Cómo proteger con contraseña un documento de Word

Los documentos de Word contienen muchos datos privados: el borrador de una carta de oferta con una cifra salarial, una solicitud de subvención antes de enviarla, una carta de recomendación, la redacción de una queja para Recursos Humanos o el capítulo de un manuscrito enviado a un primer lector. Suelen enviarse por correo electrónico como archivos adjuntos en formato DOCX, lo que significa que el archivo queda expuesto a cualquiera que tenga acceso a esa bandeja de entrada, ya sea ahora o más adelante.

Esta guía explica cómo se suele proteger un archivo de Word, las ventajas y desventajas de cada opción, y cómo poner una contraseña a un documento de Word en Fabric y enviarlo como un enlace.

Cómo se suele proteger con contraseña un documento de Word

Word tiene su propia opción. En Windows se encuentra en Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña; en Mac se encuentra en la pestaña Revisar, dentro de Proteger documento. La contraseña se guarda en el propio archivo, por lo que el documento la solicitará allí donde se abra. Es gratuito si ya tienes Word y viaja junto con el archivo adjunto. Los problemas surgen después: la contraseña no se puede cambiar en las copias que ya has enviado, y algunos destinatarios abren archivos DOCX en otras aplicaciones o en un teléfono móvil, donde abrir un archivo cifrado puede resultar complicado.

A veces se confunde la opción Restringir edición de Word con el bloqueo por contraseña. Esta función limita lo que los usuarios pueden modificar en el documento, pero no les impide leerlo, por lo que resuelve un problema diferente.

Otra opción es subir el archivo a Google Drive o OneDrive y restringir el enlace a personas concretas. Esto permite mantener una única copia en lugar de varias, aunque es posible que el destinatario necesite una cuenta del mismo proveedor y el archivo quedará guardado en una unidad junto con todo lo demás, obligándote a vigilar la configuración de uso compartido. En Cómo guardar documentos importantes de forma segura en internet se analizan opciones más amplias para archivos confidenciales.

Paso 1: Sube el documento de Word

Arrastra el archivo DOCX a Fabric, pégalo o haz clic en Subir un archivo. Si sigues trabajando en Word en tu ordenador, la aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad en el Finder o en el Explorador de archivos, lo que te permite guardar el documento directamente en una carpeta de Fabric.

Si el documento te ha llegado como un archivo adjunto de correo electrónico, como el borrador de un contrato de un abogado o una carta de un compañero, reenvía el correo a tu dirección de Fabric y el archivo adjunto llegará a tu biblioteca sin tener que pasar por la carpeta de descargas. Fabric solo acepta correos enviados desde la dirección verificada de tu cuenta.

Fabric lee el texto que contienen los archivos DOCX, por lo que el documento se puede buscar por su contenido. La función de búsqueda busca por significado y por palabras clave, lo cual resulta muy útil cuando más adelante necesitas encontrar qué borrador mencionaba una cláusula o una cifra concreta.

Paso 2: Añade una contraseña al documento

Haz clic con el botón derecho en el documento, o ábrelo y pulsa en el menú de tres puntos, y selecciona Añadir protección por contraseña. Introduce la contraseña. La protección con contraseña requiere un plan Pro o Team.

Antes de cerrar el cuadro de diálogo, guarda la contraseña en un gestor de contraseñas. Fabric no cuenta con una opción de restablecimiento de contraseña, por lo que, si la pierdes, el documento quedará bloqueado.

A partir de ese momento, cualquier persona con acceso al documento tendrá que introducir la contraseña para abrirlo, incluidos los compañeros de tu espacio de trabajo. El acceso dura 6 horas; pasado ese tiempo, deberán introducirla de nuevo. Si vas a proteger un conjunto de documentos relacionados, como todos los borradores de una propuesta de financiación, guárdalos en una misma carpeta y protege esa carpeta; los archivos que añadas más adelante estarán protegidos por la misma contraseña.

Paso 3: Comparte el documento para su revisión

Cuando alguien tenga que revisar el texto, haz clic en Compartir e invítale con permiso de comentarista. Deberá introducir la contraseña, tras lo cual podrá resaltar texto y añadir comentarios opcionales, de modo que las observaciones queden junto a la frase a la que corresponden. Puedes marcar cada comentario como completado una vez que lo hayas resuelto. La página de anotaciones muestra cómo funcionan los destacados y los comentarios.

Los revisores externos pueden abrir un enlace compartido sin necesidad de registrarse en Fabric. Elige el rol adecuado para cada tarea: lector para quien solo necesite leer el documento, o comentarista para quien vaya a aportar sugerencias. En Roles y permisos se describe cada uno de ellos.

Paso 4: Publica la versión definitiva como un enlace protegido

Cuando el documento esté listo para ser entregado, utiliza la pestaña Publicar. Haz clic en Crear enlace, ponle un nombre y elige si deseas recopilar estadísticas de interacción, permitir la indexación en motores de búsqueda, dejar que los visitantes lo copien en su propio Fabric y permitir las descargas. Si el destinatario necesita editar el archivo DOCX en Word más adelante, activa las descargas. Si solo necesita leerlo, puedes dejarlas desactivadas. La página de publicación explica todas las opciones.

Con las analíticas activadas, las analíticas de enlaces muestran las visitas al enlace con fechas, ubicación y dispositivo. Las estadísticas no indican quién ha sido el visitante, por lo que si varias personas van a recibir el documento, proporciona a cada una un enlace con un nombre diferente.

Envía la contraseña por una vía distinta a la del enlace, por ejemplo mediante una llamada telefónica o un mensaje de texto. Si necesitas cambiarla, introduce la contraseña antigua y elige una nueva. Para eliminar la protección, introduce la contraseña para confirmar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo pongo una contraseña a un documento de Word?

Dentro de Word, puedes cifrar el archivo desde la opción Proteger documento. En Fabric, sube el DOCX, haz clic con el botón derecho sobre él, elige Añadir protección por contraseña y, a continuación, comparte o publica el enlace.

¿Puedo proteger con contraseña un documento de Word en un Mac?

Sí. Word para Mac tiene la opción Proteger documento en la pestaña Revisar. Fabric funciona de la misma manera en Mac, Windows, Linux y en la web.

¿Cuál es la diferencia entre Restringir edición y una contraseña?

Restringir edición en Word controla lo que los usuarios pueden modificar en un documento. Una contraseña controla si pueden llegar a abrirlo o no.

¿Pueden los revisores comentar en un documento de Word protegido con contraseña?

Sí, siempre que lo compartas con permiso de comentarista. Podrán resaltar texto y añadir comentarios tras introducir la contraseña. Los enlaces publicados son de solo lectura.

¿Puedo cambiar la contraseña después de haber compartido el documento?

Sí. Introduce la contraseña antigua y elige una nueva. El enlace no cambia, por lo que solo tendrás que volver a enviar la contraseña.

¿Qué pasa si olvido la contraseña?

Fabric no dispone de recuperación de contraseñas. Guarda la contraseña en un gestor de contraseñas en el momento de crearla.

¿La protección con contraseña en Fabric requiere un plan de pago?

Sí. Está disponible en los planes Pro y Team. La subida de documentos y la publicación están incluidas en el plan gratuito. Consulta las tarifas.

¿La persona a la que se lo envío necesita una cuenta de Fabric?

No. Los usuarios externos pueden abrir enlaces compartidos y publicados sin necesidad de registrarse. Solo necesitan el enlace y la contraseña.

¿Puedo proteger toda una carpeta de documentos de Word a la vez?

Sí. Añade protección por contraseña a la carpeta. Esta se aplicará a los documentos que contenga y a los que se añadan con posterioridad.