Cómo compartir la grabación de una reunión con un cliente

Las llamadas con clientes se graban por todo tipo de motivos. Un interesado se perdió la reunión inicial y necesita ponerse al día, el cliente quiere un registro de lo acordado sobre el alcance, o un taller generó decisiones a las que ambas partes querrán remitirse más adelante. Enviar el vídeo en bruto por sí solo rara vez ayuda mucho, ya que pocos clientes quieren revisar una hora de metraje para encontrar los cinco minutos sobre el presupuesto.

Esta página explica cómo los equipos suelen pasar las grabaciones de reuniones a los clientes, dónde suele fallar eso y cómo compartir una llamada desde Fabric junto con su transcripción y un resumen escrito, de modo que el cliente pueda leer lo que se dijo, saltar al momento exacto en que se dijo y comentarlo.

Cómo se suelen compartir las grabaciones de las reuniones

Zoom, Microsoft Teams y Google Meet pueden grabar en la nube, y la vía más sencilla es enviar al cliente el enlace de grabación de la plataforma. Eso funciona cuando el cliente puede abrirlo, aunque la configuración para compartir se encuentra en las opciones de administración de cada plataforma, y la grabación queda en la cuenta de reuniones de una persona en lugar de estar con el resto de los archivos del proyecto.

Algunos equipos descargan el MP4 y lo suben a Google Drive o Dropbox. Así, la grabación queda junto al proyecto, pero sigue siendo un vídeo largo sin texto adjunto, y encontrar un momento específico implica tener que avanzar y retroceder manualmente.

Los bots de reuniones como Otter o Fireflies se unen a la llamada y generan una transcripción. Quienes confían en ellos describen dos problemas recurrentes: a algunos clientes no les agrada que aparezca un participante adicional en la llamada, y la transcripción reside en una aplicación separada de los archivos y notas con los que se relaciona. Un correo de resumen redactado a mano posteriormente es el recurso de emergencia, y depende de quién haya tenido tiempo de escribirlo.

Paso 1: Capturar la llamada en Fabric

Instala la aplicación de escritorio de Fabric. Cuando inicias una llamada en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, Fabric detecta la reunión y ofrece comenzar a transcribir. Ningún bot se une a la llamada. La transcripción aparece en tiempo real y puedes escribir notas antes o durante la reunión. Cuando finaliza la llamada, Fabric analiza tus notas y la transcripción conjuntamente y genera una reseña de la reunión. Como con cualquier grabación, avisa a los asistentes de que la llamada se está transcribiendo.

La captura en directo te proporciona la transcripción y la reseña. Si el cliente también quiere el vídeo en sí, exporta la grabación de Zoom, Teams o Meet como de costumbre y sube el archivo MP4 o M4A a la misma carpeta; Fabric también transcribe las grabaciones subidas, y la transcripción pasa a ser indexable junto con todo lo demás. Para reuniones presenciales, inicia una nota de voz o de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric. Cómo tomar notas de reuniones sin que un bot se una a la llamada aborda la parte de captura con mayor profundidad. La grabación de reuniones y la transcripción requieren un plan de pago.

Paso 2: Revisar la transcripción y extraer lo que el cliente necesita

Antes de enviar nada al cliente, lee la transcripción. Se puede editar, por lo que puedes corregir el nombre de un producto mal entendido o el apellido de un cliente. Si la conversación se desvió hacia temas internos, conserva el material interno en tu propia carpeta y comparte solo lo que corresponda al cliente.

Luego abre el asistente de IA y pídele las decisiones tomadas, las tareas pendientes para cada parte o las preguntas abiertas. Sus respuestas citan sus fuentes con marcas de tiempo clicables, de modo que cada punto enlaza de vuelta al momento de la llamada. Guarda la respuesta como una nota y se convertirá en el resumen que envíes. Para llamadas que se repiten semanalmente, cómo convertir notas de reuniones en elementos de acción automáticamente ofrece más ideas.

Paso 3: Compartir la grabación con el cliente

Coloca la grabación, la reseña y cualquier nota de resumen en el espacio del cliente o en una carpeta para esa reunión. Cuando compartes un espacio de cliente, el cliente solo ve ese espacio. Para permitir que el cliente responda, haz clic en Compartir, asígnale permiso de comentarista y envía el enlace compartido. Puede dejar comentarios con marca de tiempo en la propia grabación, de modo que un «no estuvimos de acuerdo con esto» se sitúe en el momento exacto en que surgió, y tú puedes marcar cada comentario como completado una vez resuelto. Las personas ajenas a tu espacio de trabajo pueden abrir el enlace sin necesidad de crear una cuenta. La página de colaboración detalla los roles y el uso compartido.

Si el cliente solo necesita leer y descargar, publica la carpeta en su lugar: haz clic en Compartir, abre la pestaña Publicar, haz clic en Crear enlace y elige la configuración del enlace, incluyendo si se permiten las descargas. Una carpeta publicada aparece como una página web con la reseña y la grabación en ella.

Paso 4: Mantener las llamadas confidenciales protegidas con contraseña

Las llamadas sobre precios, contratos o personal a menudo requieren un acceso más restringido. Haz clic derecho en la grabación o en su carpeta (o ábrela y usa el menú de tres puntos), elige Añadir protección por contraseña e introduce una contraseña. Guarda la contraseña en un lugar seguro, ya que no se puede restablecer. Cualquier persona que abra el elemento deberá introducir la contraseña, y el acceso dura seis horas. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Si publicaste la carpeta con las analíticas de interacción activadas, puedes ver las visitas al enlace con fechas, ubicación y dispositivo, lo que te indica si el cliente lo ha mirado antes de la siguiente llamada. Las analíticas están disponibles en los planes Pro y Team.

Preguntas frecuentes

¿Cómo comparto una grabación de Zoom con un cliente?

Puedes capturar la llamada con la aplicación de escritorio de Fabric o subir el archivo de grabación de Zoom después. Luego compártelo con el cliente desde Fabric, junto con su transcripción y reseña.

¿Se une un bot a la llamada cuando Fabric la graba?

No. La aplicación de escritorio detecta llamadas de Zoom, Microsoft Teams y Google Meet y las transcribe sin que se una ningún bot.

¿Puede el cliente comentar en un momento específico de la grabación?

Sí. Comparte la grabación con permiso de comentarista y el cliente podrá dejar comentarios con marca de tiempo, los cuales podrás marcar como completados.

¿Puedo editar la transcripción antes de enviarla?

Sí. Las transcripciones en Fabric se pueden editar, por lo que puedes corregir nombres y términos antes de que el cliente los vea.

¿Cómo envío un resumen de la reunión en lugar del vídeo completo?

Pide al asistente de IA las decisiones y las tareas pendientes, guarda la respuesta como una nota y comparte o publica esa nota. Incluye marcas de tiempo para que el cliente pueda comprobar la fuente.

¿Necesita el cliente una cuenta de Fabric para ver la grabación?

No. Los usuarios externos pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse.

¿Puedo grabar también reuniones presenciales con clientes?

Sí. Inicia una nota de voz o de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric y se generará la misma reseña cuando te detengas.

¿La transcripción de reuniones está disponible en el plan gratuito?

No. La transcripción requiere un plan de pago. La página de precios detalla lo que incluye cada plan.