Cómo proteger un PDF con contraseña

Algunos archivos PDF requieren más cuidado que otros antes de salir de sus manos. Un informe médico para un nuevo especialista, una nómina para un intermediario hipotecario, un contrato de alquiler con sus datos bancarios en la página cuatro. Enviar el archivo como adjunto por correo electrónico significa que queda una copia en dos bandejas de entrada indefinidamente, y cualquiera que tenga acceso al mensaje puede abrirlo.

Esta guía explica las formas habituales de proteger un PDF con contraseña, las ventajas y desventajas de cada una, y cómo añadir una contraseña a un PDF en Fabric y enviarlo como un enlace que puede modificar o revocar más adelante.

Cómo se suele proteger un PDF con contraseña

La vía clásica es Adobe Acrobat, que puede cifrar un PDF con una contraseña almacenada en el propio archivo. El PDF solicita entonces la contraseña en cualquier lector que lo abra, lo cual resulta útil cuando el archivo debe enviarse como archivo adjunto. El inconveniente es que la protección queda integrada en esa copia específica. Si desea cambiar la contraseña o impedir que alguien lo abra, debe crear un archivo nuevo y enviarlo de nuevo, mientras que la copia anterior seguirá funcionando con la contraseña antigua.

En un Mac, Vista Previa puede hacer algo similar a través de Archivo > Exportar, con una opción de cifrado en el cuadro de diálogo de exportación. Es gratuito y rápido para un solo documento. Las personas que no disponen de ninguna de estas herramientas suelen recurrir a sitios web gratuitos de PDF en línea, lo que implica subir un documento confidencial a un servicio del que se sabe poco solo para bloquearlo.

El otro método habitual prescinde por completo de las contraseñas de archivo y se basa en la configuración de uso compartido del almacenamiento en la nube, restringiendo el enlace a cuentas específicas. Esto funciona bien cuando el destinatario utiliza el mismo tipo de cuenta. Cuando no es así, se encuentra con una pantalla de inicio de sesión obligatoria y se acaba cambiando el enlace a «cualquiera con el enlace» para que pueda acceder. Cómo compartir archivos grandes de forma segura compara estos métodos con más detalle.

Paso 1: Añadir el PDF a Fabric

Arrastre el PDF a la aplicación web o de escritorio de Fabric, péguelo o haga clic en Subir un archivo. Si trabaja desde el Finder o el Explorador de archivos, la aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad en Mac, Windows y Linux, para que pueda soltar el PDF en ella como en cualquier otra carpeta.

Una vez dentro, Fabric lee el texto para que pueda buscar dentro del documento más adelante. Esto es importante para el tipo de PDF que se suele proteger, como extractos bancarios e informes, en los que es posible que necesite encontrar un número de referencia meses después.

Paso 2: Añadir protección por contraseña

Haga clic con el botón derecho en el PDF, o ábralo y haga clic en el menú de tres puntos, y elija Añadir protección por contraseña. Introduzca una contraseña. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

No existe la opción de restablecer la contraseña, así que guárdela en un gestor de contraseñas antes de cerrar el cuadro de diálogo. A partir de este momento, cualquier persona con acceso al PDF deberá introducir la contraseña para abrirlo. El acceso dura 6 horas, tras las cuales se le volverá a solicitar.

Si va a proteger varios PDF que corresponden al mismo tema, como las nóminas de un año entero, puede guardarlos en una carpeta y proteger la carpeta. La contraseña aplicada a una carpeta también protege los archivos que se añadan a ella más adelante.

Paso 3: Compartir o publicar el PDF

Haga clic en Compartir para abrir la ventana modal de uso compartido. Tiene dos opciones, y ambas funcionan con un PDF protegido por contraseña.

Compartir es ideal para un PDF en el que alguien necesita colaborar con usted. Elige un rol (lector, comentarista o editor), y un comentarista puede resaltar texto en el PDF y añadir comentarios, lo cual es muy práctico para un contrato o un informe que requiera resolver dudas. Las personas ajenas a su espacio de trabajo pueden abrir un enlace compartido sin necesidad de registrarse. La página de roles y permisos explica cada rol.

Publicar es ideal para un PDF que solo desea entregar. Abra la pestaña Publicar, haga clic en Crear enlace y configure el enlace: asígnele un nombre, elija si desea recopilar estadísticas de interacción, si desea permitir la indexación en motores de búsqueda, si los visitantes pueden copiarlo en su propio Fabric y si desea permitir las descargas. Para un documento privado, desactive la indexación; cómo evitar que los motores de búsqueda indexen un archivo compartido explica los motivos. Si prefiere que el PDF permanezca únicamente accesible tras el enlace protegido, desactive también las descargas. Encontrará más información sobre estas opciones en la página de publicación.

Paso 4: Enviar la contraseña por separado y mantener el control

Envíe el enlace en un mensaje y la contraseña en otro, idealmente a través de un canal diferente. Un enlace por correo electrónico y una contraseña por mensaje de texto suele ser una combinación habitual.

Si activó las analíticas para un enlace publicado, las analíticas de enlaces muestran las visitas a ese enlace con fechas, ubicación y dispositivo. Las analíticas no identifican el nombre del visitante, por lo que si envía el PDF a más de una persona, cree un enlace con un nombre específico para cada una y así podrá ver cuáles se han abierto.

Para cambiar la contraseña, introduzca la antigua y elija una nueva. Para eliminar la protección, introduzca la contraseña para confirmar. En ambos casos, el PDF permanece en el mismo enlace, por lo que no es necesario reenviar nada.

Preguntas frecuentes

¿Cómo protejo un PDF con contraseña sin Adobe Acrobat?

En un Mac, Vista Previa puede exportar un PDF cifrado. En Fabric, suba el PDF, haga clic con el botón derecho en él, elija Añadir protección por contraseña y comparta o publique el enlace. La protección por contraseña en Fabric requiere un plan Pro o Team.

¿Es gratis proteger un PDF con contraseña en Fabric?

No. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team. Subir y publicar archivos PDF está incluido en el plan gratuito. Consulte la página de precios para ver los detalles de los planes.

¿Qué ocurre si olvido la contraseña?

No existe el restablecimiento de contraseña, por lo que una contraseña olvidada no se puede recuperar. Guárdela en un gestor de contraseñas cuando la configure.

¿Durante cuánto tiempo se puede ver el PDF tras introducir la contraseña?

El acceso dura 6 horas. Después de ese tiempo, se debe volver a introducir la contraseña.

¿Puedo cambiar la contraseña después de haber enviado el enlace?

Sí. Introduzca la contraseña antigua y luego elija una nueva. El enlace sigue siendo el mismo, por lo que solo necesita enviar la nueva contraseña.

¿Puedo impedir que la gente descargue un PDF protegido por contraseña?

En un enlace publicado, las descargas son una opción que se elige al crear el enlace. Desactive la opción «Permitir descargas» y los visitantes podrán ver el PDF sin guardar una copia desde el enlace.

¿Puedo saber si alguien ha abierto el PDF?

Con las analíticas activadas en un enlace publicado, puede ver las visitas con fecha, ubicación y dispositivo. Asigne a cada destinatario su propio enlace personalizado para saber quién lo ha abierto. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team.

¿Puede alguien comentar en un PDF protegido por contraseña?

Sí, si lo comparte con esa persona con el rol de comentarista. Tendrá que introducir la contraseña y luego podrá resaltar texto y añadir comentarios. Los enlaces publicados son solo de lectura.