Cómo proteger con contraseña los contratos que compartes

Los contratos pasan de una persona a otra más que la mayoría de los documentos. Un acuerdo con un profesional independiente se envía a un cliente para su revisión, un contrato de arrendamiento va y viene con el arrendador, un contrato de trabajo pasa por RR. HH., un responsable y una nueva incorporación, y un acuerdo con un proveedor se envía a un contable a final de año. Cada copia incluye tarifas, datos bancarios, direcciones personales y cláusulas que ninguna de las partes desea que circulen.

Esta guía explica cómo se suelen enviar contratos con cierta protección y cómo guardarlos en una carpeta protegida con contraseña en Fabric, compartir borradores para recibir comentarios y entregar copias finales como enlaces protegidos. Se centra en el almacenamiento y el uso compartido de los documentos; la firma de los mismos es un paso independiente.

Cómo se suelen compartir los contratos de forma segura

Los archivos adjuntos de correo electrónico siguen siendo la opción predeterminada. Se envía un PDF o DOCX, se devuelve con modificaciones y se vuelve a enviar. Algunas personas añaden una contraseña con Acrobat o con el cifrado de Word antes de enviarlo, lo que protege esa copia en concreto. Sin embargo, tras varias rondas, hay varias versiones en varias bandejas de entrada, cada una con su propia contraseña o sin ninguna, y encontrar la definitiva implica tener que buscar en los correos enviados.

Las plataformas de firma electrónica como DocuSign gestionan bien la fase de firma, y muchas pueden requerir un código de acceso antes de que el firmante abra el sobre. Están diseñadas para obtener una firma, por lo que los borradores, los anexos y la correspondencia previa suelen almacenarse en otro lugar.

Las unidades en la nube son el lugar donde suelen terminar los contratos firmados, en una carpeta llamada Contratos con nombres de archivo de calidad variable. Compartir desde allí depende de que la otra parte disponga de una cuenta compatible. Cómo mantener los documentos importantes seguros y fáciles de encontrar aborda el tema del almacenamiento más a fondo.

Paso 1: Guarda los contratos en una carpeta específica

Crea una carpeta para los contratos, o una por cliente o contraparte si gestionas muchos. Arrastra archivos PDF y DOCX, haz clic en Subir un archivo o reenvía un correo electrónico con el contrato adjunto a tu dirección de correo de Fabric. Fabric acepta correos de la dirección verificada de tu cuenta y, en un equipo, puedes autorizar a remitentes adicionales. A medida que guardes cada contrato, puedes añadir un comentario o etiquetas, como el nombre de la contraparte o el mes de renovación, lo que facilitará la revisión visual de la carpeta más adelante.

Fabric lee el texto dentro de cada contrato, redacta un breve resumen y permite realizar búsquedas por significado y palabra clave. Escribe una frase entre comillas para una coincidencia exacta, como «limitación de responsabilidad», y los resultados se abrirán en la página donde aparece. Para responder a una pregunta en varios contratos, abre la carpeta y pregunta al asistente de IA, que se limitará a esa carpeta y citará los contratos utilizados. Te indicará la cláusula correspondiente; interpretar lo que significa dicha cláusula para ti sigue siendo tarea tuya o de tu abogado.

Paso 2: Bloquea la carpeta de contratos

Haz clic derecho en la carpeta de contratos, o ábrela y haz clic en el menú de tres puntos, luego elige Añadir protección por contraseña e introduce una contraseña. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Una contraseña en una carpeta también cubre los archivos añadidos con posterioridad, por lo que las renovaciones del próximo trimestre estarán protegidas en el momento en que se guarden. Si un contrato debe dirigirse a destinatarios diferentes, como un acuerdo laboral individual, protege ese archivo por separado con su propia contraseña.

Guarda la contraseña en un gestor de contraseñas, ya que no se puede restablecer. Cualquier persona con acceso a la carpeta, incluidos los compañeros de trabajo, deberá introducirla, y el acceso dura 6 horas antes de que se vuelva a solicitar. Para obtener una visión más amplia de cómo gestiona Fabric los datos privados, consulta privacidad y seguridad. Que una configuración cumpla con tus propias obligaciones de confidencialidad es algo que debe decidir tu equipo legal o de cumplimiento normativo.

Paso 3: Comparte borradores con la otra parte para recibir comentarios

Cuando un borrador requiera revisión, haz clic en Compartir e invita a la otra parte con permisos de comentarista. Introducirán la contraseña, resaltarán el texto que deseen debatir y añadirán un comentario. Puedes marcar cada comentario como resuelto a medida que se solucione, lo que ofrece a ambas partes una lista actualizada de los puntos pendientes. La página de anotaciones explica los aspectos destacados y los comentarios.

Para un cliente con el que trabajes habitualmente, crea un espacio solo para él y compártelo, de modo que solo vea sus propios acuerdos. Cómo dar acceso a un cliente solo a sus archivos explica detalladamente esa configuración. Las personas externas pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse.

Paso 4: Entrega el contrato definitivo como un enlace protegido

Una vez que el contrato sea definitivo o esté firmado, publícalo en lugar de adjuntarlo. Haz clic en Compartir, abre la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Asigna un nombre al enlace, desactiva la indexación en motores de búsqueda, decide si los visitantes pueden copiarlo en su propio Fabric y activa Permitir descargas si la otra parte necesita su propia copia para sus registros. La página de publicación describe cada ajuste.

Activa las analíticas de interacción para ver cuándo se visita el enlace. Las analíticas de enlaces muestran fechas, ubicación y dispositivo para cada enlace, pero no el nombre del visitante, por lo que conviene proporcionar a cada destinatario su propio enlace personalizado si necesitas saber quién lo abrió.

Envía la contraseña por teléfono o mensaje de texto, no en el mismo correo electrónico que el enlace. Si necesitas cambiarla, introduce la contraseña antigua y elige una nueva.

Preguntas frecuentes

¿Cómo envío un contrato de forma segura por correo electrónico?

En lugar de adjuntar el archivo, publícalo desde una carpeta de Fabric protegida con contraseña y envía el enlace por correo electrónico. Envía la contraseña por separado, por ejemplo, mediante un mensaje de texto.

¿Puede la otra parte comentar en un contrato protegido?

Sí, si lo compartes con permisos de comentarista. Una vez introducida la contraseña, podrán resaltar una cláusula y comentarla. Los enlaces publicados son de solo lectura.

¿Puedo buscar una cláusula en todos mis contratos?

Sí. La búsqueda lee el texto dentro de los PDF y documentos. Utiliza comillas para una frase exacta y los resultados se abrirán en la página coincidente.

¿Puede la IA indicarme cuándo se renueva un contrato?

Abre la carpeta de contratos y pregunta al asistente de IA; responderá a partir de esos contratos y citará la fuente para que puedas comprobarlo. Cómo hacer un seguimiento de las fechas de renovación aborda esto con más detalle.

¿Necesita la otra parte una cuenta de Fabric para leer el contrato?

No. Las personas externas pueden abrir enlaces compartidos y publicados sin registrarse. Necesitan el enlace y la contraseña, que debes enviar por separado.

¿Cuánto dura el acceso una vez introducida la contraseña?

Seis horas. Transcurrido ese tiempo, deberán introducir la contraseña de nuevo.

¿Qué ocurre si pierdo la contraseña de mi carpeta de contratos?

No hay opción de restablecimiento de contraseña. Guárdala en un gestor de contraseñas y considera la posibilidad de utilizar una bóveda de equipo compartida si tus compañeros también la necesitan.

¿La protección por contraseña requiere un plan de pago?

Sí, Pro o Team. Consulta las tarifas para conocer los detalles de los planes.