Cómo buscar dentro de presentaciones antiguas

Tienes que entregar una nueva presentación el jueves y sabes perfectamente que ya habías hecho esa diapositiva. Había un gráfico del tamaño del mercado en una presentación para la junta directiva hace dos años, una tabla de precios en la propuesta de un cliente, la cita de un usuario en una charla de una conferencia. Las presentaciones tienen nombres como Final_v3.pptx y Revisión Q2 (2).pptx, y hay cientos de ellas.

Esta guía explica cómo buscar en el texto de tus presentaciones antiguas con Fabric para que puedas encontrar la presentación que contiene una diapositiva concreta, filtrar por su origen y hacer preguntas sobre toda una carpeta de presentaciones anteriores.

Cómo se suele buscar una diapositiva antigua

El camino habitual combina memoria y conjeturas. Recuerdas más o menos cuándo se hizo la diapositiva, abres la carpeta de ese trimestre o cliente y vas pasando diapositivas en la vista clasificador hasta que aparece la correcta. Funciona cuando la diapositiva es reciente y la carpeta es pequeña.

La función Buscar de PowerPoint (Cmd+F o Ctrl+F) busca en la presentación que está abierta, lo cual resulta útil una vez que estás en el archivo correcto. Las listas de abiertos recientemente ayudan con el trabajo del mes pasado. La búsqueda de Google Drive lee el texto dentro de Google Slides y de muchas presentaciones subidas, por lo que los equipos que guardan todo en Drive se las arreglan bastante bien, siempre y cuando la presentación se haya guardado allí y no se haya enviado como archivo adjunto por correo electrónico.

Algunos equipos crean una biblioteca maestra de diapositivas: una única presentación con diapositivas aprobadas para que la gente las copie. Es un sistema ordenado mientras alguien lo gestione. Cuando esa persona pasa a otras tareas, las diapositivas más nuevas y mejores vuelven a quedarse en las presentaciones de los proyectos, y la biblioteca queda desfasada.

Paso 1: Reúne tus presentaciones antiguas en una sola biblioteca

Fabric admite archivos PPT y PPTX. Selecciona una carpeta con presentaciones antiguas y arrástrala a la aplicación web o de escritorio, o haz clic en Subir un archivo; se puede subir un lote grande de una sola vez. Si tus presentaciones tienen muchas imágenes y vídeos, la aplicación de escritorio monta Fabric como una unidad, y los archivos allí no ocupan espacio en tu ordenador y se transmiten al abrirlos.

Las presentaciones de Google Slides se incorporan mediante una conexión con Google Drive. Las conexiones requieren un plan de pago. Drive se sincroniza en ambas direcciones, por lo que una presentación editada en Google Slides se mantiene actualizada en Fabric.

Las presentaciones que llegaron como archivos adjuntos se pueden reenviar a tu dirección de correo electrónico de Fabric, lo que guarda el archivo adjunto sin tener que pasar por tu carpeta de descargas.

Paso 2: Busca palabras que recuerdes de la diapositiva

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Los títulos de las diapositivas y las frases cortas que contienen suelen ser característicos, lo que los convierte en buenos términos de búsqueda. Ponlos entre comillas para una coincidencia exacta: «mercado total direccionable», «lo que nos dijeron los clientes» o el nombre de un cliente. La búsqueda de Fabric devuelve únicamente los elementos que contienen esas palabras exactas.

Si no recuerdas la redacción exacta, describe la diapositiva sin comillas, por ejemplo: comparación de precios de competidores para el plan empresarial. La búsqueda híbrida busca por significado y también por palabras clave, de modo que una diapositiva titulada Cómo nos comparamos puede seguir apareciendo para esa consulta.

Fabric también redacta un resumen de cada presentación cuando se sube, por lo que una búsqueda sobre un tema que trate la presentación puede hacer que aparezca incluso cuando la frase que escribiste no esté en ninguna diapositiva concreta.

Paso 3: Filtra por cliente, carpeta o tipo de archivo

Años de presentaciones generan listas de resultados muy largas, especialmente con palabras comunes como hoja de ruta o resultados. Filtra por tipo de elemento para limitar los resultados a presentaciones, por ubicación para buscar en la carpeta de un cliente o en un solo año, o por etiqueta si has etiquetado las presentaciones por audiencia o evento.

Fabric sugiere etiquetas basadas en el contenido de cada presentación, como los temas que trata. Aceptar algunas de estas a medida que llegan las presentaciones, o configurar colecciones inteligentes que agrupen presentaciones por tema, te permite filtrar más rápido más adelante sin necesidad de clasificar nada manualmente.

Paso 4: Encuentra presentaciones similares a la que necesitas

A veces, el resultado que encuentras es parecido pero no exactamente el correcto: la versión del año pasado de la actualización para la junta cuando querías la anterior. Selecciónala y ejecuta una búsqueda por similitud. Fabric encuentra elementos parecidos, lo que muestra las otras versiones y presentaciones relacionadas en una sola lista.

Cuando aparecen varias versiones, la guía sobre cómo saber qué versión de un archivo es la más reciente explica formas de organizarlas. Si guardas capturas de pantalla de tus diapositivas favoritas, también se pueden buscar por el texto que contienen y por lo que muestran, por lo que la imagen de un gráfico puede remitirte a su presentación de origen.

Paso 5: Haz preguntas sobre una carpeta de presentaciones

Para preguntas que abarcan muchas presentaciones, abre la carpeta y pregunta al asistente de IA. Se limita automáticamente a esa carpeta y responde con referencias en las que se puede hacer clic hacia las presentaciones que utilizó. Preguntas como qué presentación mostró por primera vez la fijación de precios en tres niveles o qué cifra de abandono dimos a los inversores en 2024 son ideales.

Las respuestas se pueden guardar como notas, lo cual es una forma rápida de crear un pequeño índice de las diapositivas que más reutilizas. Para buscar en Fabric y en otras aplicaciones conectadas a la vez, utiliza el panel de búsqueda de conocimiento en la pantalla de búsqueda. La guía sobre cómo buscar en todas tus aplicaciones a la vez explica esa configuración con más detalle.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro una diapositiva específica en un PowerPoint antiguo?

Sube tus presentaciones a Fabric, abre la búsqueda y escribe una frase de la diapositiva entre comillas. Los resultados mostrarán las presentaciones que contengan ese texto.

¿Puedo buscar en archivos de PowerPoint sin abrirlos?

Sí. Fabric busca en archivos PPT y PPTX de tu biblioteca desde una única barra de búsqueda, de modo que solo abres la presentación cuando sabes que es la correcta.

¿Funciona Fabric con Google Slides?

Sí, a través de una conexión con Google Drive, que se sincroniza en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Y si no recuerdo ninguna palabra de la diapositiva?

Describe de qué trataba la diapositiva sin usar comillas. La búsqueda encuentra coincidencias por significado, y el asistente de IA puede responder a preguntas descriptivas sobre toda una carpeta de presentaciones.

¿Cómo busco únicamente en las presentaciones de un cliente?

Utiliza el filtro de ubicación para limitar la búsqueda a la carpeta o espacio de ese cliente. También puedes abrir la carpeta y preguntar al asistente de IA, que se limitará a su contenido.

¿Puedo encontrar otras versiones de la misma presentación?

Selecciona la presentación y ejecuta una búsqueda por similitud. Fabric mostrará elementos parecidos, lo que suele incluir versiones anteriores y posteriores.

¿Cientos de presentaciones antiguas me llenarán el portátil?

No si utilizas la unidad de escritorio. Los archivos allí no ocupan espacio en tu ordenador y se reproducen en streaming al abrirlos. La guía sobre cómo liberar espacio en el portátil sin borrar archivos explica la configuración.

¿Puedo subir presentaciones con el plan gratuito?

Sí. La subida de archivos está disponible en el plan gratuito, que tiene límites de almacenamiento y tamaño de archivo. Conectar Google Drive requiere un plan de pago.