Cómo buscar recibos y facturas

Un cliente dice que la factura INV-2041 nunca se pagó. Su contable le pide todos los recibos de más de 75 $ correspondientes a la oficina en casa. Un portátil ha dejado de cargar y necesita el comprobante de compra para reclamar la garantía. Cada solicitud se reduce a la misma tarea: encontrar un documento por un número, un nombre o un importe que figura impreso en su interior.

Esta guía explica cómo buscar recibos y facturas con Fabric. Detalla cómo reunir archivos PDF, recibos recibidos por correo electrónico y tiques en papel en una única biblioteca, para luego buscar importes y números de factura exactos, filtrar los resultados y pedir al asistente de IA que recopile cifras de una carpeta.

Cómo se suele buscar un recibo o una factura

La búsqueda en el correo electrónico suele ser la primera opción, y en el caso de los recibos que llegaron por correo, a menudo funciona. Buscar en Gmail u Outlook el nombre de la tienda o la palabra «recibo» localiza la mayoría de los pedidos online. La cosa se complica cuando el recibo era un archivo adjunto en PDF con un nombre genérico, o cuando la factura enviada procedía de un software de contabilidad y no de su bandeja de entrada.

Las aplicaciones de contabilidad y gastos como QuickBooks, Xero y Expensify guardan las facturas y los recibos gestionados a través de ellas, y ofrecen una buena búsqueda interna. Los recibos en papel son el problema: se quedan en un cajón, en la cartera o en una caja de zapatos, y la impresión sobre papel térmico puede borrarse antes de que la necesite.

Muchos autónomos y familias guardan una carpeta por año en su ordenador o en la nube. Esto funciona cuando los archivos tienen nombres detallados, como 2025-03 Factura Acme 2041.pdf. Cuando no es así, encontrar un documento implica abrir los archivos uno a uno.

Paso 1: Reunir recibos y facturas en una sola biblioteca

Reenvíe los recibos y facturas recibidos por correo electrónico, junto con sus archivos adjuntos, a su dirección de correo electrónico de Fabric. Acepta correos de la dirección verificada de su cuenta y, en un equipo, puede autorizar remitentes adicionales para que un contable o socio también pueda enviar documentos.

Para los recibos en papel, haga una foto con el móvil y añádala a través de la aplicación móvil de Fabric. Si ya suele fotografiar los recibos con la cámara, la copia de seguridad automática del carrete puede importarlos, y puede limitarla a carpetas de fotos específicas. Las facturas en PDF de su ordenador se pueden arrastrar directamente o añadir mediante «Subir un archivo».

Si sus recibos ya están en Gmail u Outlook, una conexión permite que la búsqueda y el asistente de IA de Fabric accedan a ellos sin tener que reenviarlos uno a uno. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: Buscar por número de factura, importe o proveedor

Haga clic en Buscar o pulse Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Para búsquedas precisas, use comillas para obtener una coincidencia exacta: “INV-2041”, “1.240,00” o el nombre de un proveedor. La búsqueda de Fabric lee el texto dentro de archivos PDF, documentos e imágenes, incluido el texto de la foto de un recibo en papel, y solo muestra los elementos que contengan esa cadena exacta.

Cuando no conozca el número, describa la compra: «hotel en Lisboa en mayo» o «el router que compré el otoño pasado». La búsqueda encuentra coincidencias por significado y por palabra clave, y Fabric genera un resumen de cada elemento al recibirlo; así, un recibo puede aparecer a partir de una descripción de su finalidad, incluso si sus palabras no coinciden con el texto impreso. Si los primeros resultados no son los esperados, añada un dato seguro, como la tienda o el mes, y vuelva a buscar.

Los resultados se abren en la página exacta, lo que resulta muy útil en extractos de varias páginas y facturas largas de proveedores donde la línea necesaria está en la página tres. Abrir el resultado en ese punto le permite confirmar el importe y la fecha de inmediato, así como copiar la referencia solicitada.

Paso 3: Filtrar por carpeta, etiqueta o tipo

Acote los resultados con filtros por etiquetas, ubicación o tipo de elemento. Buscar “Adobe” limitando la búsqueda a la carpeta «Gastos de empresa 2025» separa las facturas de suscripción de cualquier otra mención a Adobe en sus archivos.

Fabric sugiere etiquetas a partir del contenido de cada documento, y las colecciones inteligentes pueden agrupar recibos y facturas según su contenido, sin que tenga que archivarlos manualmente. Cómo guardar los recibos para la declaración de la renta explica una organización anual sencilla si también prefiere utilizar carpetas.

Paso 4: Pedir al asistente de IA que sume las cifras

Abra una carpeta de recibos o facturas y pregunte al asistente de IA. Su ámbito se limita automáticamente a esa carpeta y sus respuestas citan los documentos de origen mediante referencias en las que se puede hacer clic. Preguntas como «¿qué facturas de Northwind tienen fecha posterior al 1 de marzo?» o «¿cuánto he gastado en suscripciones de software este año?» funcionan a la perfección.

Compruebe cada cifra con el documento citado antes de incluirla en una declaración de impuestos o en una reclamación de pago. Las referencias agilizan esta tarea, ya que cada una abre el recibo o la factura de origen. Las respuestas se pueden guardar como notas, lo que le permite mantener un registro breve y actualizado, como «Facturas pendientes, T2», junto a los propios documentos.

Paso 5: Compartir lo encontrado

Una vez localizados los documentos adecuados, puede compartir una carpeta con su contable con permisos de visualización o comentarios, para que pueda abrir los archivos y dejar preguntas en ellos. Para enviar a un cliente una copia de una factura impagada, publíquela como un enlace con las descargas activadas. Cómo preparar los recibos para el contable detalla este traspaso paso a paso.

Preguntas frecuentes

¿Cómo busco una factura por su número?

Abra la búsqueda y escriba el número de factura entre comillas, como “INV-2041”. Fabric solo devolverá los elementos que contengan ese texto exacto y los abrirá en la página correspondiente.

¿Puedo buscar el texto que aparece en la foto de un recibo en papel?

Sí.