Cómo proteger una carpeta con contraseña

Proteger archivos de uno en uno deja de ser práctico cuando hay más de unos pocos. Una carpeta con declaraciones de la renta de los últimos siete años, los archivos del proyecto de un cliente, una carpeta de Recursos Humanos con expedientes de personal, los documentos escaneados de una carpeta de emergencias familiar... Lo que la gente busca es poner una sola contraseña a la carpeta que cubra todo su contenido, incluidos los archivos que aún no se han creado.

Esta guía describe las formas habituales en que la gente intenta proteger con contraseña una carpeta en un ordenador o en la nube, y cómo configurar una única contraseña en una carpeta de Fabric y compartirla con quienes la necesiten.

Cómo se suele proteger una carpeta con contraseña

En Mac, el método habitual es una imagen de disco cifrada creada con Utilidad de Discos. Esto genera un volumen protegido por contraseña que se comporta como una carpeta una vez abierto. Funciona bien para una sola persona en un solo equipo. Compartirlo implica enviar un archivo de imagen pesado junto con la contraseña, y todo lo que se añada después solo llegará a la otra persona si se le vuelve a enviar la imagen.

Los usuarios de Windows suelen descubrir que las propiedades de una carpeta ofrecen un cifrado vinculado a su propia cuenta de usuario, o que BitLocker cifra una unidad entera. Ambos métodos protegen los archivos frente a otras personas que utilicen el ordenador. Ninguno de los dos está pensado para dar una contraseña a un compañero de trabajo o a un cliente, por lo que se recurre a un archivo zip protegido con contraseña mediante herramientas como 7-Zip. Eso no es más que una instantánea puntual y debe reconstruirse cada vez que la carpeta cambia.

Las unidades en la nube resuelven la parte de compartir. Google Drive y Dropbox permiten compartir una carpeta con personas concretas, y algunos planes añaden enlaces protegidos con contraseña. El acceso suele basarse en cuentas, lo cual resulta fiable dentro de un equipo, pero no tanto con clientes externos. Cómo configurar un portal de clientes aborda la cuestión más amplia de proporcionar a los clientes un lugar donde recopilar sus archivos.

Paso 1: Crear la carpeta y llenarla

Cree una carpeta en Fabric y añada archivos arrastrándolos o haciendo clic en «Subir un archivo», que admite grandes cantidades de archivos a la vez. Para mover una carpeta existente desde su ordenador, la aplicación de escritorio monta Fabric como una unidad en Finder o en el Explorador de archivos, de modo que puede arrastrar la carpeta completa. Los archivos de la unidad no ocupan espacio en su ordenador y se transmiten en streaming al abrirse.

Todo el contenido de la carpeta se procesa al llegar: Fabric lee el texto de los documentos e imágenes, genera un resumen de cada elemento y sugiere etiquetas. Una carpeta de gran tamaño se mantiene accesible mediante búsquedas sin necesidad de clasificaciones adicionales, lo cual resulta fundamental cuando la carpeta está bloqueada y desea encontrar un archivo rápidamente una vez dentro.

Paso 2: Añadir la contraseña a la carpeta

Haga clic con el botón derecho en la carpeta, o ábrala y haga clic en el menú de tres puntos, y elija «Añadir protección con contraseña». Introduzca una contraseña. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

La contraseña se aplica a toda la carpeta. Los archivos que añada más adelante quedan protegidos automáticamente, por lo que un documento escaneado el mes que viene o un nuevo entregable añadido por un compañero estarán tras la misma contraseña desde el primer momento.

Fabric no permite restablecer la contraseña, así que guárdela en un gestor de contraseñas. Cualquier persona con acceso a la carpeta deberá introducirla, y el acceso dura 6 horas. Los archivos individuales que se encuentren dentro también pueden tener sus propias contraseñas si un documento en particular requiere un acceso más restringido que el resto de la carpeta.

Paso 3: Compartir la carpeta con las personas adecuadas

Haga clic en «Compartir» e invite a las personas asignándoles un rol: lector, comentarista, editor o administrador. Los roles pueden definirse a nivel de espacio y de archivo, como se explica en roles y permisos. Las personas externas pueden utilizar enlaces compartidos sin necesidad de registrarse en Fabric.

Los roles y la contraseña funcionan de forma conjunta. Piense, por ejemplo, en una carpeta de impuestos del hogar: su pareja podría ser editora para añadir documentos, y su asesor fiscal un lector que solo los consulte. Ambos introducen la misma contraseña de la carpeta, y su rol determina qué pueden hacer una vez dentro. Si alguien necesita dejar comentarios en documentos concretos, el rol de comentarista le permite resaltar texto y añadir notas.

Cuando la carpeta pertenezca a un solo cliente, colóquela en un espacio exclusivo para ese cliente y comparta el espacio; solo verá ese espacio. Cómo limitar el acceso de miembros del equipo a carpetas de clientes específicas aborda este mismo concepto para su propio personal.

Paso 4: Publicar la carpeta como una página protegida

Si la carpeta es para una entrega en lugar de para colaborar, publíquela. Haga clic en «Compartir», abra la pestaña «Publicar» y haga clic en «Crear enlace». La carpeta se publica como una página web, y editar la carpeta en Fabric actualiza la versión publicada. Cómo convertir una carpeta en un sitio web explica el funcionamiento de esa página.

Configure el enlace mientras lo crea: asigne un nombre, elija si desea recopilar analíticas de interacción, si permite la indexación en motores de búsqueda, si los visitantes pueden copiarla a su Fabric y si autoriza las descargas. La página de publicación describe cada una de estas opciones. Con las analíticas activadas, las analíticas de enlaces muestran las visitas indicando fechas, ubicación y dispositivo para cada enlace.

Paso 5: Cambiar o eliminar la contraseña

Las personas y los proyectos cambian. Para cambiar la contraseña de la carpeta, introduzca la antigua, elija una nueva y facilítesela únicamente a quienes sigan necesitando acceso. Para eliminar la protección por completo, por ejemplo una vez archivado un proyecto, introduzca la contraseña para confirmar. La carpeta y sus enlaces permanecerán intactos en todo momento.

Preguntas frecuentes

¿Cómo pongo una contraseña a una carpeta?

En Fabric, haga clic con el botón derecho en la carpeta o use el menú de tres puntos, elija «Añadir protección con contraseña» e introduzca una clave. Se requiere un plan Pro o Team.

¿Puedo proteger una carpeta con contraseña en Windows sin software adicional?

Las opciones integradas de Windows —el cifrado de carpetas vinculado a su cuenta de usuario y BitLocker para unidades completas— están diseñadas para proteger los archivos en su propio ordenador. Para compartir una carpeta protegida con contraseña, Fabric le permite configurarla desde la aplicación web o de escritorio.

¿Los archivos que añada más adelante también estarán protegidos?

Sí. La contraseña de una carpeta también cubre los archivos que se añadan posteriormente.

¿Puede un archivo dentro de una carpeta protegida tener su propia contraseña?

Sí. Cada archivo o carpeta puede tener su propia contraseña independiente.

¿Puedo compartir una carpeta protegida con contraseña con alguien ajeno a mi equipo?

Sí. Las personas externas pueden abrir enlaces compartidos y publicados sin necesidad de registrarse. Solo tendrán que introducir la contraseña para ver el contenido.

¿Cuánto dura el acceso?

Seis horas tras introducir la contraseña. Después de ese tiempo, habrá que introducirla de nuevo.

¿Qué ocurre si olvido la contraseña de la carpeta?

No es posible restablecerla. Guárdela en un gestor de contraseñas, preferiblemente compartido si su equipo necesita utilizarla.

¿Qué plan incluye la protección de carpetas con contraseña?

Los planes Pro y Team. Los planes Team no se cobran por usuario. Consulte las tarifas para equipos.