Cómo ver quién ha abierto un documento que has compartido

A menudo se envían documentos a personas que no tienen la obligación de leerlos. Una propuesta se envía a un cliente potencial, un informe a tres redactores independientes, una política de viajes actualizada a un equipo de veinte personas y un plan de proyecto a partes interesadas que dijeron que lo revisarían esta semana. Cuando las respuestas tardan en llegar, resulta útil saber quién ha abierto el documento y quién no, antes de decidir a quién insistir.

Esta guía explica cómo se suelen compartir documentos y comprobar si se han leído, qué limitaciones presenta este método y cómo publicar un documento desde Fabric con un enlace personalizado para cada lector, de modo que las visitas en cada enlace respondan a la duda y el texto se mantenga actualizado en la misma dirección.

Cómo se suelen compartir documentos y comprobar si se han leído

Enviar un archivo de Word por correo electrónico sigue siendo habitual, especialmente con los clientes. Es un método conocido y funciona sin conexión. Sin embargo, una vez enviado, el archivo no proporciona ninguna información y, si corriges una cifra al día siguiente, habrá dos versiones en circulación.

Tanto Google Docs como Microsoft 365 muestran cierta actividad de visualización en los archivos compartidos. La cantidad de información que se ve suele depender del tipo de cuenta y de si el lector ha iniciado sesión en la misma organización, por lo que el panorama suele ser más claro para los compañeros de trabajo y más limitado para clientes, colaboradores externos y cualquiera que use una cuenta personal.

Las herramientas de seguimiento de documentos diseñadas para equipos de ventas registran una actividad detallada en las propuestas y funcionan bien para ese propósito. Sin embargo, suponen una suscripción adicional y una segunda ubicación para documentos que, de otro modo, se redactan y almacenan en otro lugar. Sin ninguna de estas herramientas, la gente recurre a preguntar en un correo de seguimiento, lo cual funciona pero dice poco sobre si el documento realmente se leyó.

Paso 1: Redacta o sube el documento en Fabric

Puedes redactar el documento directamente en el editor de notas y documentos de Fabric, o importar un archivo existente: arrastra un archivo DOCX, Markdown, TXT o HTML a la aplicación, pégalo o haz clic en Subir un archivo. Las páginas de Google Docs y Notion se pueden importar mediante conexiones en un plan de pago.

Si el documento debe ir acompañado de otros (por ejemplo, una propuesta junto con una hoja de tarifas y casos de estudio), colócalos en una carpeta y publica esa carpeta. Una carpeta se publica como una página web, por lo que el lector recibe un único enlace a todo el conjunto. Cómo enviar a un cliente una sola página con todos sus entregables explica este enfoque.

Paso 2: Publica un enlace independiente para cada lector

Haz clic en Compartir para abrir la ventana modal de compartir, ve a la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Asigna al enlace el nombre del lector (Lena, Propuesta Brightwater) y activa la opción para recopilar analíticas de interacción. Crea un enlace por lector. En el caso de la política de viajes, esto supone veinte enlaces con el nombre de cada persona, lo que lleva unos minutos y ahorra tiempo a la hora de enviar recordatorios. Se pueden crear tantos enlaces publicados como se desee para el mismo documento, y cada uno cuenta con su propia configuración e historial de visitas.

El seguimiento funciona a través de la publicación en lugar de la opción de compartir. Los elementos compartidos son para colaborar y no incluyen analíticas; los enlaces publicados sí. Las analíticas registran las visitas a un enlace y no identifican al visitante por su nombre, por lo que proporcionar a cada lector su propio enlace es lo que te permite distinguirlos. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team.

Paso 3: Configura el acceso para cada enlace

Cada enlace tiene sus propias opciones. Permitir descargas permite al lector guardar una copia; déjalo desactivado para el borrador de una propuesta y actívalo para una política que la gente deba conservar. Desactiva permitir la indexación por motores de búsqueda para cualquier contenido interno o específico de un cliente, y desactiva permitir que los visitantes lo copien en su Fabric para borradores, de modo que los lectores no guarden una copia que quede desactualizada. Para documentos confidenciales en Pro o Team, añade una contraseña: haz clic con el botón derecho en el documento, selecciona Añadir protección con contraseña e introduce una. La protección con contraseña no se puede restablecer, y el acceso de cada lector dura 6 horas antes de que se requiera la contraseña de nuevo.

Paso 4: Mantén el documento actualizado en la misma dirección

Editar el documento de origen en Fabric actualiza la versión publicada. Si corriges un precio en la propuesta o añades una cláusula a la política, el enlace de cada lector reflejará el cambio sin necesidad de enviar un nuevo correo electrónico, y no quedará ningún archivo adjunto antiguo ocupando espacio en la bandeja de entrada de nadie. Cómo saber qué versión de un archivo es la más reciente aborda por qué esto es importante cuando los archivos se multiplican.

Paso 5: Comprueba quién lo ha abierto y haz un seguimiento

Cada enlace incluye un gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, junto con la fecha de cada visita y la ubicación y el dispositivo de cada visitante. Las analíticas de enlaces te permiten comparar todos los enlaces de un documento, de modo que puedes ver qué lectores lo han abierto y cuáles no. Cómo saber si alguien abrió tu enlace compartido ofrece más información sobre los patrones de visitas de lectura.

Para una política enviada a veinte personas, la comparación funciona también como una lista de verificación: para el viernes puedes ver qué enlaces aún no registran visitas y enviar un recordatorio únicamente a esas personas. Para una propuesta, una segunda visita unos días después de la primera suele ser señal de que se está debatiendo internamente.

Cuando desees recibir comentarios de un lector, comparte el documento con él con permisos de comentarista. Podrá resaltar texto y añadir un comentario, y tú podrás marcar cada comentario como completado. La página de colaboración cubre las opciones de uso compartido y los roles.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo saber si alguien ha abierto un documento que le envié?

Envíalo como un enlace publicado con la opción de recopilar analíticas de interacción activada, asignando un enlace con nombre por persona. Las visitas en cada enlace muestran si esa persona lo ha abierto.

¿Puedo ver quién ha visto un documento compartido en Fabric?

Las analíticas están disponibles en los enlaces publicados. Los elementos compartidos son para colaborar y no incluyen analíticas, así que publica el documento cuando necesites datos de visitas.

¿Qué muestran las analíticas para cada visita?

La fecha de la visita y la ubicación y el dispositivo del visitante, además de un gráfico de tráfico a lo largo del tiempo para el enlace.

¿Verán los lectores mis cambios después de que envíe el enlace?

Sí. Al editar el archivo de origen en Fabric se actualiza la versión publicada, y el enlace sigue siendo el mismo.

¿Puedo compartir un documento de Word de esta forma?

Sí. Sube el archivo DOCX a Fabric y publícalo como cualquier otro archivo.

¿Necesitan los lectores una cuenta de Fabric?

No. Los enlaces publicados se abren en el navegador.

¿Puedo hacer el seguimiento de un documento enviado a un equipo entero?

Crea un enlace con nombre para cada miembro del equipo a partir del mismo documento. Comparar los enlaces mostrará quién lo ha abierto hasta el momento.

¿Qué plan necesito para el seguimiento de documentos?

Las analíticas de enlaces están en los planes Pro y Team; la publicación está disponible en todos los planes. El precio del plan Team no es por usuario; consulta los planes para equipos.