Cómo guardar recibos en el móvil

Los recibos llegan en dos formatos y ambos son fáciles de perder. Los de papel se desgastan en la cartera o en el bolsillo de un abrigo, y el papel térmico puede borrarse por completo en cuestión de meses. Los que llegan por correo electrónico acaban sepultados entre boletines y actualizaciones de pedidos. En el momento en que necesitas uno, ya sea para justificar un gasto, una devolución, una garantía o para la declaración de la renta, rara vez está donde esperabas.

Esta guía explica las formas habituales en que la gente guarda los recibos en el teléfono, los puntos flacos de esos métodos y cómo guardar los recibos en papel y por correo electrónico en Fabric para tenerlos en un solo lugar y poder buscarlos por el texto impreso en ellos.

Cómo se suelen guardar los recibos en el teléfono

Hacer una foto con la cámara es el método más habitual. Es rápido y no cuesta nada. Luego, la foto se queda en la galería junto con miles de fotos más, y encontrar el recibo de una compra concreta implica retroceder en el tiempo hasta dar, aproximadamente, con la fecha adecuada.

Las aplicaciones de escaneo y las herramientas de gastos como Expensify o la app de notas de gastos propia de una empresa son el siguiente paso para las compras de trabajo. Leen el total y el establecimiento y tramitan la solicitud, lo que resulta muy práctico para los viajes de negocios. Sin embargo, los recibos personales, las garantías y las compras para el hogar no suelen incluirse ahí, por lo que acaban en otro lugar.

Los recibos por correo electrónico a menudo se quedan en la bandeja de entrada, a veces etiquetados. Buscar por el nombre de la tienda suele dar resultados, aunque los recibos de una misma compra pueden estar repartidos entre la confirmación del pedido, el correo electrónico de envío y una factura independiente. Cómo guardar los recibos para la declaración de la renta detalla qué merece la pena conservar y durante cuánto tiempo.

Paso 1: Fotografía los recibos en papel para subirlos a Fabric

Instala la app de Fabric para iOS o Android desde la página de descargas móviles. Fotografía el recibo con la cámara de tu teléfono, abre la foto, pulsa Compartir y elige Fabric. Añade un comentario o etiqueta al guardarlo, como «comida con cliente» o «garantía: frigorífico».

Coloca el recibo estirado sobre una mesa bien iluminada y encuadra todo el documento, incluidos la fecha y el importe total. Los recibos largos de supermercado pueden requerir dos fotos.

Si prefieres no compartir cada uno de forma individual, la aplicación puede hacer una copia de seguridad automática de tu galería de fotos. Puedes elegir sincronizar todas las fotos o solo carpetas específicas, de modo que podrías tener un álbum de «Recibos» y sincronizar únicamente ese. Cómo hacer una copia de seguridad automática de tu galería explica la configuración.

Paso 2: Envía los recibos por correo electrónico al mismo lugar

Reenvía los correos de recibos, o sus archivos PDF adjuntos, a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Email to Fabric solo acepta correos procedentes de la dirección verificada de tu cuenta, y en un equipo puedes autorizar remitentes adicionales, como una pareja con quien compartas las cuentas del hogar.

Los recibos de compras más importantes conviene guardarlos junto con la documentación que los acompaña. Reenvía la confirmación del pedido, fotografía la tarjeta de garantía y guarda ambas cosas en la misma carpeta que el recibo; así, si tienes que hacer una reclamación dos años después, bastará con una sola búsqueda en lugar de tres.

Para los recibos que se envían como enlace a una página web o como PDF en otra aplicación, usa el menú contextual de compartir y selecciona Fabric. Admite enlaces, archivos y texto.

Paso 3: Deja que Fabric los lea y organice

Fabric lee el texto que contienen las fotos, incluido el texto fotografiado, de modo que el nombre de la tienda, los artículos y los importes de un recibo se vuelven indexables. Además, cada recibo se procesa al llegar: Fabric genera incrustaciones para buscar por significado, redacta un resumen, extrae atributos como el tipo de contenido y sugiere etiquetas.

Configura una colección inteligente para los recibos y se irá completando automáticamente a medida que lleguen nuevos desde la cámara, el correo o el menú de compartir. Si necesitas más estructura, crea carpetas como Gastos de trabajo, Hogar e Impuestos, o una carpeta por año. Son opcionales; la búsqueda funciona igualmente sin ellas.

Paso 4: Encuentra un recibo cuando lo necesites

Pulsa Buscar en la aplicación o presiona Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) en el ordenador y describe el recibo. Buscar localiza resultados por significado y por palabra clave, por lo que una búsqueda como «recibo de la cafetera de la primavera pasada» puede encontrarlo. Pon el número de pedido o el importe entre comillas para una coincidencia exacta y filtra por etiqueta o tipo de artículo para afinar la búsqueda.

Para notas de gastos o impuestos, abre la carpeta de recibos y pregúntale al asistente de IA. Una petición como «Enumera los recibos de comidas con clientes en marzo con los totales» devuelve una respuesta citando cada recibo para que puedas comprobar las cifras. Guarda la respuesta como nota para adjuntarla a una reclamación de gastos. Cómo encontrar un recibo cuando lo necesitas para justificar gastos profundiza en este proceso.

Paso 5: Comparte los recibos con otras personas

Cuando un contable o asesor fiscal necesite los recibos de un año, puedes publicar la carpeta como un enlace. La carpeta se publicará como una página web y podrás elegir si los visitantes pueden descargar los archivos. Para colaborar, comparte la carpeta directamente y concédeles permisos de visualización o comentarios. Cómo preparar tus recibos para tu asesor contable explica la entrega con más detalle.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor forma de guardar recibos en el móvil?

Fotografía los recibos en papel y compártelos en Fabric, y reenvía los recibos por correo electrónico a tu dirección de Fabric. Ambos acabarán en una misma biblioteca donde se podrá buscar el texto de cada recibo.

¿Puedo buscar el texto de un recibo fotografiado?

Sí. Fabric lee el texto que contienen las fotos, por lo que puedes buscar por el nombre de la tienda, el artículo o el importe.

¿Cómo guardo los recibos por correo electrónico junto con los de papel?

Reenvía el correo electrónico o su archivo adjunto a tu dirección de correo de Fabric. Se sumará a los recibos fotografiados en la misma biblioteca.

¿Se pueden guardar los recibos en Fabric automáticamente?

Sí. Guarda las fotos de los recibos en un álbum específico y configura la app de Fabric para que haga copias de seguridad únicamente de esa carpeta de tu galería.

¿Puedo añadir una nota a un recibo?

Sí. Añade un comentario o etiquetas al guardarlo, indicando por ejemplo el cliente o el proyecto al que corresponde.

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los recibos?

Depende de para qué sirvan y del país en el que vivas. Las autoridades fiscales establecen sus propias normas, así que consulta con tu asesor contable o la oficina tributaria local.

¿Puedo compartir mis recibos con mi contable?

Sí. Publica la carpeta mediante un enlace y permite las descargas, o compártela con ellos con permisos de visualización o comentarios.

¿Llenarán el almacenamiento de mi teléfono las fotos de los recibos?

Una vez que el recibo esté en Fabric y lo hayas comprobado, puedes eliminar la foto de tu galería. Seguirá estando disponible en Fabric en todos tus dispositivos.

¿Puedo guardar recibos en Fabric con el plan gratuito?

Sí. La subida de fotos y archivos forma parte del plan gratuito, que cuenta con límites de almacenamiento y un uso restringido de la IA. Consulta los precios para ver los planes de pago.