Cómo buscar en todas tus hojas de cálculo

Las hojas de cálculo se van acumulando sin hacer ruido. Ahí está el libro de presupuestos del año pasado, una lista de precios de proveedores que alguien envió por correo en marzo, tres exportaciones CSV del CRM y una hoja de planificación con una pestaña llamada Hoja1 (2). Cuando alguien te pregunta cuánto pagaste por unidad de embalaje en 2024, la respuesta está en una de ellas, y abrirlas una a una te lleva casi toda la tarde.

Esta guía explica cómo buscar en todas tus hojas de cálculo con Fabric: reuniendo archivos de Excel, CSV y Google Sheets en un solo lugar, encontrando el archivo adecuado por nombre, tema o término exacto, y pidiéndole al asistente de IA que lea el contenido y extraiga la cifra que necesitas.

Cómo se suele buscar en las hojas de cálculo

La función Buscar y reemplazar de Excel (Cmd+F o Ctrl+F) puede buscar en todo un libro si defines «Dentro de» como «Libro», y es rápida y exacta. Sin embargo, solo busca en el archivo que está abierto, por lo que una consulta que abarque veinte libros implica abrir veinte libros.

Spotlight y Windows Search buscan dentro de muchos tipos de archivos en tu propio ordenador, lo que resulta útil para archivos guardados localmente. La búsqueda de Google Drive encuentra hojas de cálculo de Google por su contenido y se adapta bien a los equipos que guardan todo en Drive. Las exportaciones CSV y los archivos de Excel enviados como archivos adjuntos a menudo quedan fuera de ambos, en una bandeja de entrada o en la carpeta de descargas.

Una solución más ambiciosa es un libro maestro que extrae datos de los demás mediante búsquedas o Power Query. Funciona bien para un conjunto fijo de archivos con columnas estables. Sin embargo, cuando un proveedor cambia el diseño de su lista de precios, o una nueva exportación añade una columna, hay que corregir los enlaces a mano.

Paso 1: Reúne tus hojas de cálculo

Fabric admite archivos CSV y XLSX. Arrástralos a la aplicación web o de escritorio, pégalos o haz clic en «Subir un archivo»; se pueden subir grandes cantidades de archivos a la vez. Si prefieres seguir guardando desde Excel en una carpeta, instala la aplicación de escritorio, que monta Fabric como una unidad en Finder o en el Explorador de archivos.

Las hojas de cálculo de Google Sheets se integran a través de conexiones, que requieren un plan de pago. Las listas de precios y las exportaciones que llegan por correo electrónico se pueden reenviar a tu dirección de correo electrónico de Fabric, lo que guarda el archivo adjunto directamente en tu biblioteca. Acepta correos de la dirección verificada de tu cuenta y, en un equipo, puedes autorizar a remitentes adicionales.

Paso 2: Encuentra el archivo adecuado

Cuando se añade una hoja de cálculo, Fabric genera incrustaciones (embeddings) a partir de su contenido, redacta un breve resumen y registra atributos como el tipo de contenido y los temas. Esto significa que la búsqueda puede encontrar un libro según de qué trate, incluso si el nombre del archivo es Exportacion_20240312.csv.

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe el archivo: precios de proveedores de embalaje 2024, o gasto mensual en publicidad por canal. La búsqueda de Fabric combina coincidencias por significado y por palabras clave. Si buscas el nombre de un proveedor específico, un SKU o un código de proyecto, escríbelo entre comillas para una coincidencia exacta.

Los filtros resultan útiles cuando coinciden muchos archivos. Filtra por tipo de elemento, por ubicación (por ejemplo, una carpeta de Finanzas) o por etiqueta. Fabric sugiere etiquetas a partir del contenido de cada archivo, y puedes aceptar las más útiles a medida que los archivos se van añadiendo.

Paso 3: Pide al asistente de IA que lea las cifras

Encontrar el archivo es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es el dato que contiene, y ahí es donde ayuda el asistente de IA. Puede leer archivos CSV y XLSX, por lo que puedes preguntarle qué contienen en lugar de desplazarte por cientos de filas.

Abre la carpeta que contiene las hojas de cálculo y abre el asistente. Se limitará automáticamente a esa carpeta y analizará todo lo que haya en ella para responder. Pregúntale cosas como cuál fue el precio unitario de las botellas de 500 ml en la lista de precios de marzo, o qué mes tuvo el mayor gasto en publicidad en estas exportaciones. Las respuestas citan los archivos de los que proceden mediante referencias en las que se puede hacer clic, lo que te permite abrir la hoja y comprobar la celda tú mismo.

Para consultar hojas de cálculo de diferentes carpetas, haz clic con el botón derecho en cada carpeta y añádela al contexto del asistente. Las preguntas de seguimiento mantienen el mismo contexto, lo cual es ideal para encadenar consultas como totales por trimestre, luego por proveedor y después solo para los últimos dos años.

Paso 4: Comprueba las cifras con la fuente y guarda la respuesta

Trata la respuesta del asistente como una guía hacia las celdas correctas y confirma el dato en el archivo antes de incluirlo en un informe o en un correo electrónico. La cita abre la hoja de cálculo que se utilizó, lo que hace que esa comprobación sea rápida.

Las respuestas útiles se pueden guardar como notas con un solo clic. Con el tiempo, una breve nota como Costes de embalaje por año, con citas a cada hoja de origen, te evitará tener que repetir la misma búsqueda. Una sola suscripción incluye modelos de varios laboratorios, como Claude, Gemini y OpenAI, por lo que puedes probar otro modelo si una respuesta sobre una exportación compleja no parece del todo correcta. Para obtener ideas sobre cómo clasificar archivos financieros, consulta cómo organizar las facturas siendo freelance.

Paso 5: Busca hojas de cálculo en otras aplicaciones

Las hojas de cálculo que no hayas trasladado a Fabric se pueden seguir buscando si la aplicación en la que se encuentran está conectada. Haz clic en el panel de búsqueda de conocimiento, a la derecha de la pantalla de búsqueda en la versión web y de escritorio, o en el menú inferior en el móvil, y buscará simultáneamente en Fabric y en tus aplicaciones conectadas. En Cómo buscar en todas tus aplicaciones a la vez se explica cómo funciona.

Si también quieres que la herramienta de IA que ya utilizas lea estos archivos, el servidor MCP de Fabric permite que ChatGPT, Claude y otras herramientas busquen en Fabric y lean el contenido de los archivos, incluidos los de aplicaciones conectadas como Google Drive.

Preguntas frecuentes

¿Cómo busco en varios archivos de Excel a la vez?

Sube los archivos a Fabric y utiliza la búsqueda para encontrar el libro adecuado. Para localizar un valor en su interior, abre la carpeta y pregúntale al asistente de IA, que lee archivos XLSX y CSV y cita las fuentes utilizadas.

¿Puede Fabric leer los datos dentro de un archivo CSV o XLSX?

Sí. El asistente de IA puede leer archivos CSV y XLSX, por lo que puedes hacerle preguntas sobre las filas y las cifras que contienen.

¿Funciona con Google Sheets?

Sí, a través de una conexión. Las conexiones a otras aplicaciones requieren un plan de pago.

¿Cómo encuentro una hoja de cálculo si el nombre del archivo no me dice nada?

Describe lo que contiene. Fabric resume cada archivo y busca por significado, por lo que una consulta sobre el contenido puede encontrar un archivo llamado Exportacion_final.csv.

¿Puedo buscar un código de producto o un nombre de proveedor exacto?

Escribe el código o el nombre entre comillas para una coincidencia exacta. También puedes pedirle al asistente de IA que lo busque en una carpeta de hojas de cálculo.

¿Debo fiarme de las cifras de la IA?

Utilízalas como punto de partida. Cada respuesta enlaza a los archivos de los que se extrajo la información, por lo que conviene comprobar la cifra en la hoja de origen antes de darla por buena.

¿Pueden ChatGPT o Claude buscar en mis hojas de cálculo?

Sí, a través del servidor MCP de Fabric, que les permite buscar en Fabric y leer el contenido de los archivos. En Cómo usar ChatGPT con tus propios archivos se explica la configuración.

¿Está disponible en el plan gratuito?

La subida de hojas de cálculo y un uso limitado de la IA están incluidos en el plan gratuito. Las conexiones como Google Sheets requieren un plan de pago; consulta los precios.