Cómo compartir contratos con un cliente

Un pliego de condiciones, un contrato marco de prestación de servicios o un acuerdo de confidencialidad suelen pasar por varias revisiones antes de que alguien los firme. El abogado del cliente cuestiona las condiciones de pago, usted ajusta la sección del alcance y, en algún momento del intercambio, dos personas acaban trabajando sobre borradores diferentes. Una vez firmado, la versión acordada debe seguir siendo localizable durante toda la duración del proyecto, ya que las dudas sobre los periodos de preaviso y los entregables vuelven a surgir meses después.

Esta página explica cómo los profesionales independientes y las agencias suelen enviar contratos a los clientes, dónde suelen perderse los borradores y las copias firmadas, y cómo gestionar la parte de compartición en Fabric: comentarios en cláusulas específicas, un enlace protegido para la versión final y un espacio donde realizar búsquedas para el acuerdo firmado.

Cómo se suelen compartir los contratos con los clientes

La mayoría de los contratos siguen enviándose como archivos adjuntos por correo electrónico, ya sea en un archivo de Word para negociar o en un PDF para firmar. El control de cambios de Word es útil para mostrar qué ha modificado cada parte. El problema es el hilo de correos: tras varias rondas, hay varios archivos adjuntos con nombres similares, y comprobar en cuál de ellos comentó el cliente por última vez implica abrir cada uno de ellos.

Los servicios de firma electrónica como DocuSign gestionan bien el paso de la firma y mantienen un registro de auditoría de quién firmó y cuándo. La copia firmada queda entonces alojada en la cuenta de dicho servicio y en una notificación por correo electrónico, de forma independiente a los archivos del proyecto, por lo que encontrarla un año después puede obligar a recordar qué cuenta la envió.

Las carpetas compartidas en Google Drive o Dropbox mantienen los borradores juntos. Dado que los contratos contienen honorarios, tarifas y datos personales, quienes los utilizan para este fin a menudo se preocupan por si la configuración del enlace permite el acceso a cualquiera que lo tenga, o por si otros compañeros ajenos a la cuenta pueden ver la carpeta.

Paso 1: Guarde los contratos de cada cliente en su propio espacio

Cree un espacio para el cliente y una carpeta de contratos dentro de él. Suba el borrador (PDF o DOCX) arrastrándolo o haciendo clic en «Subir un archivo». Si los borradores llegan por correo electrónico desde el abogado del cliente, reenvíelos a su dirección de correo de Fabric; esta acepta correos de la dirección verificada de su cuenta y, en un equipo, puede autorizar direcciones de remitente adicionales. Al compartirlo con el cliente, el espacio le muestra su propio material y nada del resto de su trabajo. En Cómo dar acceso a un cliente solo a sus archivos se detalla esta configuración más a fondo.

Añada una contraseña a la carpeta de contratos desde el principio. Haga clic derecho sobre ella (o ábrala y use el menú de tres puntos), elija «Añadir protección por contraseña» e introduzca una contraseña. La contraseña en una carpeta también protege los archivos que se añadan después, por lo que cada nuevo borrador queda protegido en cuanto se guarda. Las contraseñas olvidadas no se pueden restablecer, así que anótela en un gestor de contraseñas. El acceso dura seis horas antes de tener que introducirla de nuevo. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Paso 2: Envíe el borrador para recibir comentarios en cláusulas específicas

Haga clic en «Compartir» en el borrador, otorgue al cliente permisos de comentarista y envíele el enlace compartido y, por separado, la contraseña. El cliente no necesita una cuenta para abrirlo. Tanto él como su abogado pueden resaltar una cláusula y añadir un comentario, de modo que una duda sobre la sección de rescisión queda justo en la sección de rescisión. La página de roles y permisos explica qué pueden y qué no pueden modificar los comentaristas.

A medida que resuelva cada punto en el siguiente borrador, marque el comentario como completado. Esto permite que ambas partes vean con claridad qué puntos están resueltos y cuáles siguen abiertos, y el historial se mantiene junto al borrador. En Cómo marcar los comentarios de los clientes como completados se aborda esta forma de trabajar con los comentarios.

Paso 3: Entregue la versión final como un enlace con nombre

Cuando se haya acordado la redacción, publique la versión final. Haga clic en «Compartir» para abrir la ventana modal de compartir, abra la pestaña «Publicar» y haga clic en «Crear enlace». Asigne al enlace el nombre de la persona que lo va a recibir, como «María, Directora de Asesoría Jurídica». Active la opción de permitir descargas para que puedan guardar una copia, desactive la indexación en motores de búsqueda y active las analíticas de interacción si desea ver cuándo se abrió.

Las analíticas muestran las visitas al enlace con fechas, ubicación y dispositivo, aunque no identifican al visitante por su nombre; el enlace con nombre es lo que le permite saber a quién se le envió. Si el contrato requiere varios firmantes, envíe a cada uno un enlace independiente. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team, y en Cómo saber si alguien abrió su enlace compartido se explica el método. Si utiliza un servicio de firma electrónica, envíe la versión final a través de él como de costumbre una vez que el cliente confirme que la ha leído.

Paso 4: Guarde la copia firmada y localice las cláusulas más adelante

Cuando reciba el contrato firmado, reenvíe el correo electrónico a su dirección de Fabric o suba el PDF a la carpeta de contratos del cliente. Fabric lee el texto que contienen los PDF, por lo que la búsqueda puede encontrar el acuerdo a partir de su contenido. Escriba una frase entre comillas para una coincidencia exacta, como «preaviso por escrito de 30 días», y los resultados se abrirán exactamente en esa página.

Para formular una pregunta en lugar de buscar una frase, abra la carpeta de contratos y pregunte al asistente de IA, por ejemplo: «¿cuáles son las condiciones de pago en el pliego de condiciones de Acme?». Solo busca en esa carpeta y cita el documento y el fragmento que utilizó, para que usted mismo pueda leer la cláusula. El asistente le remitirá a la redacción exacta; las consultas sobre el significado legal de una cláusula corresponden a su abogado.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más segura de enviar un contrato a un cliente?

Guárdelo en una carpeta protegida con contraseña dentro del propio espacio del cliente y envíe un enlace en lugar de un archivo adjunto. Envíe la contraseña de forma independiente al enlace.

¿Puede un cliente comentar un contrato sin modificarlo?

Sí. Compártalo con permisos de comentarista. Podrá resaltar cláusulas y añadir comentarios, y usted podrá marcar cada comentario como completado.

¿Puedo saber si el cliente ha abierto el contrato?

Sí, mediante las analíticas de interacción en un enlace publicado, disponibles en los planes Pro y Team. Envíe a cada firmante su propio enlace personalizado para saber cuál de ellos lo abrió.

¿Puedo proteger un contrato con contraseña?

Sí, en los planes Pro y Team. No es posible restablecerla, por lo que conviene guardarla en un gestor de contraseñas.

¿Puede el cliente descargar el contrato?

Sí. Active la opción de permitir descargas al configurar el enlace de publicación y podrá guardar una copia.

¿Cómo busco una cláusula en un contrato antiguo?

Busque en la carpeta de contratos del cliente escribiendo la frase entre comillas para una coincidencia exacta, o pregunte al asistente de IA, que citará el fragmento localizado.

¿Puedo guardar contratos firmados en Fabric?

Sí. Reenvíe la copia firmada a su dirección de correo de Fabric o suba el PDF; quedará guardada y lista para realizar búsquedas junto con el resto de los archivos del cliente.

¿Puede la IA decirme si una cláusula contractual es justa?

El asistente puede localizar y citar las cláusulas pertinentes indicando su referencia. Determinar si los términos son aceptables es una decisión que le corresponde a usted y a su abogado. Los detalles de los planes se encuentran en la página de precios.