Cómo compartir archivos de diseño mediante un enlace

Un proyecto de diseño termina con una entrega. El cliente quiere el logotipo en todos los formatos, el desarrollador necesita iconos y maquetas en los tamaños adecuados, la imprenta necesita un PDF listo para imprimir, y los tres volverán seis meses después pidiendo los archivos otra vez. Durante el proyecto también hay otro tipo de intercambio: mostrar maquetas a un cliente y obtener comentarios útiles.

Esta guía explica cómo suelen compartir archivos los diseñadores mediante enlaces y, a continuación, muestra cómo hacerlo desde una carpeta de Fabric: reuniendo las exportaciones, publicando un enlace de entrega para cada destinatario, recopilando comentarios dibujados sobre los diseños y controlando el acceso.

Cómo suelen compartir archivos los diseñadores

El correo electrónico funciona para un solo PNG y tiene dificultades con cualquier elemento más grande. Un paquete completo de logotipos con versiones en SVG, PNG, EPS y PDF en varias combinaciones de colores a menudo supera los límites de los archivos adjuntos, por lo que acaba comprimido en un ZIP, y el cliente tiene que descomprimirlo y averiguar qué archivo es cada cuál.

Una carpeta compartida de Dropbox o Google Drive suele ser la respuesta habitual. Contiene todo el conjunto y permanece disponible. Sin embargo, el destinatario ve una lista de archivos, y las carpetas tienden a acumular archivos de trabajo, versiones antiguas y exportaciones con nombres como logotipo_final_v3_USAR_ESTE.png, por lo que es fácil que un cliente elija el incorrecto.

Los enlaces para compartir de Figma funcionan bien para revisar el trabajo en curso con personas familiarizadas con la herramienta. A algunos clientes les resulta difícil navegar por un lienzo grande, y un enlace de Figma no es el lugar adecuado para los archivos exportados finales que necesita una imprenta. WeTransfer cubre la entrega puntual, pero el enlace caduca y el cliente vuelve a su bandeja de entrada la próxima vez que alguien le pide el logotipo.

Paso 1: Reunir las exportaciones finales en una sola carpeta

Cree una carpeta para la entrega, con el nombre del cliente y del proyecto, y añada las exportaciones arrastrándolas o haciendo clic en Subir un archivo. Si exporta directamente desde una aplicación de diseño, la aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad en Mac, Windows y Linux, lo que le permite guardar directamente en la carpeta. Los archivos allí ubicados no ocupan espacio en su ordenador.

Las subcarpetas como Logotipo, Redes sociales, Impresión y Web ayudan al destinatario a encontrar lo que necesita. Nombrar cada archivo por lo que es, en lugar de por la versión, ahorra una ronda de preguntas; la guía formatos de archivo de diseño explicados resulta útil si un cliente pregunta qué formato utilizar en cada caso.

Fabric procesa cada imagen al recibirla, extrayendo su tipo de contenido y colores, y sugiriendo etiquetas. Organización inteligente explica cómo funciona eso, y es lo que hace que los archivos sean fáciles de encontrar más adelante.

Paso 2: Publicar un enlace de entrega

Seleccione la carpeta, haga clic en Compartir, abra la pestaña Publicar y haga clic en Crear enlace. Una carpeta publicada aparece como una página web, de modo que el destinatario abre una única página con la entrega. La función de publicación está disponible en todos los planes.

Active la opción Permitir descargas, ya que el objetivo de una entrega es que las personas puedan llevarse los archivos. Deje desactivada la opción Permitir indexación por motores de búsqueda para trabajos que aún no se hayan publicado. Permitir que los visitantes lo copien en su Fabric resulta muy práctico si el equipo del cliente también utiliza Fabric.

Cree un enlace independiente para cada destinatario, como uno para el responsable de marketing del cliente y otro para la imprenta, cada uno con su propio nombre y configuración. Si la imprenta solo necesita la carpeta de impresión, publique esa subcarpeta por separado.

Paso 3: Recopilar comentarios dibujados sobre los diseños

Los enlaces publicados son solo de visualización y descarga, por lo que las rondas de revisión utilizan un enlace compartido en su lugar. Comparta la carpeta de maquetas con el cliente con permisos de comentarista. En las imágenes, los comentaristas pueden dibujar sobre el diseño y adjuntar un comentario al trazo, de modo que un «haz esto más grande» llega con un círculo alrededor del elemento en cuestión. La sección Anotaciones cubre los detalles.

Marque cada comentario como completado cuando haya realizado el cambio, y el feedback funcionará como una lista de tareas pendientes. Cómo marcar los comentarios del cliente como listos explica cómo llevar a cabo una ronda de revisión de esa manera. Los usuarios externos pueden utilizar el enlace compartido sin necesidad de registrarse.

Paso 4: Controlar el acceso y ver quién lo ha abierto

Con las métricas de interacción activadas, las analíticas de enlaces muestran las visitas a cada enlace a lo largo del tiempo, con la fecha, la ubicación y el dispositivo. Las analíticas están disponibles en los planes Pro y Team. No revelan el nombre del visitante, motivo por el cual es útil crear un enlace por destinatario: una visita en el enlace de la imprenta provendrá del equipo de la imprenta.

Para trabajos de marca no publicados, añada protección por contraseña a la carpeta (Pro y Team). Una contraseña en una carpeta también cubre los archivos añadidos con posterioridad, por lo que las nuevas exportaciones quedan protegidas según van llegando. No hay opción de restablecer la contraseña, así que guárdela en un gestor de contraseñas. Los estudios que quieran realizar entregas desde su propia dirección pueden utilizar un dominio personalizado en el plan Pro; cómo compartir archivos en su propio dominio explica la configuración.

Cuando el cliente regrese meses después, no habrá necesidad de reconstruir nada. El enlace que envió seguirá funcionando, y editar el origen lo actualizará. Cómo gestionar los recursos de marca aborda el mantenimiento a largo plazo de una biblioteca de recursos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de enviar archivos de diseño a un cliente?

Coloque las exportaciones finales en una sola carpeta, organizada por uso, y publique la carpeta permitiendo las descargas. El cliente recibe un único enlace a una página con todos los archivos.

¿Cómo comparto archivos de diseño grandes sin usar el correo electrónico?

Súbalos a Fabric y envíe un enlace público. El plan gratuito tiene límites de tamaño de archivo, por lo que los archivos muy grandes pueden requerir un plan de pago.

¿Pueden los clientes comentar directamente en mis diseños?

Sí, a través de un enlace compartido con permiso de comentarista. Pueden dibujar sobre una imagen y adjuntar un comentario al trazo.

¿Puedo darle a una imprenta y a un cliente enlaces diferentes?

Sí. Cree un enlace público independiente para cada uno, con su propio nombre y configuración, o publique una subcarpeta para la imprenta.

¿Puedo encontrar un diseño por su color más adelante?

Sí. La función de Búsqueda le permite pegar un código HEX o usar el selector de color para encontrar imágenes por color, y también interpreta visualmente lo que hay en una imagen.

¿Puedo ver si un cliente ha abierto el enlace de entrega?

Las analíticas de los planes Pro y Team muestran las visitas a cada enlace con fechas, ubicación y dispositivo. Asigne a cada destinatario su propio enlace para poder distinguir las visitas.

¿Puedo proteger con contraseña los archivos de diseño que comparto?

Sí, en los planes Pro y Team. Una contraseña en una carpeta también protege todo lo que añada a ella más adelante.

¿Los clientes necesitan una cuenta de Fabric para descargar los archivos?

No. Cualquier persona con un enlace público puede ver los archivos y descargarlos si usted lo ha permitido. Los planes para estudios están en la página de precios para equipos.