Cómo compartir documentos con un cliente

El trabajo con clientes genera un flujo constante de documentos: el briefing creativo, la propuesta, un resumen de investigación, el plan de proyecto, las notas de entrega al final. Algunos de ellos solo requieren que el cliente los lea. Otros necesitan sus comentarios, y en unos pocos casos deben redactar ellos mismos algunas secciones. Enviarlos todos de la misma manera suele traducirse en un nivel de acceso inadecuado para al menos varios de ellos.

Esta página explica cómo se suelen compartir documentos con los clientes habitualmente, de dónde proceden los problemas de versiones y permisos, y cómo gestionarlo desde Fabric: eligiendo si un cliente puede ver, comentar o editar cada documento, manteniendo sus comentarios vinculados al texto y enviando un enlace que siempre muestra la versión más reciente.

Cómo se suelen compartir documentos con los clientes

Los archivos de Word por correo electrónico siguen siendo habituales, sobre todo con clientes de los sectores legal, financiero y público. El control de cambios hace un buen trabajo mostrando las modificaciones. La dificultad radica en la cadena de envíos: el cliente edita la versión 3 mientras usted trabaja en la versión 4, y alguien tiene que fusionar ambas manualmente.

Google Docs soluciona el problema de las versiones al mantener una única copia activa. Sin embargo, las agencias con muchos clientes describen otro tipo de tareas tediosas: configurar el acceso correcto en cada documento, comprobar qué cliente puede ver qué carpeta y acordarse de revocar el acceso al finalizar el proyecto. Además, las políticas de TI de algunos clientes restringen qué herramientas externas puede utilizar su personal.

Las páginas de Notion compartidas con clientes funcionan bien para documentos vivos como los centros de proyectos (project hubs). Los equipos que intentan utilizarlo con muchos clientes a la vez suelen encontrarse con que el acceso de invitados requiere bastante gestión a medida que crece la lista de clientes, y que los archivos adjuntos como PDF o DOCX quedan dentro de las páginas en lugar de estar junto a ellas.

Paso 1: Lleve los documentos al espacio del cliente

Cree un espacio para cada cliente y añada sus documentos. Fabric admite archivos DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON: arrástrelos, péguelos o haga clic en Subir un archivo. Si los documentos del cliente ya están en Google Docs o Notion, una conexión puede importarlos; Google Drive se sincroniza en ambas direcciones, por lo que los cambios realizados en cualquiera de las partes se reflejan en la otra. Las conexiones requieren un plan de pago. Los documentos que el cliente le envíe por correo electrónico pueden reenviarse a su dirección de correo electrónico de Fabric, que acepta mensajes procedentes de su dirección de cuenta verificada, haciendo que su archivo de Word con anotaciones llegue al mismo espacio que su borrador.

También puede escribir directamente en Fabric. Las notas y documentos se encuentran en el mismo espacio que los archivos del cliente, por lo que se puede redactar una propuesta justo al lado del briefing y de la investigación a la que hace referencia. Un espacio de cliente compartido no muestra a dicho cliente nada que esté fuera de él. Cómo organizar los archivos de los clientes ofrece sugerencias para estructurar un espacio de cliente.

Paso 2: Elija qué puede hacer el cliente con cada documento

Los roles en Fabric son lector, comentador, editor y administrador, y se configuran tanto a nivel de espacio como de archivo. Esto significa que un mismo espacio puede albergar un contrato que el cliente solo puede leer, un briefing que puede comentar y un plan de contenidos que puede editar. Haga clic en Compartir en el documento o carpeta, elija los permisos del cliente y envíele el enlace compartido. Los usuarios externos pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse, y pueden añadir el elemento a su propio Fabric si lo utilizan.

Para la mayoría de las rondas de revisión, el rol de comentador es el más adecuado. El cliente resalta una frase y le añade un comentario, de modo que las observaciones se sitúan sobre la redacción exacta. Puede marcar cada comentario como completado a medida que lo resuelva, lo que facilita ver qué queda pendiente. La página de roles y permisos explica cada rol con más detalle.

Paso 3: Publique los documentos terminados como un enlace

Cuando un documento es definitivo y solo requiere lectura, publíquelo. Haga clic en Compartir, abra la pestaña Publicar y haga clic en Crear enlace. Asigne un nombre al enlace y decida si desea recopilar analíticas de interacción, permitir la indexación en motores de búsqueda, permitir que los visitantes lo copien a su Fabric y habilitar las descargas. Copie el enlace y envíelo. Dado que editar el archivo de origen en Fabric actualiza la versión publicada, cualquier errata corregida posteriormente se verá reflejada en el mismo enlace.

Para el final de un proyecto, publicar la carpeta completa de entregables ofrece al cliente una única página web con todos los documentos incluidos. Cómo enviar a un cliente una sola página con todos sus entregables aborda esta entrega con mayor profundidad. Para comprobar si el cliente la ha abierto, active las analíticas de interacción; las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team y muestran visitas, fechas, ubicación y dispositivo.

Paso 4: Gestione los comentarios del cliente con el asistente de IA

Tras una ronda de comentarios, abra la carpeta del cliente y pida al asistente de IA que resuma lo que el cliente ha solicitado a lo largo de todos los documentos contenidos en ella. El asistente se limita a esa carpeta cuando lo abre allí y cita los documentos de los que ha extraído la información. También puede editar documentos directamente, permitiendo aceptar o rechazar cada cambio, lo que resulta muy útil cuando es necesario aplicar la misma corrección en varios lugares.

Las respuestas pueden guardarse como notas, de modo que se puede enviar al cliente un resumen de sus comentarios en una nota breve que confirme qué se modificará en la siguiente versión.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de compartir documentos con los clientes?

Comparta cada documento con el nivel que el cliente necesite: lector, comentador o editor. Para documentos definitivos, publique un enlace con las descargas habilitadas para que puedan conservar una copia.

¿Pueden los clientes comentar documentos sin editarlos?

Sí. Asígneles el permiso de comentador. Podrán resaltar texto y añadir un comentario sin modificar el documento.

¿Necesita mi cliente una cuenta para abrir un documento compartido?

No. Cualquier persona a la que envíe un enlace compartido puede abrirlo sin necesidad de registrarse en Fabric.

¿Cómo evito que los clientes vean los documentos de otros clientes?

Cree un espacio independiente para cada cliente y comparta únicamente ese espacio. El cliente solo verá el espacio que usted haya compartido.

¿Puedo compartir Google Docs con un cliente desde Fabric?

Sí, una vez conectado Google Drive. La conexión se sincroniza en ambas direcciones y requiere un plan de pago.

¿Qué ocurre con el enlace si actualizo el documento?

En el caso de un enlace publicado, editar el archivo de origen en Fabric actualiza la versión publicada, por lo que el enlace sigue siendo el mismo.

¿Puedo proteger con contraseña un documento que comparta con un cliente?

Sí. Haga clic con el botón derecho en él y elija Añadir protección con contraseña. Esta función está disponible en los planes Pro y Team; consulte las tarifas.

¿Puedo ver si un cliente ha leído la propuesta?

Sí, si la publica con las analíticas de interacción activadas. Podrá ver las visitas con fechas, ubicación y dispositivo; para saber qué persona concreta la ha abierto, envíe a cada una su propio enlace personalizado. Las analíticas requieren un plan Pro o Team.

¿Qué formatos de documento puedo compartir?

Fabric admite archivos DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON, además de PDF, y Google Docs y Notion a través de conexiones.