Cómo proteger con contraseña las notas que compartes

Las notas suelen ser lo más sincero que alguien escribe. Notas de reuniones con comentarios francos sobre un proveedor, un registro continuo de las citas médicas de un padre compartido entre hermanos, notas de entrevistas sobre candidatos a un puesto, las actas de una asociación de vecinos con nombres y direcciones. Tienen que llegar a un grupo reducido y es fácil compartirlas más de la cuenta porque el enlace a una nota parece de lo más inofensivo.

Esta página analiza cómo se suelen compartir las notas privadas y cómo escribirlas en Fabric, protegerlas con contraseña y compartirlas, ya sea para editarlas juntos o como una página de solo lectura.

Cómo se suelen compartir las notas privadas

Las aplicaciones de notas del móvil son donde surgen muchas de ellas. Apple Notes, por ejemplo, permite proteger una nota con contraseña o Face ID, lo cual es ideal para mantener la privacidad en tus propios dispositivos. Compartir esas notas con alguien en Android o en un portátil de trabajo ya es otra historia, por lo que la gente suele copiar el texto en un correo o mensaje, y la nota privada pasa a ser una copia desprotegida.

Las herramientas colaborativas como Google Docs y Notion suelen ser el siguiente paso. Están diseñadas para compartir, con invitaciones por correo electrónico y edición en tiempo real. El acceso se gestiona a través de cuentas y, cuando un destinatario no tiene una o la invitación llega a una dirección equivocada, la solución rápida es cambiar la página a «cualquier persona con el enlace», que es cuando las notas privadas empiezan a circular libremente.

Otras personas optan por pegar las notas en un PDF protegido con contraseña. Esto bloquea el contenido, pero a costa de convertir un documento vivo en uno estático que hay que volver a exportar cada vez que cambia. Notas de reuniones: una guía completa explica cómo estructurar las notas que se comparten a menudo.

Paso 1: Escribe o recopila las notas en Fabric

Crea una nota en Fabric y empieza a escribir, o pega un texto y se convertirá en una nota. El editor de notas y documentos es compatible con markdown y te permite enlazar a otros archivos y notas de tu espacio de trabajo. Las notas están incluidas en el plan gratuito.

Las notas también pueden proceder de otros lugares. El escáner de escritura a mano convierte una foto de la página de un cuaderno en una nota estructurada y conserva la foto original al lado; es gratuito. Una nota de reunión o de voz, que requiere un plan de pago, genera un resumen que combina tus notas con la transcripción al detener la grabación.

Agrupa las notas que vayas a compartir en una sola carpeta. Las actas de un comité, las notas sobre un cliente o las notas compartidas de cuidados familiares forman, cada una, una carpeta natural.

Paso 2: Protege la nota o la carpeta

Haz clic derecho en la nota o carpeta, o ábrela y pulsa en el menú de tres puntos, y selecciona Añadir protección con contraseña. Introduce la contraseña. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Bloquear la carpeta es la mejor opción para las notas que siguen creciendo. Una contraseña en una carpeta también protege los archivos que se añadan a ella más adelante, de modo que las notas de la reunión del próximo mes estarán protegidas en cuanto las crees en esa carpeta.

Si solo unas pocas notas de una carpeta compartida son confidenciales, protege esas notas de forma individual. Cada archivo o carpeta puede tener su propia contraseña, de modo que las notas generales del proyecto sigan siendo fáciles de abrir mientras que la nota con debates salariales o detalles médicos requiera una contraseña que el resto del grupo no tenga.

Guarda la contraseña en un gestor de contraseñas, ya que no se puede restablecer. Cualquier persona con acceso a la nota protegida tendrá que introducir la contraseña, y su acceso durará 6 horas antes de que se le vuelva a solicitar.

Paso 3: Comparte las notas con las personas adecuadas

Haz clic en Compartir para abrir la ventana modal de uso compartido e invita a las personas con el rol que mejor se adapte a ellas. Los lectores pueden leer, los comentaristas pueden resaltar texto y añadir comentarios, y los editores pueden modificar las notas. Los roles se pueden definir a nivel de espacio y de archivo, por lo que un familiar podría editar las notas de cuidados mientras que un enfermero a domicilio solo las ve. Roles y permisos explica cada función.

El acceso de comentarista es ideal para notas que deben revisarse antes de ser definitivas, como los borradores de actas. Los miembros resaltan la línea con la que no están de acuerdo y dejan un comentario, y tú marcas cada comentario como completado una vez corregida la nota, de modo que puedes ver de un vistazo qué puntos siguen abiertos.

Las personas ajenas a tu espacio de trabajo pueden usar un enlace compartido sin necesidad de registrarse. La edición en tiempo real, los comentarios y la presencia se detallan en la página de colaboración. Cómo compartir la información médica de un padre con los hermanos muestra una forma en que las familias configuran esto.

Paso 4: Publica una versión de solo lectura cuando la necesites

A veces, un grupo necesita leer las notas sin modificarlas, como las actas de un comité enviadas a todos los miembros. Abre la pestaña Publicar en la ventana modal de compartir, haz clic en Crear enlace y ponle un nombre. Elige si deseas recopilar estadísticas de interacción, permitir la indexación en motores de búsqueda, dejar que los visitantes copien las notas a su Fabric y permitir descargas. Para las notas privadas, la indexación debe permanecer desactivada. La página de publicación describe las opciones.

Los enlaces publicados son solo de lectura, y editar la nota en Fabric actualiza la versión publicada, por lo que las correcciones llegan a los lectores sin necesidad de un enlace nuevo. Envía la contraseña por separado del enlace. Para cambiarla más adelante, introduce la contraseña antigua y elige una nueva.

Preguntas frecuentes

¿Cómo comparto una nota con contraseña?

En Fabric, haz clic derecho en la nota, selecciona Añadir protección con contraseña, establece una contraseña y, a continuación, comparte o publica la nota. Envía la contraseña por separado del enlace.

¿Pueden otras personas editar una nota protegida con contraseña?

Sí, si la compartes con ellos con el rol de editor. Primero introducen la contraseña y luego editan con normalidad.

¿Puedo proteger todo un cuaderno de notas a la vez?

Coloca las notas en una carpeta y protege la carpeta. La contraseña cubrirá todas las notas que contenga, incluidas las que añadas más adelante.

¿Las personas con las que comparto necesitan una cuenta de Fabric?

No. Las personas externas pueden usar enlaces compartidos sin necesidad de registrarse.

¿Qué pasa si olvido la contraseña de mis notas?

No se puede restablecer la contraseña. Guarda la contraseña en un gestor de contraseñas.

¿Cuánto dura el acceso una vez que alguien introduce la contraseña?

Seis horas. Después de ese tiempo, se les pedirá que la introduzcan de nuevo.

¿Puedo saber si alguien ha leído mis notas publicadas?

Si las analíticas están activadas, las analíticas de enlaces muestran las visitas con fechas, ubicación y dispositivo. Para saber quién lo ha abierto, proporciona a cada persona su propio enlace personalizado. Esta función está en los planes Pro y Team.

¿Puedo quitar la contraseña de una nota más adelante?

Sí. Selecciona quitar la protección con contraseña e introduce la contraseña actual para confirmar.

¿Las notas son gratuitas en Fabric?

Sí, las notas están incluidas en el plan gratuito. La protección con contraseña requiere Pro o Team. Consulta los precios.