Cómo escanear recibos y convertirlos en texto en el que se puedan hacer búsquedas

Los recibos en papel se borran, se arrugan y acaban en los bolsillos de los abrigos. Los que de verdad importan suelen necesitarse meses después: el ticket de una ferretería para una garantía, un almuerzo con un cliente para una nota de gastos, o un montón de material de oficina para la declaración de la renta. Para entonces, la impresión térmica puede haberse borrado a medias y la foto que hiciste se encuentra perdida entre fotos del perro y señales de aparcamiento.

Esta guía explica cómo se suelen digitalizar los recibos habitualmente, por qué esos métodos resultan incómodos y cómo fotografiar los recibos en Fabric para que el texto impreso de cada uno sea localizable mediante búsqueda, junto con los recibos que llegan por correo electrónico.

Cómo se suelen digitalizar los recibos habitualmente

Una caja de zapatos o un sobre sigue siendo el sistema más común. No requiere configuración y funciona bien hasta que alguien pide un recibo concreto, momento en el que hay que desdoblar y leer cada papelito. Además, el papel térmico se borra con el tiempo, por lo que la caja de zapatos puede perder información mientras está guardada.

Hacer una foto con la cámara del teléfono es la mejora lógica. La imagen está a salvo, pero va a parar a la galería junto con todo lo demás. Algunas aplicaciones de fotos pueden reconocer texto en imágenes, aunque encontrar un recibo sigue implicando desplazarse entre resultados de menús, carteles y capturas de pantalla.

Las aplicaciones de escaneo convierten un recibo en un PDF recortado, lo que resulta más ordenado. Sin embargo, los archivos suelen recibir nombres genéricos con una fecha y un número, por lo que el PDF queda limpio pero sigue siendo difícil de encontrar sin abrir uno por uno. Las aplicaciones de gestión de gastos van más allá y leen los importes totales por ti; son adecuadas para quienes presentan gastos para su reembolso y suelen estar diseñadas para ese flujo de trabajo específico, más que para el archivo general de documentos.

Hay quienes transcriben cada recibo a una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo facilita la suma de los totales, pero requiere tiempo para cada compra, y el recibo original sigue teniendo que guardarse en algún sitio por si alguien pide comprobarlo.

Paso 1: Fotografiar los recibos en Fabric

Haz una foto del recibo con tu teléfono, abre el menú de compartir y selecciona Fabric. La aplicación móvil de Fabric en iOS y Android acepta fotos y archivos desde cualquier aplicación de este modo. Aplana el recibo y fotografíalo con buena luz para que la letra pequeña sea legible.

Si prefieres no compartir cada foto manualmente, activa la copia de seguridad automática de la galería en la aplicación móvil. Puedes sincronizar todas las fotos o solo carpetas específicas, de modo que un álbum dedicado a recibos en tu teléfono se vuelque directamente en Fabric. Las capturas de pantalla de confirmaciones de pedidos en iOS y Android también se pueden importar de forma automática.

En el caso de un recibo manuscrito, como el de un puesto de mercado o el de un profesional independiente, el escáner de escritura a mano convierte la foto en una nota estructurada y conserva la imagen original junto a ella. El escáner está disponible en todos los planes, incluido el gratuito.

Los recibos que ya hayas escaneado a PDF o guardado en el ordenador también se pueden añadir. Arrástralos a Fabric, pégalos o haz clic en Subir un archivo, que permite procesar un gran volumen de archivos a la vez.

Paso 2: Reenviar los recibos que llegan por correo electrónico

Los pedidos por internet, los viajes en servicios de transporte compartido y las suscripciones envían recibos por correo electrónico. Reenvía el mensaje o el PDF adjunto a tu dirección de correo electrónico de Fabric y se guardará junto a los fotografiados. Fabric solo acepta mensajes procedentes de la dirección verificada de tu cuenta, y puedes autorizar a remitentes adicionales, lo que resulta muy útil si tu pareja o tu gestor también te envían recibos. Encontrarás más detalles en cómo guardar facturas y recibos de correo electrónico automáticamente.

Añade un comentario o etiquetas al guardarlos si te sirve de ayuda. Una etiqueta como «cliente: Harlow» u «oficina en casa» es útil cuando el propio recibo no especifica para qué fue la compra.

Paso 3: Buscar el texto de tus recibos

Fabric lee el texto que hay dentro de imágenes, capturas de pantalla y PDF, incluido el texto fotografiado. Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y escribe el nombre de una tienda, un artículo o una descripción como «tinta de impresora de la primavera pasada». La búsqueda de Fabric localiza coincidencias tanto por significado como por palabras clave.

Escribe un valor entre comillas para obtener una coincidencia exacta. Es la forma más rápida de encontrar un recibo por el número de pedido, los cuatro últimos dígitos de una tarjeta o un importe exacto. Los filtros permiten acotar los resultados por etiqueta, ubicación en tus archivos o tipo de elemento, de modo que la búsqueda puede limitarse a la carpeta de recibos.

Fabric también redacta un breve resumen de cada elemento, extrae atributos como el tipo de contenido y sugiere etiquetas. Las colecciones inteligentes que configures se completan solas a partir de ese contenido, por lo que una colección de recibos puede incorporar los nuevos a medida que van llegando. En cómo encontrar un recibo cuando lo necesitas para gastos se profundiza más en las funciones de búsqueda.

Paso 4: Hacer preguntas y compartir con tu gestor o contable

Abre la carpeta donde guardas tus recibos y abre el asistente de IA. Su ámbito se limitará a esa carpeta, por lo que puedes preguntarle qué recibos proceden de un proveedor en concreto o pedirle una lista de las compras de equipamiento del segundo trimestre. Las respuestas citan los recibos de los que se ha extraído la información, así que revisa cada uno antes de dar por buena una cifra.

Cuando llegue el momento de entregarlos, comparte la carpeta con tu gestor con permisos de visualización. Los usuarios ajenos a Fabric pueden abrir un enlace compartido sin necesidad de registrarse. En roles y permisos se detallan los niveles de lector, comentarista, editor y administrador. Para conocer el procedimiento completo, consulta cómo preparar tus recibos para tu gestor contable.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago para que se pueda buscar el texto de la foto de un recibo?

Guarda la foto en Fabric desde el menú de compartir de tu teléfono, mediante la copia de seguridad de la galería o subiéndola directamente. La búsqueda de Fabric lee el texto que hay dentro de las imágenes, incluido el texto fotografiado.

¿Puedo buscar recibos por importe o número de pedido?

Sí. Pon el número entre comillas en la búsqueda para encontrar una coincidencia exacta con el texto impreso en el recibo.

¿Cuál es la mejor manera de escanear recibos con el teléfono?

Coloca el recibo sobre una superficie plana con buena iluminación, hazle una foto y envíala a Fabric. En cómo escanear documentos de papel con el teléfono encontrarás más consejos para conseguir capturas nítidas.

¿Puede Fabric leer recibos escritos a mano?

El escáner de escritura a mano convierte una foto de un texto manuscrito en una nota estructurada y guarda la foto original junto a ella. Está disponible en el plan gratuito.

¿Puedo guardar los recibos que me llegan por correo electrónico en el mismo lugar?

Sí. Reenvíalos a tu dirección de correo electrónico de Fabric y se guardarán junto con tus recibos fotografiados.

¿Necesito un plan de pago para guardar recibos en Fabric?

No. La subida de fotos y archivos, el escáner de escritura a mano y la búsqueda están incluidos en el plan gratuito, que cuenta con límites de almacenamiento y de tamaño de archivo. Las integraciones con otras aplicaciones requieren un plan de pago.

¿Puedo subir recibos que ya he escaneado en PDF?

Sí. Arrástralos hacia la aplicación o usa la opción «Subir un archivo». El texto de los archivos PDF se puede buscar y los resultados se abrirán en la página correspondiente.

¿Cómo le doy acceso a mis recibos a mi gestor o contable?

Comparte con él la carpeta de recibos con permisos de visualización. Podrá abrir el enlace compartido sin necesidad de crear una cuenta en Fabric.