Cómo transcribir una reunión

Tomar notas y participar en una reunión compiten por la misma atención. Si estás dirigiendo una llamada con un cliente, entrevistando a un candidato o haciendo una presentación ante tu equipo, las notas resultan escasas y el detalle que necesitabas (la cifra exacta que aceptó un cliente, el motivo por el que se aplazó una fecha límite) es la parte que no se llegó a anotar.

Esta página explica las formas habituales en que las personas transcriben reuniones, qué implica cada una y cómo transcribir reuniones tanto online como presenciales con Fabric, incluyendo tomar notas junto a la transcripción y obtener un resumen al terminar la reunión.

Cómo se suelen transcribir las reuniones habitualmente

Las plataformas de vídeo tienen sus propias opciones. Zoom, Microsoft Teams y Google Meet pueden grabar y transcribir llamadas; los detalles dependen de tu tipo de cuenta y de si el anfitrión o un administrador han activado la función. Cuando está disponible, es la opción que menos esfuerzo requiere. Sin embargo, la transcripción se queda en esa plataforma, por lo que un equipo que use Zoom con clientes y Teams internamente acaba con transcripciones en dos sitios distintos, y las llamadas a las que te unas como invitado puede que no te den ninguna copia.

Los servicios de toma de notas como Otter, Fireflies y Fathom funcionan en múltiples plataformas enviando un bot a la llamada como participante. Generan transcripciones y resúmenes, y muchos equipos confían en ellos. El bot sí aparece en la lista de participantes, y algunos invitados, en particular los externos, preguntan sobre él o piden que se retire.

La alternativa tradicional es escribir notas durante la llamada y organizarlas después, o grabar con un teléfono y transcribir más tarde. Ambos métodos funcionan, y ambos dejan la transcripción desconectada de las notas que hayas tomado en el momento.

Paso 1: Instala la aplicación de escritorio de Fabric

La transcripción de reuniones online se ejecuta a través de la aplicación de escritorio de Fabric para Mac, Windows o Linux. Grabar y transcribir reuniones requiere un plan de pago; la transcripción no forma parte del plan gratuito, y en la página de precios se detalla lo que incluye cada uno.

Antes de confiar en cualquier herramienta de transcripción, comprueba las expectativas de los participantes en la reunión. Avisar al principio de que vas a transcribir es una buena práctica, y las normativas sobre grabación varían según el país y la región.

Paso 2: Inicia la llamada y comienza a transcribir

Inicia o únete a una llamada en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet como de costumbre. Con la aplicación de escritorio abierta, Fabric detecta la reunión y ofrece iniciar la transcripción. Acepta y la nota de la reunión comenzará. Ningún bot se une a la llamada, por lo que la lista de participantes se mantiene como estaba. Cómo tomar notas de reuniones sin que un bot se una a la llamada profundiza en esta configuración.

Para una reunión en una sala, una visita a instalaciones o una conversación mientras tomas un café, inicia una nota de voz o de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric. La aplicación móvil es ideal para esto y está disponible en la página de descargas para móviles. Cómo grabar y transcribir una reunión presencial aborda ese caso con más detalle.

Paso 3: Toma notas y haz preguntas durante la reunión

La transcripción aparece en tiempo real a medida que la gente habla. Puedes escribir notas en la misma nota de la reunión antes de la llamada (un orden del día, las preguntas que quieres resolver) y seguir añadiendo contenido durante la misma. Dado que la transcripción recoge cada palabra, tus notas pueden centrarse en las cosas que solo tú sabes: qué temas requieren seguimiento, qué pareció fuera de lugar o a quién hay que poner al corriente.

Mientras la reunión sigue en curso, puedes buscar en la transcripción y hacer preguntas a la IA sobre ella. Si alguien entra tarde y pregunta qué se acordó sobre los precios, o pierdes el hilo de una cifra mencionada hace diez minutos, pregunta y comprueba la respuesta sin interrumpir la llamada. También resulta útil tras una distracción: si has tenido que responder a un mensaje durante unos minutos, pide un resumen de lo que se dijo mientras tu atención estaba en otra parte.

Paso 4: Lee el resumen al terminar la reunión

Cuando termina la reunión, Fabric analiza tus notas y la transcripción de forma conjunta y genera un resumen de la reunión. Como se incorporan las notas que has escrito, el resumen refleja lo que consideraste importante, además de lo que se dijo. Cómo convertir las notas de las reuniones en tareas pendientes automáticamente explica el paso de seguimiento.

La transcripción se puede editar si un nombre o término no se registró correctamente. Para enviar el resumen a tus compañeros, compártelo con ellos con permisos de visualización, comentario o edición a través de las funciones de colaboración de Fabric.

Paso 5: Busca y consulta en reuniones pasadas

Cada reunión se vuelve indexable para búsquedas. Pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y busca lo que se dijo; los resultados se abren en la marca de tiempo correspondiente. Cómo encontrar algo que alguien dijo en una reunión ofrece más información al respecto.

Guarda las reuniones de un cliente o proyecto en una sola carpeta, abre el asistente de IA en esa carpeta y pregunta: «¿qué ha dicho este cliente sobre la fecha de lanzamiento a lo largo de nuestras últimas cinco llamadas?». Las respuestas citan cada reunión con sus respectivas marcas de tiempo. Con el tiempo, esto se convierte en una base de conocimientos de reuniones para el equipo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo transcribir una reunión de Zoom sin un bot?

Instala la aplicación de escritorio de Fabric. Detecta las llamadas de Zoom, Microsoft Teams y Google Meet y ofrece transcribirlas, sin que ningún bot se una a la llamada.

¿Puedo transcribir una reunión presencial?

Sí. Inicia una nota de voz o de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric, como la aplicación para móviles sobre la mesa, y obtendrás el mismo resumen cuando te detengas.

¿Necesito ser el anfitrión para transcribir una reunión con Fabric?

Fabric detecta la reunión a través de la aplicación de escritorio en tu ordenador, por lo que no depende de que el anfitrión active la transcripción de la plataforma. Avisa a los participantes de que estás transcribiendo.

¿La transcripción de reuniones en Fabric requiere un plan de pago?

Sí. La transcripción, incluidas las reuniones y las notas de voz, no está incluida en el plan gratuito.

¿Puedo ver la transcripción mientras se celebra la reunión?

Sí. La transcripción aparece en tiempo real y puedes buscar en ella o hacer preguntas a la IA al respecto durante la llamada.

¿Puedo añadir mis propias notas a la transcripción de la reunión?

Sí. Escribe notas antes o durante la reunión. Cuando termine, Fabric utilizará tus notas y la transcripción conjuntamente para redactar el resumen.

¿Puedo compartir la transcripción de una reunión con personas ajenas a mi empresa?

Sí. Comparte la nota de la reunión con ellos como lector, comentarista o editor. Las personas externas pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse en Fabric.

¿Cómo encuentro lo que alguien dijo en una reunión pasada?

Búscalo en Fabric. Los resultados de las transcripciones de las reuniones se abren en la marca de tiempo exacta.

¿Puede la IA responder preguntas sobre todas mis reuniones?

Sí. Coloca las reuniones en una carpeta y abre el asistente de IA allí, o haz clic derecho en la carpeta y añádela al contexto del asistente. Las respuestas citan las reuniones y las marcas de tiempo de las que proceden.