Cómo compartir investigaciones de forma segura con colaboradores

Un proyecto de investigación rara vez se queda dentro de una sola institución. Un coautor de otra universidad necesita el borrador, un estadístico necesita el conjunto de datos, un asistente de investigación necesita las grabaciones de las entrevistas y un revisor externo necesita leer el capítulo tres sin ver los datos de los participantes que hay detrás. Cada una de esas personas necesita algo diferente, y las herramientas habituales suelen darles todo o nada.

Esta guía explica cómo los equipos de investigación suelen compartir material entre instituciones, dónde surgen las complicaciones y cómo configurar un espacio en Fabric donde cada colaborador tenga un rol definido, las carpetas confidenciales estén protegidas con contraseña y el debate tenga lugar directamente sobre los propios archivos.

Cómo suelen compartir material los equipos de investigación

Muchos proyectos empiezan con el correo electrónico: se envía un borrador como archivo adjunto, regresa con el control de cambios activado y los números de versión van en aumento. Funciona bien para dos personas. Con cuatro o cinco, resulta difícil saber qué archivo es el definitivo, y cada borrador que contiene citas de los participantes queda almacenado en varias bandejas de entrada.

El almacenamiento institucional como OneDrive, SharePoint o Google Drive es el siguiente paso, y normalmente ofrece buenos controles de acceso. Sin embargo, la universidad puede restringir el uso compartido externo, por lo que un colaborador externo podría tener que recurrir a una cuenta personal como alternativa provisional. Los gestores de referencias como Zotero gestionan bien las citas; las notas y los argumentos construidos sobre esos artículos suelen residir en un Google Doc independiente, lo que hace que la lectura y la redacción se distancien.

Notion y otros espacios de trabajo similares integran las notas, pero gestionan los archivos PDF de forma menos cómoda. Anotar un artículo allí y luego buscar en las anotaciones de todo el equipo requiere más trabajo del que la mayoría de los equipos puede permitirse.

Paso 1: Configurar un espacio para el proyecto

Cree un espacio para el proyecto y añada carpetas para las distintas partes del trabajo, por ejemplo, Bibliografía, Datos, Entrevistas y Borradores. Arrastre archivos PDF, documentos, hojas de cálculo (CSV y XLSX) y grabaciones, o haga clic en Subir un archivo. Cómo estructurar un flujo de trabajo de investigación aborda estructuras de carpetas adecuadas para proyectos más extensos.

Las carpetas son opcionales en Fabric, ya que la búsqueda lee el contenido de cada archivo, pero resultan útiles a la hora de compartir. Ofrecen límites claros para definir el acceso y las contraseñas. Si el equipo prefiere trabajar desde el explorador de archivos, la aplicación de escritorio monta Fabric como una unidad virtual, y los archivos se transmiten al abrirlos en lugar de ocupar espacio en cada portátil.

Paso 2: Asignar el rol adecuado a cada colaborador

Haga clic en Compartir y añada a sus colaboradores. Fabric cuenta con cuatro roles: lector, comentarista, editor y administrador, y puede asignarlos a nivel de espacio o en archivos individuales. Un coautor que redacta a la par es un editor. Un revisor externo que deba leer y responder, sin modificar el texto, es un comentarista. Un financiador o supervisor que solo necesite seguir el progreso puede ser un lector.

Los colaboradores externos a su organización pueden utilizar enlaces compartidos sin necesidad de registrarse. Si un grupo no debe ver bajo ningún concepto el material de otro grupo (por ejemplo, dos centros colaboradores), cree un espacio propio para cada uno. Los usuarios que acceden a un espacio compartido solo pueden ver ese espacio.

Paso 3: Proteger con contraseña los datos confidenciales

Las grabaciones de entrevistas en bruto, los formularios de consentimiento y los datos identificables merecen una capa adicional de seguridad. Haga clic derecho en la carpeta, o ábrala y haga clic en el menú de tres puntos, luego seleccione Añadir protección con contraseña. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Cualquier persona con acceso a la carpeta deberá introducir la contraseña, y el acceso dura 6 horas antes de solicitarse de nuevo. Los nuevos archivos que se añadan a una carpeta protegida quedan cubiertos de forma automática, algo fundamental cuando se reciben grabaciones cada semana. No existe la opción de restablecer la contraseña, por lo que debe guardarse en un gestor de contraseñas que el equipo ya utilice. Determinar si una configuración cumple las condiciones de la aprobación ética o de un acuerdo de cesión de datos corresponde al comité de ética o a la oficina de protección de datos de su institución.

Paso 4: Debatir el trabajo sobre los propios archivos

Los comentaristas y editores pueden resaltar texto en documentos y archivos PDF y añadir un comentario, de modo que la anotación del revisor quede junto a la frase correspondiente. En archivos de audio y vídeo, pueden dejar comentarios con marca de tiempo. Cualquier comentario puede marcarse como completado, lo que transforma una ronda de revisión en una lista de tareas pendientes. La página de anotaciones muestra cómo funciona esto en diferentes tipos de archivos.

Las grabaciones se pueden transcribir (la transcripción requiere un plan de pago), lo que permite hacer búsquedas en las entrevistas al igual que en los artículos. Las transcripciones se pueden editar, de modo que un asistente de investigación puede corregir nombres y términos técnicos antes de iniciar el análisis. Al abrir una carpeta, el asistente de IA se limita a esa carpeta, lo que le permite hacer una pregunta sobre el conjunto de las entrevistas y obtener una respuesta con referencias a cada fuente, incluidas marcas de tiempo para las grabaciones.

Paso 5: Publicar los resultados de forma independiente de los archivos de trabajo

Cuando necesite enviar un resumen a alguien ajeno al equipo, publíquelo en lugar de añadir a esa persona al espacio. Haga clic en Compartir, abra la pestaña Publicar y haga clic en Crear enlace; a continuación, desactive la opción para permitir la indexación en motores de búsqueda y decida si autoriza las descargas. Un enlace publicado es de solo lectura, sin acceso a las carpetas que lo rodean.

Cuando se incorporan nuevas personas a mitad del proceso, incorporación de colaboradores ofrece consejos prácticos sobre qué compartir primero.

Preguntas frecuentes

¿Cómo comparto datos de investigación de forma segura con alguien de otra universidad?

Comparta un espacio o una carpeta con esa persona en Fabric y asígnele el rol mínimo que le permita realizar su trabajo. Añada una contraseña a las carpetas que contengan datos identificables. Los colaboradores externos no necesitan una cuenta para usar un enlace compartido.

¿Puede un revisor comentar en mi borrador sin editarlo?

Sí. Asígnele el rol de comentarista. Podrá resaltar texto y añadir comentarios, y usted podrá marcar cada comentario como completado una vez que lo haya atendido.

¿Puedo compartir algunas carpetas de un proyecto y mantener otras como privadas?

Sí. Los roles se pueden definir a nivel de espacio y de archivo, y puede proteger carpetas individuales con contraseña. Para grupos que no deban ver el trabajo del otro, utilice espacios independientes.

¿Pueden los colaboradores buscar en los artículos y las transcripciones?

La búsqueda lee el texto dentro de documentos y archivos PDF y abarca audio y vídeo transcritos, abriendo los resultados en la página o marca de tiempo exacta. La transcripción requiere un plan de pago.

¿Cubre la protección con contraseña los archivos que se añadan más tarde?

Sí. La contraseña de una carpeta también protege los archivos que se añadan a ella posteriormente.

¿Está aprobado Fabric para mi protocolo ético?

Esa decisión corresponde al comité de ética o a la oficina de protección de datos de su institución. Comparta con ellos los detalles sobre cómo se almacenarán y compartirán los archivos y siga sus directrices.

¿Podemos usar IA sobre nuestra investigación compartida?

Sí. Abra una carpeta y el asistente de IA responderá basándose en los archivos de esa carpeta, citando sus fuentes. Puede guardar las respuestas útiles como notas.

¿Qué plan necesita un equipo de investigación?

La protección con contraseña está disponible en Pro y Team, y la transcripción requiere un plan de pago. El precio de Team no es por usuario; consulte los planes para equipos.