Cómo transcribir una reunión de Microsoft Teams

Las reuniones de Microsoft Teams suelen encadenarse una tras otra en las organizaciones más grandes. Una sincronización de proyecto a las diez, una revisión de proveedores a las once, una sesión de planificación interdepartamental después de comer. Al final del día, los detalles se difuminan y el correo de seguimiento depende de quién haya tomado las notas más detalladas.

Esta guía analiza cómo se suelen transcribir las reuniones de Teams, incluidas las opciones integradas en Teams, y luego explica paso a paso cómo transcribir una llamada de Teams con la aplicación de escritorio de Fabric, donde ningún bot se une a la reunión y la transcripción se guarda en una biblioteca con opciones de búsqueda que todo tu equipo puede utilizar.

Cómo se suelen transcribir las reuniones de Teams

Teams incluye funciones integradas de grabación y transcripción en directo. Cuando están disponibles, la transcripción se adjunta a la reunión y las grabaciones se almacenan en OneDrive o SharePoint. El hecho de que puedas activarlas depende de tu licencia de Microsoft 365 y de las directivas establecidas por el administrador de TI; además, en reuniones organizadas por otra empresa, es posible que no tengas acceso a estos controles.

Copilot en Teams puede generar un resumen de la reunión para los usuarios que dispongan de una licencia de Microsoft 365 Copilot. Es ideal para organizaciones que lo han implementado de forma generalizada. El resumen se guarda en Teams, junto al chat de esa reunión.

Las herramientas de toma de notas de terceros que se unen como un bot son habituales en empresas más pequeñas. En las más grandes, las directivas de TI a menudo restringen qué aplicaciones pueden unirse a las reuniones, y los invitados externos pueden desconfiar si aparece un participante desconocido en la lista de asistentes.

Muchos recurren a OneNote o a un documento de Word abierto en una segunda ventana. Esto mantiene las notas dentro del ecosistema de Microsoft, aunque depende de que una persona escriba con rapidez mientras sigue la conversación.

Paso 1: Consulta con TI y luego instala la aplicación de escritorio

Fabric transcribe las llamadas de Teams a través de su aplicación de escritorio para Mac, Windows y Linux. Si tu empresa gestiona tu ordenador, consulta al equipo de TI antes de instalar software nuevo; algunas organizaciones requieren aprobación previa.

Los equipos de TI normalmente querrán saber cómo se procesan los datos. Fabric utiliza cifrado AES-256 en tránsito y en reposo, cumple con el nivel 2 de CASA y no utiliza tus datos para entrenar modelos de IA. La página de privacidad y seguridad incluye todos los detalles; determinar si cumple con los requisitos de tu empresa dependerá de la revisión legal y del equipo de TI correspondiente.

La transcripción de reuniones requiere un plan de pago. Para grupos, los planes de equipo no tienen un precio por usuario, por lo que añadir compañeros no multiplica el coste.

Paso 2: Únete a la reunión de Teams y empieza a transcribir

Únete a la llamada en Microsoft Teams. Fabric detecta la reunión y ofrece empezar a transcribirla; al aceptar, la transcripción aparece en tiempo real. No se añade ningún bot a la lista de participantes. En cómo transcribir reuniones de Microsoft Teams sin un bot se explican los motivos por los que los usuarios eligen esta opción.

Informa a los demás asistentes de que vas a transcribir la reunión, especialmente a los invitados externos a tu organización, y respeta las normativas de consentimiento aplicables según el lugar desde el que se conecte cada participante.

Las notas también son útiles aquí. Pega el orden del día de la invitación de Teams en una nota de Fabric antes de la llamada y complétala durante la reunión. También puedes hacer búsquedas en la transcripción en directo o hacer una pregunta a la IA si alguien menciona un punto tratado anteriormente.

Paso 3: Revisa el resumen y compártelo con tu equipo

Cuando termina la reunión, Fabric analiza la transcripción y tus notas para generar un resumen del encuentro. La página de notas de reuniones con IA detalla lo que incluye. Corrige los nombres o acrónimos internos en la transcripción; se puede editar.

Comparte el resumen con los compañeros que no pudieron asistir a la llamada. Los roles y permisos de Fabric te permiten configurar accesos de visualización, comentario, edición o administración a nivel de espacio y de archivo, de modo que un equipo de proyecto pueda guardar todas las notas de sus reuniones en un único espacio compartido. Las personas ajenas a tu organización pueden abrir un enlace compartido sin necesidad de registrarse.

Las tareas de seguimiento se pueden convertir en tareas de Fabric con fechas de vencimiento y recordatorios, vinculadas a la nota de la reunión para tener el contexto a un solo clic. Los recordatorios llegan por correo electrónico, en la aplicación o por ambos canales, lo que resulta muy útil cuando el responsable de una acción no estuvo presente en la llamada.

Paso 4: Busca y haz preguntas en reuniones periódicas

Las reuniones periódicas de Teams generan un registro muy valioso. Pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe lo que necesitas, como «cuándo aprobó finanzas la ampliación de plantilla». La búsqueda de Fabric localiza la información por significado y te lleva a la marca de tiempo exacta en la transcripción.

Mantén una serie de reuniones, como las de un comité de dirección semanal, en una sola carpeta. Ábrela y pregunta al asistente de IA qué ha cambiado durante el último mes o qué riesgos se repiten constantemente. Responderá basándose en esa carpeta e indicará las marcas de tiempo. Para más detalles sobre esto, consulta cómo encontrar temas recurrentes en tus reuniones.

Los equipos que celebran muchas reuniones internas a menudo utilizan estas transcripciones como una base de conocimiento compartida. Reuniones en la base de conocimiento con IA muestra cómo un equipo puede buscar lo que se comentó en las distintas llamadas del equipo.

Las reuniones más antiguas también pueden formar parte del mismo registro. Si tienes grabaciones de Teams guardadas como archivos MP4, descárgalas y súbelas a Fabric, donde la transcripción de audio y vídeo las convertirá en transcripciones con marcas de tiempo en las que se pueden realizar búsquedas. De este modo, se pueden consultar y formular preguntas sobre las reuniones de proyectos de todo un trimestre junto con las llamadas que transcribas a partir de ahora.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo transcribir una reunión de Teams sin un bot?

Instala la aplicación de escritorio de Fabric y únete a la reunión en Microsoft Teams. Fabric detecta la llamada y ofrece transcribirla, sin añadir nada a la lista de participantes.

¿Por qué aparece deshabilitada la opción de transcripción en Microsoft Teams?

La transcripción de Teams depende de tu licencia de Microsoft 365 y de las directivas de reuniones configuradas por el administrador. El equipo de TI puede indicarte qué ajustes se aplican a tu cuenta.

¿Puedo transcribir una reunión de Teams organizada por otra empresa?

Fabric funciona desde la aplicación de escritorio en tu propio ordenador en lugar de unirse a la reunión. Consulta con el organizador y los asistentes antes de transcribir y respeta las normas que ellos establezcan.

¿Es Fabric lo suficientemente seguro para reuniones de trabajo?

Fabric utiliza cifrado AES-256, cumple con el nivel 2 de CASA y no entrena modelos de IA con tus datos. Tus equipos de TI y legal deben confirmar que cumple con los requisitos de tu empresa.

¿Puedo compartir la transcripción de una reunión de Teams con mi equipo?

Sí. Comparte la nota de la reunión con permisos de visualización, comentario o edición, o utiliza un espacio compartido para las reuniones de un proyecto.

¿Funciona en Windows?

Sí. La aplicación de escritorio de Fabric funciona en Windows, Mac y Linux.

¿Puedo ver la transcripción mientras la llamada de Teams sigue en curso?

Sí. Aparece en tiempo real y puedes hacer búsquedas en ella o hacer preguntas a la IA durante la llamada.

¿La transcripción de reuniones de Teams está incluida en el plan gratuito?

No. La transcripción requiere un plan de pago de Fabric. Los planes de equipo no tienen un precio por usuario.