Cómo compartir notas con un cliente

Las notas del trabajo con clientes empiezan siendo caóticas. Hay fragmentos con viñetas de una llamada de descubrimiento, una página escrita a mano de un taller, una foto de la pizarra que alguien tomó al salir y unas pocas líneas escritas en el móvil en el taxi después. El cliente quiere una versión limpia de lo que se debatió, idealmente el mismo día, y suele enviarse como un correo electrónico larguísimo que luego resulta difícil de encontrar.

Esta página explica cómo se suelen enviar las notas a los clientes, en qué puntos de ese proceso se pierden detalles y cómo compartir notas desde Fabric: recopilándolas en un solo lugar, organizándolas con el asistente de IA y enviándolas como una página que el cliente pueda leer, comentar o ampliar.

Cómo se suelen compartir las notas con los clientes

Copiar las notas en un correo electrónico es la opción predeterminada. Es rápido y el cliente lo lee en su bandeja de entrada. Sin embargo, el formato a menudo se estropea por el camino, las imágenes y las fotos de la pizarra se convierten en archivos adjuntos, y cuando el cliente quiere consultar las notas un mes después, tiene que ponerse a buscar el hilo adecuado en su bandeja de entrada.

Las aplicaciones de notas como Apple Notes, OneNote o Notion permiten compartir una página directamente. Apple Notes y OneNote son rápidas para tomar apuntes, pero quienes envían notas a clientes desde ellas a menudo acaban exportando un PDF o pegándolo en un correo de todos modos, porque el cliente trabaja con un conjunto de herramientas diferente. Las páginas de Notion funcionan bien como centros compartidos con clientes, aunque quienes las usan para esto afirman que la configuración y el mantenimiento son casi un trabajo en sí mismos.

Las notas manuscritas añaden otro paso: o bien se pasan a máquina, lo que lleva tiempo, o bien se adjunta al correo una foto del cuaderno hecha con el móvil, que el cliente puede leer pero no buscar.

Paso 1: Reúne las notas en un solo lugar

Escribe directamente en Fabric siempre que puedas. Las notas y documentos conviven en el mismo espacio que los archivos del cliente, por lo que las notas de las reuniones quedan junto al informe y los entregables con los que se relacionan. El texto que pegas en Fabric se convierte en una nota, lo cual es muy práctico para esas líneas escritas desde el móvil en el taxi; en iOS o Android, el menú de compartir envía texto a Fabric desde cualquier aplicación.

Para notas en papel y pizarras, utiliza el escáner de manuscritos. Fotografía la página en la aplicación móvil o sube una imagen desde el carrete o desde el ordenador. Fabric la convierte en una nota estructurada con encabezados, listas e ideas clave, conserva cualquier diagrama y guarda la foto original al lado. Varias páginas pueden convertirse en notas independientes o en un único documento. El escáner está disponible en el plan gratuito.

Si las notas proceden de una llamada, la aplicación de escritorio puede transcribir reuniones de Zoom, Microsoft Teams y Google Meet sin necesidad de un bot, y combinar tus notas con la transcripción en un resumen redactado. Cómo combinar las notas de tus reuniones con la transcripción explica este proceso. La transcripción de reuniones requiere un plan de pago.

Paso 2: Organiza las notas antes de enviarlas

Abre la nota y pide al asistente de IA que la transforme en algo que un cliente pueda leer: agrupar los puntos bajo encabezados, desarrollar las abreviaturas, listar los siguientes pasos acordados con un responsable para cada uno. El asistente edita el documento directamente y muestra cada cambio para que lo aceptes o lo rechaces, de modo que nada cambia sin tu aprobación.

Lee el resultado una vez pensando en el cliente. Las notas tomadas para uno mismo a menudo incluyen comentarios destinados a tu equipo, como una opinión sobre el presupuesto del cliente o una inquietud sobre una parte interesada. Mueve esos comentarios a una nota independiente en una carpeta que no vayas a compartir. La versión que recibe el cliente solo debe contener aquello con lo que te sentirías cómodo si él lo reenviara.

Paso 3: Comparte las notas con el nivel de acceso adecuado

Haz clic en Compartir en la nota y elige el rol del cliente. El rol de Lector es idóneo para un registro de una reunión. El de Comentarista permite al cliente resaltar una línea y añadir un comentario, por ejemplo para corregir una cifra, y puedes marcar cada comentario como completado una vez solucionado. El rol de Editor es adecuado para notas que estéis elaborando juntos, como una lista dinámica de preguntas pendientes. Las personas externas pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse. La página de roles y permisos detalla qué puede hacer cada rol.

Si solo quieres que el cliente lea las notas, publícalas. Haz clic en Compartir, abre la pestaña Publicar, haz clic en Crear enlace y elige la configuración del enlace, incluyendo si se permiten las descargas y si se permite la indexación por parte de los motores de búsqueda. Deja la indexación desactivada para las notas de clientes.

Paso 4: Mantén un registro continuo de notas para cada cliente

Coloca las notas compartidas de cada cliente en una carpeta dentro de su espacio, y comparte o publica esa carpeta en lugar de cada nota individualmente. Una carpeta publicada aparece como una página web, y editar el contenido original en Fabric la actualiza, por lo que las nuevas notas de reuniones aparecen en la página que el cliente ya tiene. A lo largo de una colaboración prolongada, esto se convierte en el registro compartido de todo lo que se debatió y acordó. Cómo mantener un resumen continuo de cada relación con un cliente ofrece más información sobre esta idea.

Cuando las notas incluyan información confidencial, añade una contraseña: haz clic derecho en la nota o carpeta, selecciona Añadir protección con contraseña e introduce una clave. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team, y no existe la opción de restablecer la contraseña.

Preguntas frecuentes

¿Cómo comparto las notas de una reunión con un cliente?

Escribe o pega las notas en Fabric, ordénalas con el asistente de IA y, a continuación, comparte la nota con el cliente como lector, comentarista o editor, o publícala como un enlace de solo lectura.

¿Puedo compartir notas manuscritas con un cliente?

Sí. Escanea la página con el escáner de manuscritos, que la convierte en una nota estructurada y conserva la foto original, y luego comparte la nota. El escáner es gratuito.

¿Puede un cliente editar las notas que comparto con él?

Sí, si le otorgas permisos de editor. El permiso de comentarista le permite añadir comentarios sin modificar el texto.

¿Necesita el cliente una cuenta para leer las notas?

No. Un enlace compartido se puede abrir por personas ajenas a Fabric sin necesidad de tener una cuenta.

¿Cómo evito que los comentarios internos aparezcan en las notas que comparto?

Guarda las anotaciones internas en una nota independiente dentro de una carpeta que no compartas, y comparte únicamente la versión destinada al cliente.

¿Puede la IA pulir mis notas antes de que las envíe?

Sí. El asistente de IA puede editar la nota directamente, y tú puedes aceptar o rechazar cada cambio.

¿Puedo enviar todas las notas de un cliente en un solo enlace?

Sí. Guárdalas en una misma carpeta y publica dicha carpeta. Aparecerá como una página web y se actualizará a medida que añadas notas a ella.

¿Puedo compartir notas con clientes en el plan gratuito?

Sí. Las notas, la publicación y el escáner de manuscritos están disponibles en el plan gratuito, con un uso limitado de la IA. La transcripción y la protección con contraseña requieren un plan de pago; consulta los precios.