Cómo ver quién ha abierto tus archivos de diseño compartidos

Una entrega de diseño rara vez va dirigida a una sola persona. El cliente recibe el paquete final del logotipo, el desarrollador obtiene las pantallas y los iconos exportados, la imprenta recibe los PDF listos para imprimir y el responsable de marketing se queda con la guía de estilo. Cuando la fecha de lanzamiento se retrasa porque alguien sigue utilizando el logotipo antiguo, la primera duda que surge es si alguna vez llegaron a abrir los archivos que enviaste.

Esta guía explica cómo los diseñadores y las agencias suelen compartir los archivos de diseño, por qué resulta complicado saber quién los ha abierto y cómo publicar una carpeta de diseño desde Fabric con un enlace con nombre independiente para cada destinatario, de modo que puedas ver a través de las visitas de cada enlace quién ha abierto la entrega.

Cómo suelen compartir archivos los diseñadores con clientes y colaboradores

El correo electrónico sigue siendo habitual para entregas pequeñas, adjuntando un archivo ZIP o unos cuantos PNG. Es rápido, pero genera confusión con las versiones: en la tercera ronda de revisiones, la bandeja de entrada del cliente contiene cuatro logotipos llamados «final» y no está claro cuál de ellos están usando.

WeTransfer y servicios similares gestionan paquetes más grandes y pueden avisarte cuando se descargan los archivos. Sin embargo, no ofrecen mecanismos de comentarios, el enlace caduca y necesitas hacer un nuevo envío con cada revisión. Las herramientas de revisión como Frame.io funcionan bien para vídeos y tienen precios pensados para equipos de producción, lo que las convierte en una opción excesiva para un paquete de logotipos o un conjunto de maquetas web.

Los enlaces de Figma son ideales para colaboradores que trabajan directamente sobre el diseño. Por su parte, los clientes y las imprentas suelen necesitar exportaciones estáticas en lugar de un lienzo interactivo, y una carpeta compartida de Dropbox o Google Drive acostumbra a ser la solución habitual para ellos. No obstante, enviar un único enlace de carpeta a varias personas agrupa toda su actividad, por lo que es difícil saber si lo abrió la imprenta o si solo lo hizo el cliente.

Paso 1: Pon los entregables en una carpeta

Crea una carpeta para la entrega (por ejemplo, «Rebranding de Northwind, recursos finales») y añade las exportaciones, los PDF y cualquier archivo que necesiten los destinatarios. La aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad de disco, lo que te permite exportar directamente desde tu herramienta de diseño a la carpeta. Los archivos se abren en streaming y no ocupan espacio en tu ordenador.

Fabric extrae los colores y el contenido visual de las imágenes, lo que te permite encontrar un recurso más adelante mediante una búsqueda por color o seleccionando una imagen para realizar una búsqueda por similitud. El artículo Cómo gestionar los recursos de marca explica cómo mantener ordenados los recursos de un cliente en diferentes proyectos.

Cuando los destinatarios necesiten formatos distintos, como SVG para el desarrollador y PDF listos para imprimir para la imprenta, crea una subcarpeta para cada conjunto. Puedes publicar una subcarpeta por separado, de modo que cada enlace muestre únicamente los archivos que esa persona necesita. En Formatos de archivos de diseño explicados se detalla qué formatos se adaptan a cada tarea.

Paso 2: Publica un enlace para cada destinatario

Haz clic en Compartir, abre la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Las carpetas se publican como una página web, de modo que el destinatario ve los recursos organizados juntos. Asigna al enlace el nombre de su destinatario (Cliente, Northwind o Desarrollador, Kestrel Studio) y activa la opción de recopilar analíticas de interacción. Crea un enlace para cada persona. Cada enlace de publicación tiene su propia configuración y conserva su propio historial de visitas.

Las analíticas registran las visitas por enlace y no identifican al visitante por su nombre, por lo que usar enlaces independientes y con nombre es la forma de distinguir las visitas del desarrollador de las de la imprenta. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team.

Paso 3: Ajusta la configuración de cada enlace a su destinatario

Dado que la configuración es independiente para cada enlace, los del desarrollador y la imprenta pueden permitir descargas, mientras que un interesado que solo necesite ver la propuesta puede recibir un enlace de solo visualización. Desactiva la opción de permitir la indexación en motores de búsqueda para trabajos aún no publicados. En el caso de un cambio de marca bajo embargo, añade una contraseña en los planes Pro o Team haciendo clic derecho en la carpeta y seleccionando Añadir protección por contraseña. La protección por contraseña también abarca los archivos que se añadan a la carpeta más adelante y no se puede restablecer, así que guarda la clave en un lugar seguro.

Los cambios en la carpeta de origen actualizan automáticamente la página publicada. Si sustituyes un logotipo tras una revisión de última hora, el enlace de cada destinatario mostrará el archivo nuevo, lo que evita una nueva tanda de archivos adjuntos y el riesgo de que se utilice una versión obsoleta.

Paso 4: Comprueba quién ha abierto la entrega

Cada enlace cuenta con su propio gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, donde se muestra la fecha de cada visita, así como la ubicación y el dispositivo de cada visitante. Las analíticas de enlaces te permiten comparar en paralelo los enlaces del cliente, del desarrollador y de la imprenta.

Antes de un lanzamiento, esto te proporciona una lista clara de comprobación. Si el enlace de la imprenta registra una visita desde un ordenador la mañana posterior al envío, significa que ya tienen los archivos. Si el enlace del desarrollador no tiene visitas a dos días de empezar el desarrollo, un aviso a tiempo evitará retrasos más adelante. Esta misma comprobación resulta útil tras una revisión: una nueva visita en el enlace del cliente después de actualizar un archivo indica que ya ha visto los cambios.

Paso 5: Recopila comentarios a través de un enlace compartido

Un enlace publicado es solo para visualización y no permite comentarios. Para las rondas de revisión, comparte la carpeta con el cliente con permisos de comentarista. En las imágenes, los comentaristas pueden dibujar sobre el diseño y adjuntar una nota al trazo; en los PDF y archivos de texto, pueden resaltar y comentar. La página de anotaciones incluye ejemplos sobre imágenes y documentos.

Cada comentario se puede marcar como completado, de forma que una ronda de cambios funciona como una lista de tareas pendientes. En Cómo marcar el feedback de clientes como completado se describe este flujo de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si un cliente ha abierto los archivos de diseño que le envié?

Publica los archivos desde Fabric con un enlace que lleve el nombre del cliente y activa la recopilación de analíticas de interacción. Las visitas a ese enlace mostrarán la fecha, la ubicación y el dispositivo.

¿Puedo rastrear una carpeta entera de archivos de diseño?

Sí. Publica la carpeta; se convertirá en una página web con sus propios enlaces y analíticas.

¿Puedo permitir que el desarrollador descargue los recursos pero mantener el enlace del cliente en solo visualización?

Sí. La opción de permitir descargas se configura por enlace, por lo que el enlace de cada destinatario puede tener ajustes diferentes.

¿Pueden los clientes comentar directamente sobre un diseño?

En un enlace compartido con permisos de comentarista, pueden dibujar sobre una imagen y añadir un comentario. Los enlaces publicados no admiten comentarios.

¿Qué ocurre con el enlace cuando actualizo un diseño?

Los cambios en el archivo de origen en Fabric actualizan la versión publicada y el enlace sigue siendo el mismo.

¿Necesitan los destinatarios una cuenta de Fabric?

No. Los enlaces publicados se abren en un navegador y los enlaces compartidos funcionan sin necesidad de registrarse.

¿Puedo encontrar un recurso por su color más adelante?

Sí. Puedes buscar por color mediante un código HEX o con el selector de color, o bien seleccionar una imagen y realizar una búsqueda por similitud.

¿Qué plan necesita una agencia para el seguimiento de archivos de diseño?

Las analíticas de enlaces y la protección por contraseña están disponibles en los planes Pro y Team. Los precios de Team no se cobran por usuario; consulta los planes para equipos.