Cómo guardar las grabaciones de las reuniones en un solo lugar

Las grabaciones de reuniones se dispersan de forma predeterminada. Zoom guarda algunas en su nube y almacena otras como archivos MP4 en la carpeta Documentos. Google Meet coloca las grabaciones en el Google Drive del organizador. Microsoft Teams las almacena en OneDrive o SharePoint, según el tipo de reunión. Un equipo que utiliza las tres plataformas, o que trabaja con clientes que prefieren herramientas distintas, acaba con grabaciones repartidas en cuatro o cinco lugares diferentes y sin una lista única para consultarlas.

Esta página explica cómo suelen gestionar las grabaciones los equipos, los problemas que esto suele generar y cómo centralizar tanto las grabaciones anteriores como las reuniones futuras en Fabric para que cada llamada quede en una sola biblioteca con una transcripción en la que se puedan hacer búsquedas.

Cómo se suelen almacenar las grabaciones de las reuniones

La mayoría de las personas deja las grabaciones donde la aplicación de la reunión las guardó. Eso no requiere ningún esfuerzo en el momento. Más tarde, encontrar una llamada implica recordar en qué aplicación tuvo lugar, quién la organizó y aproximadamente cuándo, para luego desplazarse por una lista de grabaciones nombradas por fecha y título de la reunión.

Algunos equipos descargan las grabaciones en una carpeta de una unidad compartida, una por proyecto o cliente. Eso les proporciona un único lugar centralizado. Sin embargo, los archivos son grandes y, en una unidad en la nube estándar, se tratan únicamente como archivos de vídeo, por lo que no hay forma de buscar lo que alguien dijo.

Las herramientas de transcripción como Otter suelen ser el siguiente paso. Producen texto, lo cual ayuda. Sin embargo, a menudo la transcripción reside en una aplicación independiente del resto de las notas, diapositivas y documentos del proyecto, por lo que conectar lo que se dijo con todo lo demás sigue siendo un proceso manual. Cómo encontrar algo que alguien dijo en una reunión analiza este problema de recuperación desde otra perspectiva.

Paso 1: Importa tus grabaciones existentes

Descarga las grabaciones de Zoom, Teams o dondequiera que estén almacenadas y, a continuación, arrástralas a Fabric, pégalas o haz clic en Subir un archivo. La subida permite gestionar grandes cantidades de archivos a la vez. Fabric admite formatos habituales de vídeo y audio, incluidos MP4, MOV, WebM, MP3, WAV y M4A.

Los archivos de vídeo son grandes, por lo que la aplicación de escritorio de Fabric suele ser la opción más sencilla. Monta Fabric como una unidad virtual en Mac, Windows y Linux. Mueve las grabaciones a ella como en cualquier otra carpeta: no ocuparán espacio en tu ordenador y se reproducirán en streaming cuando las abras.

Las grabaciones de Google Meet guardadas en Google Drive se pueden importar a través de una conexión. Google Drive utiliza una sincronización bidireccional profunda, por lo que los archivos se crean dentro de Fabric y se mantienen actualizados. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: Transcríbelas

Fabric puede transcribir el audio y el vídeo subidos, lo que convierte cada llamada en texto que puedes leer y en el que puedes hacer búsquedas. Las transcripciones se pueden editar para corregir nombres o términos de productos. La transcripción requiere un plan de pago.

Una vez transcrita, se pueden realizar búsquedas en la grabación junto con documentos y notas, y las preguntas sobre ella se pueden responder con marcas de tiempo.

Paso 3: Graba reuniones futuras directamente en Fabric

Con la aplicación de escritorio instalada, inicia una llamada en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Fabric detecta la reunión y te ofrece empezar a transcribir. Ningún bot se une a la llamada, por lo que los demás participantes no verán a un asistente adicional.

Durante la llamada, la transcripción aparece en tiempo real y puedes buscar en ella o hacer preguntas a la IA mientras la reunión aún está en curso. Las notas que escribas antes o durante la reunión estarán disponibles para consultarlas y ampliarlas sobre la marcha.

Cuando termina la reunión, Fabric analiza conjuntamente tus notas y la transcripción para generar un resumen. Para las reuniones presenciales, inicia una nota de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric y se generará el mismo resumen cuando te detengas. Las notas de reuniones con IA requieren un plan de pago. Cómo tomar notas de reuniones sin que un bot se una a la llamada detalla la configuración.

Paso 4: Organiza las grabaciones para que un equipo pueda utilizarlas

Una estructura sencilla resulta útil cuando varias personas necesitan acceder a las mismas llamadas. Una carpeta por cliente o proyecto funciona bien, reuniendo grabaciones, resúmenes y documentos relacionados. Fabric crea embeddings, redacta un resumen y extrae los temas de cada elemento a medida que se añade; además, las colecciones inteligentes pueden recopilar llamadas sobre un tema recurrente, como debates sobre precios o entrevistas de contratación, sin que nadie tenga que mover archivos.

Para dar acceso a tus compañeros, comparte la carpeta o el espacio con ellos y asígnales un rol: lector, comentarista, editor o administrador. Los roles y permisos se pueden configurar a nivel de espacio y de archivo. Un comentarista puede dejar comentarios con marca de tiempo en una grabación, lo cual resulta muy útil cuando alguien necesita señalar un momento concreto.

Paso 5: Busca y haz preguntas en todas las llamadas

Pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe lo que buscas. La búsqueda abarca el audio y el vídeo transcritos, encuentra coincidencias por significado y palabra clave, y te lleva a la marca de tiempo exacta. Utiliza comillas para una frase exacta, como el nombre de un producto o una cifra mencionada por alguien.

Para preguntas que abarcan varias llamadas, abre la carpeta y pregunta al asistente de IA. «¿Qué dijo el cliente sobre la fecha de lanzamiento en las últimas tres llamadas?» devuelve una respuesta citando cada grabación con marcas de tiempo clicables. Puedes guardar la respuesta como una nota en la misma carpeta.

Preguntas frecuentes

¿Dónde debería almacenar las grabaciones de Zoom?

Descárgalas de Zoom y súbelas a Fabric, o muévelas a la unidad de escritorio de Fabric. No ocuparán espacio en tu ordenador y podrás transcribirlas y realizar búsquedas en ellas.

¿Puedo guardar juntas las grabaciones de Zoom, Teams y Google Meet?

Sí. Sube las grabaciones de cada aplicación a la misma biblioteca de Fabric y utiliza la aplicación de escritorio para capturar llamadas futuras en las tres plataformas.

¿Puedo buscar lo que se dijo en una reunión grabada?

Sí, una vez transcrita. La búsqueda abarca la transcripción y abre la grabación en la marca de tiempo correspondiente. La transcripción requiere un plan de pago.

¿Fabric añade un bot a mis reuniones?

No. La aplicación de escritorio detecta las llamadas de Zoom, Teams y Google Meet y las transcribe sin necesidad de que se una ningún bot.

¿Almacenar grabaciones de reuniones llenará mi portátil?

Los archivos en la unidad de escritorio de Fabric no ocupan espacio en tu ordenador y se reproducen en streaming cuando los abres.

¿Puedo compartir grabaciones de reuniones con mi equipo?

Sí. Comparte la carpeta o el espacio y asigna un rol a cada persona. Los comentaristas pueden dejar comentarios con marca de tiempo en la grabación.

¿Puedo hacer preguntas a la IA sobre reuniones pasadas?

Sí. Abre la carpeta que contiene las grabaciones y pregunta al asistente de IA. Responde a partir de las transcripciones y cita cada fuente con una marca de tiempo clicable para que puedas escuchar el momento original.

¿Puedo grabar reuniones presenciales?

Sí. Inicia una nota de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric. Cuando termines, Fabric generará un resumen a partir de la grabación y de tus notas.

¿Está incluida la transcripción de reuniones en el plan gratuito?

No. La transcripción y la grabación de reuniones requieren un plan de pago. La subida de archivos está incluida en el plan gratuito, que tiene límites de almacenamiento y de tamaño de archivo. Consulta los precios.