Cómo publicar un PDF como enlace

Muchos PDF se redactan para distribuirse y no para trabajar en ellos: una lista de precios para clientes, el menú de un restaurante, un informe para la junta directiva o las instrucciones de acceso a un evento. Enviar cada uno como archivo adjunto supone tener una copia distinta en cada bandeja de entrada y, en cuanto cambia la página 4, ya hay dos versiones en circulación.

Esta guía analiza las formas habituales de compartir un PDF mediante un enlace y los inconvenientes de cada una de ellas; a continuación, explica paso a paso cómo publicar un PDF desde Fabric: subirlo, crear el enlace, elegir qué pueden hacer los visitantes con él y mantener el contenido actualizado.

Cómo se suele compartir un PDF mediante un enlace

El correo electrónico es la opción predeterminada. Sirve para uno o dos destinatarios, pero el archivo se reenvía, se le cambia el nombre y se guarda en lugares que no puedes controlar, y hacer una corrección implica enviar un segundo correo que algunos pasarán por alto.

Un enlace compartido desde Google Drive, Dropbox o OneDrive suele ser el siguiente paso. Mantiene una sola copia en un único lugar. Sin embargo, la configuración de uso compartido requiere cierta atención: si restringes el enlace, los destinatarios pueden toparse con una pantalla de inicio de sesión o de solicitud de acceso; si lo abres, es fácil compartir la carpeta contenedora por error. Además, el lector accede a la interfaz de la unidad de almacenamiento, con sus menús y barras de herramientas, lo que puede resultar una forma extraña de recibir un documento terminado.

Los servicios de transferencia como WeTransfer son rápidos para envíos puntuales, pero sus enlaces caducan tras un periodo determinado, lo que los descarta para un menú o una política que deba permanecer disponible. La otra opción es subir el PDF a tu propio sitio web. Eso lo mantiene disponible de forma indefinida, a costa de tener que pasar por el CMS del sitio web cada vez que el archivo cambie.

Paso 1: Sube el PDF a Fabric

Arrastra el PDF a la aplicación web o de escritorio de Fabric, pégalo o haz clic en Subir un archivo. Si lo tienes en un correo electrónico o en un chat en el teléfono, ábrelo allí, pulsa Compartir y elige Fabric; las aplicaciones móviles para iOS y Android son compatibles con esta función.

Antes de publicar, abre el archivo en el modo de lectura de Fabric y revísalo por última vez. El enlace publicado muestra la copia alojada en Fabric, por lo que esta es la versión que verá la gente.

Si el PDF es de los que sustituyes habitualmente, como un menú semanal o un informe mensual, crea una carpeta para él y súbelo allí. El paso 5 explica por qué esto resulta útil.

Paso 2: Crea un enlace de publicación

Selecciona o abre el PDF y haz clic en Compartir para abrir la ventana modal de compartir. Abre la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. La función de publicación está pensada para la entrega: los visitantes pueden ver el PDF y descargarlo si lo permites, pero no pueden editarlo ni comentarlo.

Ponle al enlace un nombre que te indique a dónde va dirigido, como «Pie de página del sitio web» o «Dossier para la junta, marzo». Puedes crear tantos enlaces de publicación para el mismo PDF como quieras, cada uno con su propio nombre y configuración, lo cual es útil cuando una copia se incluye en una página pública y otra se envía a un grupo más reducido.

Paso 3: Elige qué pueden hacer los visitantes

«Permitir descargas» determina si los visitantes pueden guardar una copia del PDF. Está disponible en todos los planes, incluido el gratuito. Déjalo activado para cualquier cosa que la gente necesite imprimir o archivar, y desactívalo si prefieres que lean el documento a través del enlace.

«Permitir indexación por motores de búsqueda» controla si Google y otros buscadores pueden incluir la página en los resultados. Actívalo para material público, como una guía de producto, y mantenlo desactivado para cualquier cosa destinada exclusivamente a las personas a las que se lo envíes. Encontrarás más información sobre esta opción en cómo evitar que los motores de búsqueda indexen un archivo compartido. «Permitir a los visitantes copiarlo en su Fabric» permite a cualquiera que use Fabric guardar el PDF en su propia biblioteca.

«Recopilar analíticas de interacción» registra cada visita al enlace, con la fecha, la ubicación y el dispositivo, y genera un gráfico del tráfico a lo largo del tiempo. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team. No identifican con nombre al visitante, por lo que si necesitas saber si una persona en concreto abrió el PDF, facilítale a esa persona un enlace exclusivo.

Paso 4: Añade una contraseña si el PDF es privado

La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team. Haz clic con el botón derecho en el PDF dentro de Fabric, o ábrelo y haz clic en el menú de tres puntos; a continuación, elige «Añadir protección por contraseña» e introduce una contraseña. Quien lo abra tendrá que escribir primero la contraseña, y su acceso tendrá una duración de seis horas antes de que se le vuelva a solicitar. La página sobre protección por contraseña explica todos los detalles.

No hay opción de restablecer la contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas antes de enviar el enlace. Para cambiarla más adelante, introduce la contraseña antigua y elige una nueva. Si el PDF contiene datos financieros o personales, el artículo sobre cómo compartir archivos grandes de forma segura detalla una serie más amplia de precauciones que conviene tomar.

Paso 5: Envía el enlace y mantenlo actualizado

Copia el enlace y envíalo a donde tenga que ir: un correo electrónico, un mensaje de equipo, un botón en tu sitio web o un código QR impreso en una tarjeta de mesa. Cada ubicación puede tener su propio enlace con nombre si quieres ver cuál genera más visitas.

Cuando el contenido cambie, editar el original en Fabric actualizará la versión publicada, por lo que la URL que ya has distribuido seguirá funcionando. Aquí es donde resulta útil la carpeta del paso 1. Una carpeta publicada se muestra como una página web, por lo que si publicas la carpeta en lugar del archivo individual, puedes sustituir el PDF por el de la semana siguiente y el mismo enlace lo mostrará. El artículo sobre cómo convertir una carpeta en un sitio web profundiza más en este método.

Si prefieres que el enlace esté en tu propio dominio en lugar de fabric.so, los dominios personalizados están disponibles en el plan Pro. La guía sobre cómo compartir archivos en tu propio dominio explica paso a paso la configuración de DNS.

Preguntas frecuentes

¿Puedo publicar un PDF como enlace de forma gratuita?

Sí. La publicación, incluida la opción de permitir descargas, está incluida en el plan gratuito. La protección por contraseña y las analíticas de enlaces requieren un plan Pro o Team; la página de precios detalla lo que incluye cada plan.

¿Necesita la gente una cuenta de Fabric para abrir un PDF publicado?

No. Cualquier persona que tenga el enlace puede abrirlo en un navegador. Si utilizan Fabric y tú lo has permitido, también pueden copiar el PDF en su propia biblioteca.

¿Cómo evito que la gente descargue mi PDF?

Desactiva «Permitir descargas» cuando crees el enlace de publicación. Los visitantes seguirán pudiendo ver el PDF a través del enlace.

¿Aparecerá mi PDF publicado en los resultados de búsqueda de Google?

Solo si activas «Permitir indexación por motores de búsqueda» para ese enlace. Déjalo desactivado para cualquier contenido que desees reservar únicamente a las personas a las que se lo envíes.

¿Puedo ver cuántas personas han abierto el enlace a mi PDF?

En los planes Pro y Team, sí. Activa las analíticas de interacción y verás las visitas a lo largo del tiempo, junto con la fecha, la ubicación y el dispositivo de cada visita. Los visitantes no aparecen con su nombre, así que utiliza un enlace independiente por persona cuando eso sea importante.

¿Puedo actualizar un PDF publicado sin enviar un enlace nuevo?

Sí. Al editar el archivo de origen en Fabric se actualiza la versión publicada. En el caso de un PDF que sustituyas con frecuencia, publica la carpeta en la que se encuentra y luego sustituye el archivo dentro de la carpeta.

¿Puede la gente dejar comentarios en un PDF publicado?

No. Los enlaces publicados son solo para visualización y descarga. Para recibir comentarios, comparte el PDF con permisos de comentarista; así, los usuarios podrán resaltar y comentar sobre el texto.

¿Puedo proteger un enlace de PDF con contraseña?

Sí, en los planes Pro y Team. Añade protección por contraseña al PDF en Fabric y cualquiera que abra el enlace tendrá que introducir la contraseña, la cual es válida durante seis horas por visita.

¿Puedo publicar varios PDF en un solo enlace?

Sí. Ponlos en una sola carpeta y publica la carpeta. Aparecerá como una única página web que contendrá todos los PDF de su interior.