Cómo enviar documentos confidenciales por correo electrónico

Un contable te pide las nóminas del año pasado. Un abogado necesita una declaración firmada y una copia de tu documento de identidad. Un nuevo empleador te solicita los datos bancarios en un formulario. Estas peticiones suelen llegar por correo electrónico, y por correo electrónico es como la mayoría de la gente responde, habitualmente adjuntando los archivos y pulsando enviar. Una vez que ese mensaje sale, los documentos quedan almacenados en al menos dos bandejas de entrada, además de en cualquier dispositivo con el que cualquiera de las dos personas haya sincronizado su correo.

Esta guía explica las formas habituales en que las personas protegen los documentos confidenciales enviados por correo electrónico, en qué fallan esos métodos y cómo enviar en su lugar un enlace de Fabric por correo, con contraseña, las descargas desactivadas y un enlace independiente para cada destinatario.

Cómo se suelen enviar archivos confidenciales por correo electrónico

El archivo adjunto tradicional es el método más común. Funciona con cualquier cliente de correo y no requiere explicaciones, razón por la cual la gente recurre a él incluso para archivos confidenciales. El inconveniente es la permanencia: un mensaje reenviado arrastra el archivo adjunto consigo, y recuperar un correo rara vez elimina una copia que ya ha sido entregada.

Un paso superior es un archivo PDF o zip protegido con contraseña. El documento está cifrado, lo cual ayuda. En la práctica, la contraseña a menudo se envía en un correo de seguimiento dentro del mismo hilo un minuto después, por lo que cualquiera que tenga acceso a esa bandeja de entrada tiene ambas partes.

Algunas personas utilizan la protección integrada en su servicio de correo, como el modo confidencial de Gmail o las opciones de cifrado de Outlook. Estas herramientas pueden añadir fechas de caducidad o restringir el reenvío, y resultan más sencillas cuando ambas partes utilizan el mismo proveedor. Los destinatarios de otros servicios pueden recibir en su lugar un enlace y un código de acceso para abrirlo, lo que puede confundir a quien esperaba un archivo adjunto.

Paso 1: Guarda los documentos en un único lugar en Fabric

Crea una carpeta para la solicitud (por ejemplo, Solicitud de hipoteca o Impuestos 2026 para el contable) y arrastra los documentos a ella, o haz clic en Subir un archivo. Si trabajas desde el explorador del sistema, la aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad, de modo que puedes transferir archivos desde Finder o el Explorador de archivos. Si se trata de un solo documento, puedes trabajar directamente con el archivo y prescindir de la carpeta.

Una carpeta ofrece una ventaja para esta tarea: todo lo que añadas más adelante estará protegido por la misma contraseña y aparecerá en la misma página publicada. En Cómo almacenar documentos importantes de forma segura online se explica cómo conservar estos documentos una vez enviado el correo electrónico.

Paso 2: Añade protección por contraseña

Haz clic derecho en la carpeta o el archivo, o ábrelo y pulsa en el menú de tres puntos; a continuación, elige Añadir protección por contraseña e introduce una contraseña. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Hay tres detalles importantes en este punto. No hay opción de restablecimiento de contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas antes de cerrar el cuadro de diálogo. Quien abra el elemento tendrá que introducir la contraseña, y su acceso durará 6 horas antes de que se le vuelva a solicitar. Además, una contraseña en una carpeta también protege los archivos que agregues a ella con posterioridad, por lo que un documento que se envíe más tarde para la misma solicitud no requiere ninguna configuración adicional.

Paso 3: Crea un enlace de publicación para cada destinatario

Haz clic en Compartir para abrir la ventana modal de compartir, ve a la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Asigna al enlace el nombre de la persona a la que va dirigido, como Priya, contable. Activa Recopilar analíticas de interacción. Desactiva Permitir indexación en motores de búsqueda y Permitir que los visitantes lo copien a su Fabric. Deja desactivada la opción Permitir descargas si el destinatario solo necesita leer los documentos, o actívala si tiene que archivarlos en su propio sistema. La función de publicación está disponible en todos los planes.

Si dos personas de la misma empresa necesitan los documentos, crea un segundo enlace con su propio nombre y configuración. Fabric admite tantos enlaces de publicación por elemento como necesites, y cada uno mantiene su propio registro de visitas.

Paso 4: Escribe el correo electrónico y envía la contraseña por otra vía

Pega el enlace en el correo electrónico en lugar de un archivo adjunto, acompañado de una línea en la que expliques qué contiene y que la contraseña se enviará por separado. A continuación, envía la contraseña a través de un canal distinto: un mensaje de texto, una llamada telefónica o una aplicación de mensajería que el destinatario ya utilice contigo. Al enviar las dos partes por vías separadas, si alguien accede a una de las bandejas de entrada, seguirá sin poder abrir los archivos.

Si el destinatario detecta un error, corrige el documento de origen en Fabric. Al editar el archivo de origen se actualiza la versión publicada, de modo que el mismo enlace muestra el archivo corregido y no es necesario enviar un segundo correo con otro archivo adjunto.

Paso 5: Comprueba que ha llegado

Con las analíticas activadas (planes Pro y Team), cada enlace dispone de su propio gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, con fechas de visita y la ubicación y dispositivo de cada visitante. Las analíticas de enlaces no muestran el nombre de la persona que realiza la visita, motivo por el cual se nombra el enlace con el nombre del destinatario. Una visita en el enlace del contable la mañana posterior a su envío es una señal razonable de que los documentos se han abierto.

Una vez finalizada la tarea, los documentos permanecen en Fabric, donde podrás buscarlos más adelante. Si planeas hacer consultas sobre ellos mediante IA, en Cómo utilizar la IA de forma segura con documentos confidenciales se detallan los aspectos que conviene tener en cuenta primero.

Preguntas frecuentes

¿Es seguro enviar documentos confidenciales como archivos adjuntos por correo electrónico?

Un archivo adjunto envía una copia completa que se puede reenviar y guardar sin tu conocimiento. Un enlace protegido con contraseña mantiene el archivo bajo tu control y te permite decidir si se puede descargar o no.

¿Cómo envío la contraseña de un documento protegido?

Utiliza un canal diferente al que transportó el enlace, como un mensaje de texto o una llamada telefónica. Enviar ambos elementos en el mismo hilo de correo electrónico los deja expuestos en el mismo lugar.

¿El destinatario necesita una cuenta de Fabric para abrir el enlace?

No. Los enlaces publicados se abren en un navegador, y los usuarios externos pueden utilizar los enlaces compartidos sin necesidad de registrarse.

¿Puedo impedir que el destinatario descargue los documentos?

Sí. Deja desactivada la opción Permitir descargas al crear el enlace de publicación y el destinatario podrá ver los documentos sin guardar una copia desde la página.

¿Cómo sé si el destinatario ha abierto los documentos?

Activa Recopilar analíticas de interacción y asigna al destinatario su propio enlace con nombre. Las analíticas de enlaces, disponibles en Pro y Team, muestran las fechas de visita, la ubicación y el dispositivo para ese enlace.

¿Cuánto dura el acceso una vez introducida la contraseña?

Seis horas. Transcurrido ese tiempo, deberán introducir la contraseña de nuevo.

¿Puedo añadir otro documento después de haber enviado el enlace?

Sí. Añádelo a la carpeta publicada. La contraseña de la carpeta cubre los archivos que se agreguen después, y la página publicada refleja los cambios realizados en el origen.

¿Qué ocurre si alguien me envía documentos confidenciales por correo electrónico?

Reenvíalos a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Solo acepta correos procedentes de la dirección verificada de tu cuenta, y puedes aprobar direcciones de remitentes adicionales para un equipo.

¿Necesito un plan de pago para enviar documentos de esta forma?

Publicar un enlace, con o sin descargas, funciona en todos los planes. La protección por contraseña y las analíticas de enlaces están en los planes Pro y Team; consulta las tarifas para ver qué incluye cada plan.