciamento de ferramentas, comunicação de alterações no roadmap) em vez de focar nas decisões de produto. Nesse ponto, o trabalho de manutenção está consumindo tempo suficiente dos GPs para que uma pessoa dedicada se pague por meio da recuperação da produtividade deles.

Quais habilidades um profissional contratado de product ops deve ter? Os melhores profissionais de product ops combinam pensamento sistêmico (design de processos e fluxos de informação), fluência em ferramentas (configuração e conexão das ferramentas da equipe de produto), habilidades de comunicação (gerenciamento de partes interessadas, qualidade da documentação) e senso de produto suficiente para entender quais conhecimentos importam e por quê.

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