Cómo buscar dentro de tus documentos

A menudo recuerdas la frase, no el archivo. El contrato de un proveedor mencionaba un plazo de preaviso de 60 días, las instrucciones de un proyecto fijaban una fecha de lanzamiento, una política de RR. HH. indicaba quién autoriza los reembolsos. Las palabras están en algún lugar dentro de un archivo DOCX, PDF o Markdown, y el nombre del archivo no da ninguna pista de cuál es.

Esta guía explica cómo buscar texto dentro de tus documentos con Fabric: reunir los archivos en un solo lugar, encontrar coincidencias exactas mediante comillas, acotar los resultados con filtros y abrir el documento directamente en la página donde se encuentra la coincidencia.

Cómo se suele buscar dentro de los documentos

La mayoría de las personas empieza con la búsqueda integrada de su ordenador. Spotlight en Mac y la búsqueda de Windows leen el contenido de los archivos y, para los documentos almacenados en ese equipo, son rápidas. Sin embargo, los documentos guardados en el correo electrónico, en una unidad en la nube o en una carpeta de equipo tienen cada uno su propio cuadro de búsqueda, por lo que una sola consulta puede convertirse en tres o cuatro búsquedas independientes.

Dentro de un único archivo, Cmd+F o Ctrl+F encuentra todas las coincidencias, lo cual funciona bien una vez abierto el archivo correcto. La parte lenta viene antes: abrir una docena de posibles candidatos uno por uno para comprobar si contienen la frase. La búsqueda de Google Drive lee el interior de Google Docs y de muchos archivos subidos, lo cual ayuda con todo lo que está en Drive, pero deja fuera los documentos guardados en otros lugares.

Hay quienes mantienen un índice actualizado en una hoja de cálculo o dependen de una nomenclatura de archivos muy estricta. Ambos métodos funcionan mientras se mantenga el hábito, y ambos dependen de que alguien se acuerde de actualizarlos cada vez que llega un nuevo documento.

Paso 1: Pon tus documentos en un lugar donde se pueda buscar

Fabric busca el texto en archivos PDF, DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON. Arrastra los documentos a la aplicación web o de escritorio, pégalos o haz clic en Subir un archivo, que admite grandes lotes a la vez. Con la aplicación de escritorio de Fabric instalada, Fabric también se monta como una unidad en Finder o en el Explorador de archivos, por lo que mover una carpeta de documentos funciona igual que moverla a cualquier otro lugar.

Los documentos de Google Docs y las páginas de Notion se importan a través de conexiones con otras aplicaciones, que requieren un plan de pago. Google Drive se sincroniza en ambas direcciones, de modo que cualquier cambio realizado en un sitio se refleja en el otro.

A medida que llega cada documento, Fabric crea incrustaciones (embeddings) a partir de su contenido, redacta un breve resumen y registra atributos como el tipo de contenido y los temas. La búsqueda se ejecuta sobre todo ello, sin necesidad de cambiar el nombre ni de organizar nada previamente.

Paso 2: Busca las palabras exactas

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Una consulta normal ejecuta una búsqueda híbrida, que combina coincidencias por significado y por palabras clave al mismo tiempo.

Si conoces las palabras exactas, ponlas entre comillas. Buscar “preaviso de 60 días por escrito” muestra únicamente los documentos que contienen esa cadena, lo que descarta las coincidencias aproximadas que una búsqueda semántica también mostraría. Las comillas son ideales para la redacción de cláusulas, números de referencia, códigos de producto, nombres de personas y cualquier frase que hayas copiado previamente de un documento.

Si solo lo recuerdas a medias, no uses comillas y descríbelo; por ejemplo: plazo de preaviso para rescindir el acuerdo con el proveedor. La búsqueda híbrida encontrará documentos sobre ese tema, incluso si utilizan términos como terminación o cancelación.

Paso 3: Acota los resultados con filtros

Los filtros reducen una lista larga de resultados a un tamaño manejable. Filtra por tipo de elemento para limitar los resultados a documentos, por ubicación para buscar en una sola carpeta o espacio, o por etiqueta si las utilizas. Una búsqueda de “indemnización” limitada a la carpeta Legal ofrece una lista mucho más corta que buscar esa misma palabra en toda tu biblioteca.

Las etiquetas son opcionales. Fabric las sugiere en función del contenido de cada documento, y puedes aceptar o ignorar las sugerencias; la búsqueda funciona igual de bien en ambos casos. Si también buscas algo de estructura, cómo organizar archivos digitales explica hábitos para organizar carpetas que se mantienen a lo largo del tiempo.

Paso 4: Abre el documento en la coincidencia

Los resultados se abren exactamente en la página donde aparece la coincidencia, por lo que una frase en la página 41 de un informe extenso te llevará a la página 41 en lugar de a la portada. Desde allí puedes leer en modo de lectura y resaltar o comentar el fragmento que estabas buscando.

Si la lista no muestra el archivo que tenías en mente, selecciona el resultado más cercano y ejecuta una búsqueda por similitud. Fabric encuentra elementos parecidos, lo que resulta muy útil cuando hay varios borradores de un mismo contrato o una serie de plantillas casi idénticas.

Paso 5: Busca en aplicaciones conectadas y haz preguntas de seguimiento

Los documentos que se encuentran en otras aplicaciones se pueden buscar desde la misma pantalla. Haz clic dentro del panel de búsqueda de conocimiento, situado a la derecha de la pantalla de búsqueda en la versión web y de escritorio, o en el menú inferior en el móvil. Este busca en Fabric y en tus aplicaciones conectadas a la vez, y puedes hacer preguntas de seguimiento en el mismo panel.

Si lo que buscas es una respuesta en lugar de un archivo, abre la carpeta y pregunta al asistente de IA. Se limitará a esa carpeta y citará los documentos utilizados con referencias interactivas para que puedas comprobar la redacción original. Para los documentos guardados en Drive, cómo buscar en Google Drive según el contenido de los archivos ofrece más información.

Preguntas frecuentes

¿Cómo busco una frase exacta dentro de mis documentos?

Abre la búsqueda con Cmd+F (Mac) o Ctrl+F (Windows) y escribe la frase entre comillas. Fabric mostrará únicamente los elementos que contengan esa redacción exacta.

¿En qué tipos de documentos puede buscar Fabric?

Archivos PDF, DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON, además de documentos de Google Docs y páginas de Notion a través de conexiones. El texto en imágenes y capturas de pantalla también es indexable.

¿Puedo buscar dentro de documentos escaneados?

Sí. La búsqueda abarca el texto en imágenes, incluidos los textos fotografiados, por lo que se puede encontrar una carta escaneada por su contenido. Cómo buscar en tus documentos escaneados explica el proceso paso a paso.

¿El resultado se abre en la página correcta?

Sí. Los resultados van directamente a la página exacta donde aparece la coincidencia, por lo que no tienes que desplazarte por un archivo largo para encontrarla.

¿Puedo buscar solo dentro de una carpeta?

Sí. Utiliza el filtro de ubicación para limitar la búsqueda a una carpeta o espacio. También puedes abrir la carpeta y preguntar al asistente de IA, que se limitará automáticamente a esa carpeta.

¿Necesito renombrar o etiquetar los documentos antes de buscar?

No. La búsqueda lee el contenido de cada documento, por lo que los archivos con nombres poco descriptivos se encuentran por lo que dicen. Las etiquetas y carpetas son complementos opcionales.

¿Puedo buscar en mis Google Docs sin moverlos?

Sí. Conecta Google Drive desde el catálogo de aplicaciones de Fabric y utiliza el panel de búsqueda de conocimiento, que busca en Fabric y en las aplicaciones conectadas a la vez. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿La búsqueda de documentos está incluida en el plan gratuito?

La subida de archivos está incluida en el plan gratuito. Las conexiones con otras aplicaciones, como Google Drive o Notion, requieren un plan de pago. Consulta las tarifas para ver qué incluye cada plan.