Cómo proteger con contraseña los archivos de diseño que compartes

El trabajo de diseño a menudo tiene que mostrarse antes de poder hablar de él. Un cambio de marca antes del lanzamiento, el embalaje de un producto que aún no se ha anunciado, pantallas de una aplicación cubiertas por un acuerdo de confidencialidad o un logotipo aún en una fase en la que el cliente podría rechazarlo. Los diseñadores envían estos elementos para su revisión y entrega constantemente, y una maqueta filtrada puede causar verdaderos problemas al cliente.

Esta guía explica cómo suelen compartir los diseñadores el trabajo que desean mantener privado y cómo compartir archivos de diseño desde una carpeta protegida con contraseña en Fabric, con una vía independiente para los comentarios y otra para la entrega final.

Cómo suelen compartir los diseñadores los archivos de diseño privados

Las herramientas de diseño tienen sus propias opciones para compartir. Un enlace de Figma, por ejemplo, puede limitarse a personas invitadas o abrirse a cualquiera que tenga el enlace, y algunos planes añaden enlaces protegidos con contraseña. Es la opción natural para los archivos activos. Las exportaciones, los PDF de presentaciones, las fotografías y el paquete de recursos final suelen alojarse en otro lugar, por lo que un proyecto termina compartiéndose desde dos o tres sitios diferentes con distintas reglas de acceso.

Los servicios de transferencia de archivos como WeTransfer son habituales para la entrega. Los planes de pago pueden añadir una contraseña y una fecha de caducidad, y el destinatario obtiene una descarga sin necesidad de tener una cuenta. Una transferencia entrega los archivos y termina ahí: los comentarios se devuelven por separado por correo electrónico, y la siguiente versión implica una nueva transferencia.

Las carpetas compartidas en unidades en la nube son el tercer hábito, especialmente para las agencias. Lo guardan todo en un solo lugar, aunque el acceso suele ser mediante una cuenta, y mostrar a un cliente una subcarpeta sin el resto puede resultar engorroso. La gestión de activos digitales para agencias analiza cómo organizan esto los estudios a gran escala.

Paso 1: Pon los archivos del proyecto en una carpeta

Crea una carpeta para el proyecto o el cliente y añade el trabajo: PNG y PDF exportados, presentaciones, fotografías y archivos de origen. Arrástralos dentro o haz clic en Subir un archivo. Si tu equipo trabaja desde Finder o el Explorador de archivos, la aplicación de escritorio monta Fabric como una unidad compartida, de modo que los archivos guardados desde tus herramientas de diseño van a parar directamente a la carpeta del proyecto. El artículo Formatos de archivos de diseño explicados te ayudará a decidir qué formatos compartir en cada etapa.

Fabric extrae el tipo de contenido, los conceptos y los colores de las imágenes a medida que llegan. Eso hace que se pueda buscar en la carpeta de la forma en que los diseñadores suelen hacerlo: pega un código HEX o utiliza el selector de color para encontrar todos los recursos de un color de marca, o selecciona una maqueta y realiza una búsqueda por similitud para encontrar otras con una composición coincidente. La sección Buscar detalla todas las opciones.

Paso 2: Protege la carpeta con una contraseña

Haz clic con el botón derecho en la carpeta, o ábrela y haz clic en el menú de tres puntos, y elige Añadir protección por contraseña. Introduce una contraseña. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

La contraseña de una carpeta también cubre los archivos añadidos más adelante, lo que resulta idóneo para proyectos de diseño en los que no paran de llegar nuevas revisiones. Las maquetas de la tercera ronda quedan protegidas en cuanto se guardan en la carpeta.

La carpeta de cada cliente puede tener su propia contraseña, de modo que el acceso al trabajo aún no publicado de un cliente no dé acceso al de otro. Guarda las contraseñas en el gestor de contraseñas compartido de tu equipo, ya que Fabric no ofrece restablecimiento de contraseña. Cualquier persona con acceso debe introducir la contraseña, y el acceso dura 6 horas.

Paso 3: Comparte la carpeta para su revisión

Para recibir comentarios, haz clic en Compartir e invita al cliente como comentarista. En las imágenes, puede dibujar sobre el diseño y adjuntar un comentario al dibujo, de modo que «sube esto» apunte al elemento exacto. En los PDF y otros archivos de texto, puede resaltar texto y comentar. Cada comentario se puede marcar como completado, de modo que una ronda de comentarios funciona como una lista de tareas pendientes. La página de anotaciones muestra estas herramientas.

Una ronda típica funciona de la siguiente manera: guardas las nuevas maquetas en la carpeta protegida, avisas al cliente de que la segunda ronda está lista y le envías la contraseña por un canal independiente si aún no la tiene. El cliente revisa las imágenes dibujando y comentando, y tú vas marcando cada comentario a medida que realizas el cambio. En la siguiente ronda, los comentarios abiertos muestran lo que todavía queda pendiente.

Para que un cliente solo acceda a su propio trabajo, crea un espacio exclusivamente para él y comparte dicho espacio; únicamente verá ese espacio. Los roles (lector, comentarista, editor, administrador) se establecen a nivel de espacio y de archivo, tal como se describe en roles y permisos. Los revisores externos pueden abrir un enlace compartido sin necesidad de registrarse.

Paso 4: Publica los archivos finales para la entrega

Cuando el trabajo esté aprobado, publica la carpeta final. Haz clic en Compartir, abre la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Las carpetas se publican como una página web, lo que conforma una página de entrega impecable para un kit de marca. Ponle nombre al enlace, activa Permitir descargas para que el cliente pueda llevarse los archivos y mantén desactivada la indexación por parte de los motores de búsqueda hasta el lanzamiento. Cada ajuste se describe en la página de publicar.

Al editar el archivo de origen en Fabric, se actualiza la versión publicada, por lo que un archivo de logotipo corregido o un conjunto de iconos adicional añadido tras la entrega aparecerán en la misma página. El cliente conserva un único enlace para el kit de marca en lugar de un rastro interminable de correos electrónicos de transferencias.

Con las analíticas de interacción activadas, las analíticas de enlaces muestran las visitas junto con las fechas, la ubicación y el dispositivo. En el plan Pro puedes publicar en el propio dominio de tu estudio, algo que algunas agencias prefieren para las entregas a clientes.

Preguntas frecuentes

¿Cómo comparto archivos de diseño de forma segura con un cliente?

Coloca los archivos en una carpeta de Fabric, añade protección por contraseña a la carpeta y compártela con el cliente como comentarista para su revisión o publícala para la entrega. Envía la contraseña por separado.

¿Pueden los clientes dejar comentarios directamente en un diseño?

Sí, mediante un enlace compartido con permiso de comentarista. Dibujan sobre la imagen y adjuntan un comentario, y tú marcas cada comentario como completado. Los enlaces publicados son de solo lectura.

¿Las nuevas versiones que añada también estarán protegidas por contraseña?

Sí. La contraseña de una carpeta cubre los archivos que se añadan a ella más adelante.

¿Puedo darle a cada cliente su propia contraseña?

Sí. Cada archivo o carpeta puede tener su propia contraseña, de modo que las carpetas de diferentes clientes pueden tener contraseñas distintas.

¿Puedo impedir que la gente descargue mis maquetas?

Permitir descargas es un ajuste que eliges para cada enlace publicado. Déjalo desactivado en un enlace de vista previa y actívalo para el enlace de entrega.

¿Puedo buscar un archivo de diseño por color?

Sí. Pega un código HEX en la búsqueda o selecciona un color, y Fabric encontrará las imágenes que contengan ese color.

¿Necesita mi cliente una cuenta de Fabric para revisar?

No. Las personas externas pueden utilizar los enlaces compartidos sin necesidad de registrarse.

¿Qué plan necesita un equipo de diseño?

La protección por contraseña y las analíticas de enlaces requieren el plan Pro o Team. Los precios no son por usuario. Consulta los precios para equipos.