Cómo compartir presentaciones con un cliente

Un pitch, el concepto de una campaña o una revisión trimestral suelen terminar con alguien del lado del cliente diciendo: «¿puedes enviarnos la presentación?». A partir de ahí, la presentación empieza a circular por su organización: el responsable de marketing se la reenvía al director financiero, que la lee en el móvil entre reunión y reunión, y otra persona abre una copia más antigua de un hilo de hace dos semanas.

En esta página se explica cómo se suelen enviar las presentaciones a los clientes, qué suele salir mal una vez que la presentación sale de la sala y cómo compartir presentaciones de PowerPoint y Google Slides desde Fabric mediante enlaces: uno por cada parte interesada si quieres saber quién la ha visto, con la opción de actualizar las diapositivas después de la reunión.

Cómo se suelen enviar las presentaciones a los clientes

Enviar el archivo PPTX por correo electrónico es la costumbre de muchos equipos. Permite que la presentación siga siendo editable, lo que el cliente puede necesitar para reutilizarla internamente. Sin embargo, las presentaciones con muchas imágenes pueden superar los límites de tamaño de los archivos adjuntos y, si el cliente no tiene instaladas las mismas fuentes, PowerPoint las sustituye por otras y el diseño se descuadra.

Exportar a PDF soluciona los problemas de diseño y reduce el tamaño del archivo, a costa de perder las animaciones y las notas del orador. Un enlace compartido de Google Slides mantiene una única copia actualizada y resulta cómodo para los clientes que trabajan con Google Workspace; por el contrario, los equipos que presentan a clientes en Microsoft 365 a veces se encuentran con que las solicitudes de acceso y los avisos de inicio de sesión ralentizan el proceso.

Los fundadores y los equipos de ventas que quieren saber si se ha leído una presentación suelen recurrir a herramientas de seguimiento de documentos como DocSend. Cumplen bien con la función de rastreo, pero suponen una herramienta más entre el archivo y la persona que lo lee.

Paso 1: Añadir la presentación al espacio del cliente

Sube archivos PPT o PPTX al espacio del cliente arrastrándolos o haciendo clic en «Subir un archivo». Si creas presentaciones en Google Slides, conecta Google Drive desde el marketplace de Fabric y tus diapositivas se sincronizarán; la conexión con Google Drive se sincroniza en ambas direcciones y las conexiones requieren un plan de pago.

Guarda el material complementario junto con la presentación: los estudios en los que se basa, el briefing, la grabación de la reunión del pitch. Cuando el cliente haga una pregunta de seguimiento, lo más probable es que la respuesta esté en ese mismo espacio. Cómo entregar el trabajo a clientes de forma profesional ofrece consejos más amplios sobre cómo estructurar una entrega de este tipo.

Paso 2: Publicar un enlace independiente para cada parte interesada

Haz clic en «Compartir» para abrir la ventana modal de compartir, ve a la pestaña «Publicar» y haz clic en «Crear enlace». Ponle un nombre al enlace para identificar a la persona que lo recibirá, como «Dana, CMO», y activa la recopilación de análisis de interacción. Repite este proceso para cada parte interesada; puedes crear tantos enlaces de publicación como quieras, cada uno con su propia configuración. Copia cada enlace y envíaselo a la persona correspondiente.

Cada enlace cuenta con su propio gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, además de las fechas de visita, la ubicación y el dispositivo de cada visitante. Las analíticas no muestran el nombre del visitante, por lo que es importante crear un enlace con nombre para cada persona: comparar los enlaces permite ver quién ha abierto la presentación y quién no. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team. Cómo saber si un inversor ha leído tu pitch deck aplica este mismo método a las rondas de financiación.

Paso 3: Configurar las descargas, la indexación y las contraseñas

Cada enlace de publicación tiene su propia configuración. Permite las descargas si el cliente necesita el archivo para reutilizarlo internamente; desactívalas si la presentación es solo para visualización. En trabajos para clientes, desactiva la opción de permitir la indexación por parte de los motores de búsqueda. También puedes elegir si los visitantes pueden copiar la presentación en su propio Fabric. Si las diapositivas contienen precios o planes confidenciales, añade una contraseña: haz clic derecho en la presentación, selecciona «Añadir protección con contraseña» e introduce una clave. No se puede restablecer, y los visitantes deberán volver a introducirla transcurridas seis horas. La protección con contraseña requiere un plan Pro o Team.

Las agencias que presentan con su propia marca pueden publicar en un dominio personalizado, de modo que el enlace muestre su dirección en lugar de fabric.so. Los dominios personalizados están disponibles en el plan Pro, y en cómo compartir archivos en tu propio dominio se explica paso a paso la configuración de DNS.

Paso 4: Actualizar la presentación tras la reunión

Los clientes suelen pedir cambios después de ver una presentación: una cifra destacada distinta, una diapositiva extra sobre los plazos. Realiza el cambio en el archivo de origen en Fabric. Al editar el origen se actualiza la versión publicada, por lo que el enlace de cada parte interesada mostrará la presentación revisada y el director financiero no se quedará leyendo los datos de la semana pasada.

Para prepararte de cara a las preguntas de seguimiento, abre la carpeta del cliente y pregúntale al asistente de IA algo como: «¿qué cifras de la presentación proceden del estudio del segundo trimestre?». La IA trabajará dentro de esa carpeta y citará los archivos que haya utilizado. Si quieres recibir comentarios diapositiva por diapositiva de un borrador por parte del cliente, comparte una exportación en PDF con permisos de comentarista; quienes comenten podrán resaltar texto en el PDF y añadir notas, y tú podrás marcar cada comentario como resuelto.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo enviar un PowerPoint a un cliente sin mandar el archivo por correo electrónico?

Sube el PPTX a Fabric y publícalo como un enlace. El cliente lo abrirá en el navegador y tú decidirás si puede descargarlo o no.

¿Puedo ver si un cliente ha visto mi presentación?

Sí, mediante las analíticas de interacción disponibles en los planes Pro o Team. Cada enlace muestra las visitas, las fechas, la ubicación y el dispositivo; envía a cada persona su propio enlace identificado para saber quién lo ha abierto.

¿Puedo compartir Google Slides con un cliente desde Fabric?

Sí. Conecta Google Drive y tus Google Slides se sincronizarán en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Puedo evitar que un cliente descargue mi presentación?

Sí. Desactiva la opción de permitir descargas al crear el enlace de publicación y podrán visualizarla sin guardar el archivo.

¿Cómo actualizo una presentación después de haber enviado el enlace?

Edita el archivo de origen en Fabric. La versión publicada se actualizará automáticamente, por lo que los enlaces que enviaste mostrarán la nueva presentación.

¿Debería enviar al cliente el archivo de PowerPoint o un PDF?

Envía el PowerPoint cuando el cliente necesite editar o reutilizar las diapositivas, y un PDF cuando el diseño deba verse exactamente como se concibió. En Fabric puedes guardar ambos en el espacio del cliente y publicar el que mejor se adapte, con las descargas activadas o desactivadas.

¿Puedo enviar la misma presentación a varias personas con configuraciones diferentes?

Sí. Crea un enlace de publicación para cada persona; cada enlace tiene su propio nombre y configuración.

¿Puedo proteger una presentación con contraseña?

Sí, en los planes Pro y Team. Haz clic derecho en la presentación, selecciona «Añadir protección con contraseña» y guarda la clave en un gestor de contraseñas, ya que no se puede restablecer.

¿Puedo compartir presentaciones con clientes en el plan gratuito?

Sí. La publicación, incluida la opción de descarga, está disponible en el plan gratuito. Las analíticas, las contraseñas y los dominios personalizados requieren un plan de pago; consulta los precios.