Cómo compartir un PDF sin permitir descargas

Algunos archivos PDF están hechos para leerse y no para guardarse. Un borrador de una propuesta que preferirías que no circulara, el material de un curso para los estudiantes matriculados, una lista de precios para un posible cliente, un manuscrito enviado a un primer lector. Adjuntar el archivo entrega una copia permanente y, una vez que está en el portátil de otra persona, la versión que envíes el próximo mes tendrá que competir con ella.

Esta guía cubre las formas habituales de hacer que un PDF sea de solo lectura, qué hace cada una en la práctica y cómo publicar un PDF desde Fabric con las descargas desactivadas, de modo que los lectores lo abran en un navegador y tú conserves el único archivo.

Cómo se suele evitar la descarga de un PDF

El método más antiguo es una contraseña de permisos configurada en Adobe Acrobat o un editor similar, que restringe la impresión, la copia y la edición. Aun así, el destinatario recibe el archivo en sí. La rigurosidad con la que se aplican esas restricciones depende de la aplicación de lectura en la que lo abra, y el archivo aún se puede reenviar.

Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen un ajuste para esto. Google Drive, por ejemplo, te permite impedir que los lectores y comentaristas descarguen, impriman o copien un archivo, y funciona bien cuando el destinatario abre el archivo en el propio visor de Drive. Sin embargo, es un ajuste por archivo, por lo que no puedes dar acceso de descarga a un lector y acceso de solo lectura a otro para el mismo documento sin hacer una copia.

Otras personas recurren a herramientas para compartir documentos diseñadas para ventas y recaudación de fondos, o exportan cada página como una imagen para dificultar la copia. Ambas opciones pueden funcionar. La primera añade otra suscripción y otro lugar donde residen los archivos; la segunda hace que el PDF sea más difícil de leer e imposible de buscar.

Paso 1: Añadir el PDF a Fabric

Arrastra el PDF a la aplicación web o de escritorio de Fabric, pégalo o haz clic en Subir un archivo. Se abrirá en el lector, donde podrás comprobar que se lea tal y como esperas antes de que lo vea otra persona.

Si prevés revisar el documento, colócalo en una carpeta y publica la carpeta en su lugar. Una carpeta se publica como una página web, y los cambios realizados en el origen en Fabric actualizan la versión publicada, de modo que los lectores ven el archivo más reciente en la misma dirección. Cómo convertir una carpeta en un sitio web explica este enfoque con más detalle.

Paso 2: Publicarlo con las descargas desactivadas

Haz clic en Compartir para abrir la ventana modal de compartir, ve a la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Los ajustes del enlace determinan qué pueden hacer los visitantes. Deja desactivada la opción de permitir descargas y los visitantes podrán ver el PDF sin guardarlo desde la página. Desactiva también la opción de permitir que los visitantes lo copien a su Fabric, para que no se pueda añadir al espacio de trabajo de otra persona. Desactiva la opción de permitir la indexación en motores de búsqueda a menos que quieras que el PDF aparezca en los resultados de búsqueda. La publicación y el ajuste de descarga están disponibles en todos los planes.

Asigna un nombre claro al enlace antes de copiarlo. Ese nombre te permitirá distinguirlo de otros enlaces al mismo PDF más adelante.

Paso 3: Añadir una contraseña si el contenido es confidencial

Desactivar las descargas controla lo que un visitante puede hacer. Una contraseña controla quién puede acceder. Para añadir una, haz clic con el botón derecho en el PDF (o ábrelo y haz clic en el menú de tres puntos), elige Añadir protección por contraseña e introduce una contraseña. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Los visitantes introducen la contraseña antes de que se abra el PDF y su acceso dura 6 horas antes de que tengan que volver a introducirla. Guarda la contraseña en un gestor de contraseñas, ya que no se puede restablecer. Envíala al lector de forma independiente al enlace.

Paso 4: Dar diferentes ajustes a diferentes lectores

Puedes crear tantos enlaces de publicación para el mismo PDF como necesites, y cada uno tendrá su propia configuración. Una práctica habitual es un enlace de solo lectura para posibles clientes o lectores externos y un segundo enlace con la opción de permitir descargas activada para un compañero que necesite archivar el documento. Nombra cada enlace según su destinatario o público objetivo (Paquete para la junta directiva, solo lectura o Acme, solo lectura) para que la lista se mantenga organizada y legible.

En Pro y Team, activa la recopilación de análisis de interacción para cada enlace. Las estadísticas del enlace muestran un gráfico del tráfico a lo largo del tiempo con las fechas de visita, la ubicación y el dispositivo, para que puedas ver si se ha abierto un enlace de solo lectura. En Pro también puedes publicar en tu propio dominio; cómo compartir archivos en tu propio dominio explica la configuración de DNS.

Paso 5: Saber qué abarca la opción de solo lectura

Un enlace de solo lectura conserva el archivo original contigo y elimina la opción de descarga de la página. Como cualquier visor en pantalla, no puede impedir que alguien fotografíe su pantalla o copie manualmente lo que lee. En el caso de material donde ese riesgo sea importante, combina la opción de solo lectura con una contraseña, un enlace con nombre independiente para cada lector y análisis, para que sepas qué enlace se abrió y cuándo.

Si necesitas que los lectores respondan al PDF, un enlace publicado no es la herramienta adecuada, ya que los enlaces publicados no admiten comentarios. En su lugar, comparte el archivo y dale al lector el rol de comentarista; la página de colaboración explica en qué se diferencia el uso compartido.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago para que un PDF sea de solo lectura?

Publícalo desde Fabric y deja desactivada la opción de permitir descargas al crear el enlace. Los visitantes podrán leerlo en el navegador sin la opción de descargarlo.

¿Puedo compartir un PDF sin que el destinatario pueda guardarlo?

Con las descargas desactivadas, la página publicada no ofrece ninguna forma de guardar el archivo. Ningún visor puede impedir las capturas de pantalla, así que añade una contraseña y un enlace con un nombre específico para cualquier contenido confidencial.

¿Pueden algunas personas descargar el PDF mientras que otras no?

Sí. Crea un enlace de publicación independiente para cada grupo, con la opción de permitir descargas activada para uno y desactivada para el otro.

¿Está disponible el ajuste de descargas en el plan gratuito?

Sí. La publicación y el ajuste de permitir descargas están en todos los planes. La protección por contraseña y las estadísticas de enlaces requieren Pro o Team; consulta los precios.

¿Cuál es la diferencia entre solo lectura y la protección por contraseña?

La opción de solo lectura determina lo que un visitante puede hacer una vez abierto el PDF: leerlo, pero no descargarlo. Una contraseña determina quién puede abrirlo en primer lugar. Para documentos confidenciales, la mayoría de la gente usa ambas cosas, enviando la contraseña al lector de forma independiente al enlace.

¿Necesita el lector una cuenta de Fabric?

No. Los enlaces publicados se abren en cualquier navegador.

¿Puedo actualizar el PDF después de compartir el enlace?

Las modificaciones en el archivo de origen en Fabric actualizan la versión publicada. Si planeas sustituirlo por nuevos borradores, publica la carpeta que contiene el PDF.

¿Pueden los lectores comentar en un PDF de solo lectura?

Los enlaces publicados son de solo lectura y no admiten comentarios. Comparte el PDF con el rol de comentarista si deseas recibir comentarios.

¿Aparecerá un PDF de solo lectura en Google?

Solo si activas la opción de permitir la indexación por parte de los motores de búsqueda para ese enlace.