Cómo grabar y transcribir reuniones

Una semana laboral típica puede incluir varios tipos de reuniones. Está la videollamada con un cliente, la reunión diaria en Teams, el café con un proveedor y la conversación de pasillo que se convirtió en una decisión. Cada una genera algo que merece la pena conservar y cada una suele registrarse de forma diferente, si es que se llega a registrar.

Esta guía aborda las formas habituales de grabar y transcribir reuniones, las dificultades con las que se suele encontrar la gente y cómo utilizar Fabric tanto para llamadas online como para reuniones presenciales, de modo que todas las transcripciones terminen en un único lugar donde se puedan realizar búsquedas.

Cómo se suelen grabar y transcribir las reuniones habitualmente

Las plataformas de vídeo cuentan con sus propias herramientas de grabación. Zoom, Microsoft Teams y Google Meet pueden grabar llamadas y, en algunos planes, generan una transcripción. Lo que se obtiene depende del tipo de cuenta y de la configuración de la organización, y las grabaciones permanecen dentro de cada plataforma, por lo que un equipo que utiliza las tres acaba teniendo las transcripciones repartidas en tres lugares diferentes.

Los servicios de toma de notas como Otter o Fireflies envían un bot a la llamada para grabar y transcribir. Funcionan en múltiples plataformas y generan resúmenes bien estructurados. El bot aparece en la lista de participantes, algo que a algunos clientes e invitados externos les resulta incómodo, y algunas empresas bloquean directamente el acceso de bots desconocidos.

Para las reuniones presenciales, la aplicación de notas de voz del teléfono suele ser la opción habitual. Graba de forma fiable, pero revisar un archivo de audio de cuarenta minutos resulta lento y la transcripción debe obtenerse por otro medio.

Luego están las notas manuscritas o mecanografiadas. Recogen lo que quien tomaba las notas consideró importante y pasan por alto el resto, además de ser difíciles de escribir mientras se participa activamente en la conversación.

Paso 1: Instala la aplicación de escritorio

La transcripción de reuniones en Fabric funciona a través de la aplicación de escritorio para Mac, Windows y Linux. Instálala e inicia sesión. Grabar y transcribir reuniones requiere un plan de pago; la página de planes individuales muestra qué planes lo incluyen.

Antes de grabar a alguien, avisa a los demás participantes y consulta la normativa vigente en tu ubicación. Los requisitos de consentimiento para las grabaciones varían según el país, la región y el entorno laboral.

Paso 2: Transcribe llamadas online sin necesidad de un bot

Inicia una llamada en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet como lo harías normalmente. Fabric detectará la reunión y te ofrecerá empezar a transcribirla. Acéptalo y la transcripción aparecerá en tiempo real. Ningún bot se une a la llamada, por lo que ningún participante verá a nadie adicional. La página de notas de reuniones y de voz con IA incluye más información sobre cómo funciona esto.

Mientras la reunión se está llevando a cabo, puedes buscar en la transcripción y hacer preguntas a la IA al respecto. Esto resulta muy útil cuando alguien hace referencia a una cifra mencionada diez minutos antes o cuando te incorporas tarde y quieres saber qué se ha tratado hasta el momento.

También puedes escribir notas antes o durante la llamada. Los puntos de la agenda, los nombres y las preguntas que quieras plantear se sitúan junto a la transcripción en directo y pueden ir ampliándose a medida que avanza la conversación.

Paso 3: Graba reuniones presenciales y notas de voz

Para una reunión alrededor de una mesa, una visita a unas instalaciones o una entrevista, inicia una nota de voz o de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric. La aplicación móvil es la opción más práctica cuando no estás en tu mesa de trabajo. Coloca el teléfono donde pueda captar toda la mesa y detén la nota cuando hayas terminado.

Este mismo enfoque sirve para reflexionar en voz alta durante un paseo o para grabar ideas justo al terminar una reunión. Cómo grabar y transcribir una reunión presencial aborda con más detalle la preparación y colocación en la sala.

Si ya tienes grabaciones anteriores a empezar a usar Fabric, puedes subirlas. La transcripción de audio y vídeo es compatible con archivos MP3, WAV, M4A, MP4, MOV y WebM, por lo que se puede transcribir y buscar en un archivo de reuniones pasadas junto a las nuevas.

Paso 4: Revisa el resumen y busca en reuniones anteriores

Cuando termina una reunión, Fabric analiza conjuntamente tus notas y la transcripción y elabora un resumen de la reunión. Léelo mientras la conversación esté fresca y corrige lo que sea necesario; las transcripciones se pueden editar.

Se pueden realizar búsquedas en todas las transcripciones. Pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe lo que recuerdes, como «cuando Priya dijo que el lanzamiento se retrasaría». La búsqueda de Fabric encuentra coincidencias por significado y salta a la marca de tiempo correspondiente. Consulta cómo encontrar algo que alguien dijo en una reunión para obtener más detalles.

Para consultar varias reuniones a la vez, guárdalas en una carpeta, ábrela y hazle una pregunta al asistente de IA, como por ejemplo: «¿qué pidió el cliente a lo largo de nuestras últimas cuatro llamadas?». Responderá a partir del contenido de esa carpeta e indicará los momentos exactos de los que extrajo la información, con sus marcas de tiempo.

Los resúmenes y las transcripciones son documentos de Fabric, por lo que se pueden compartir como cualquier otro elemento. Comparte una nota de reunión con un compañero con permisos de visualización, comentarios o edición, y podrá abrirla mediante un enlace sin necesidad de registrarse si es externo a tu espacio de trabajo. Colaboración explica cómo funcionan los comentarios y la edición en tiempo real en las notas compartidas.

También es útil asignar un espacio específico a las reuniones recurrentes. Una carpeta para cada cliente o proyecto mantiene juntas las transcripciones relacionadas, lo que hace que las respuestas del asistente sean más precisas cuando limitas su alcance a esa carpeta. No obstante, las carpetas son opcionales: la función de búsqueda encontrará la transcripción independientemente de dónde se encuentre.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo transcribir una reunión sin que se una un bot?

Instala la aplicación de escritorio de Fabric e inicia tu llamada en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Fabric detectará la reunión y te ofrecerá transcribirla, sin que se una ningún bot.

¿Puedo grabar una reunión presencial con mi teléfono?

Sí. Inicia una nota de voz o de reunión manualmente en la aplicación móvil de Fabric. Cuando la detengas, Fabric generará un resumen a partir de la transcripción y de las notas que hayas tomado.

¿La transcripción de reuniones es gratuita?

No. Grabar y transcribir reuniones requiere un plan de pago de Fabric. El plan gratuito incluye notas y subida de archivos, pero no la transcripción.

¿Puedo ver la transcripción durante la reunión?

Sí. La transcripción se genera en tiempo real, y puedes hacer búsquedas en ella y formular preguntas a la IA mientras la llamada sigue en curso.

¿Con qué aplicaciones de reuniones funciona Fabric?

La aplicación de escritorio detecta reuniones en Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Para cualquier otra plataforma, puedes iniciar una nota de voz o de reunión de forma manual.

¿Puedo transcribir grabaciones de reuniones antiguas?

Sí. Sube el archivo de audio o vídeo y Fabric lo transcribirá. Entre los formatos compatibles se incluyen MP3, WAV, M4A, MP4, MOV y WebM.

¿Puedo buscar en todas las transcripciones de mis reuniones?

Sí. La búsqueda de Fabric abarca todas las transcripciones y te dirige a la marca de tiempo exacta. Reuniones en la base de conocimiento con IA describe cómo utilizan esto los equipos.

¿Es necesario que avise a la gente de que estoy transcribiendo la reunión?

Es una buena práctica avisar a los participantes y, en muchos lugares, es un requisito legal. Comprueba las normativas aplicables tanto en tu ubicación como en la del resto de los participantes.