Cómo organizar recibos automáticamente

Los recibos se presentan en tres formatos y cada uno acaba en un sitio diferente. Los tiques en papel de tiendas y restaurantes terminan en la cartera o en un cajón de la cocina, los recibos por correo electrónico se quedan en la bandeja de entrada entre boletines de noticias, y las compras desde aplicaciones dejan una pantalla de confirmación de la que quizá hagas una captura. Cuando un contable te pide todas las compras de la oficina en casa del año pasado, o necesitas el comprobante de compra para una devolución, el trabajo consiste en reunir esos tres montones.

Esta guía explica cómo se suelen organizar los recibos, en qué parte se suele perder más tiempo y cómo enviar cualquier tipo de recibo a Fabric para que se lea y se agrupe por categorías nada más llegar.

Cómo suele organizar la gente los recibos

El sobre o la caja de zapatos sigue siendo habitual: uno por año, o uno por categoría si eres una persona disciplinada. No cuesta nada. Sin embargo, el papel térmico se borra con el tiempo y, para encontrar un recibo concreto, hay que volcar el sobre en la mesa.

Hacer fotos a los recibos con la cámara del móvil suele ser la mejora habitual. La foto se conserva aunque el papel se borre, pero acaba en la galería entre fotos familiares y no hay nada que indique de qué tienda es o qué se compró, a menos que te acuerdes. A los recibos que llegan por correo electrónico se les asigna una etiqueta o carpeta en Gmail o en Outlook, lo que permite mantenerlos juntos y separados de las fotos.

Las aplicaciones de gestión de gastos escanean los recibos y extraen los importes totales, siendo la opción estándar para los gastos laborales que necesitan aprobación. Para los recibos del hogar, las garantías y los documentos fiscales personales, a mucha gente les resultan excesivas y recurren a una hoja de cálculo con una fila por cada recibo. En Cómo guardar los recibos de cara a los impuestos se explica qué justificantes conviene conservar en primer lugar.

Paso 1: Captura recibos desde cualquier canal

En el caso de los recibos en papel, hazles una foto con la aplicación móvil de Fabric o sube una foto que ya hayas hecho. Para los recibos en otras aplicaciones, utiliza el menú de compartir de iOS o Android para enviar un archivo, un enlace o una captura de pantalla directamente a Fabric.

Para los recibos recibidos por correo electrónico, reenvía el mensaje o el PDF adjunto a tu dirección de correo de Fabric. Acepta correos de la dirección verificada de tu cuenta y, en un equipo, puedes autorizar a remitentes adicionales. En Cómo guardar facturas y recibos del correo electrónico automáticamente se detalla cómo convertir esto en una rutina.

Si sueles hacer capturas de pantalla de las confirmaciones de pedido, Fabric puede importar automáticamente capturas de iOS y Android. También puedes configurar la aplicación móvil para hacer copias de seguridad de carpetas de fotos específicas, de modo que el álbum que utilices para los recibos se sincronice sin pasos adicionales.

Paso 2: Deja que Fabric lea cada recibo

Cada recibo se procesa en cuanto llega. Fabric lee el texto de fotos, capturas de pantalla y archivos PDF —incluido el texto fotografiado—, de modo que el nombre del establecimiento y los artículos de un tique arrugado pasan a ser buscables. También genera incrustaciones (embeddings) para que la búsqueda pueda relacionar el recibo por su significado, redacta un breve resumen, extrae atributos como el tipo de contenido y los conceptos implicados, y sugiere etiquetas.

Una foto llamada IMG_4471.jpg podría resumirse como un tique de ferretería por pintura y brochas. Aplica las etiquetas sugeridas que te resulten útiles y añade un comentario cuando el recibo necesite contexto, como «para el piso de alquiler» o «desgravable».

Paso 3: Agrupa los recibos con colecciones inteligentes

Crea una colección inteligente para cada categoría que te interese: oficina en casa, gastos médicos, viajes de trabajo, reparaciones del hogar o compras importantes con garantía. Las colecciones inteligentes se van completando solas en función del contenido, de modo que el recibo de un billete de tren reenviado desde tu correo y la foto del tique de un taxi irán a parar directamente a viajes de trabajo.

Tener una carpeta por ejercicio fiscal es una opción muy práctica si tu asesor contable trabaja por años. De este modo, las colecciones abarcan varios años y las carpetas mantienen listos los documentos de cada año para entregarlos. Los recibos de artículos en garantía pueden organizarse en una colección propia, junto a los manuales de esos mismos productos.

Paso 4: Encuentra un recibo cuando lo necesites

Pulsa Cmd+F (Mac) o Ctrl+F (Windows) y describe la compra. La búsqueda de Fabric lee el texto del recibo y lo localiza por su significado, por lo que escribir «el recibo de la silla de oficina» lo encontrará sin necesidad de indicar el nombre de la tienda. Pon el número de pedido entre comillas para una coincidencia exacta y filtra por etiqueta o ubicación para acotar los resultados. En Cómo encontrar un recibo cuando lo necesitas para justificar gastos encontrarás más ejemplos de búsqueda.

Abre una carpeta de recibos y pídele al asistente de IA que enumere, por ejemplo, todos los recibos de un proveedor concreto de este año. Te responderá a partir de los recibos de esa carpeta citando cada uno de ellos, para que puedas abrir el original y comprobarlo. Guarda la respuesta como una nota si quieres tener una lista con la que trabajar.

Paso 5: Comparte los recibos adecuados con tu contable

Cuando llegue el momento de entregar la documentación, comparte la carpeta con tu gestor o contable con permiso de visualización, o con permiso para comentar si va a tener dudas. Las personas externas pueden acceder a través de los enlaces compartidos sin necesidad de registrarse. En Cómo preparar los recibos para tu contable se detalla qué conviene incluir.

Si compartes la administración del hogar con otra persona, comparte con ella el espacio de los recibos con permisos de edición para que ambos podáis añadir documentos. Sus fotos y correos reenviados se leerán y resumirán de la misma forma; consulta cómo compartir documentos del hogar con tu pareja para obtener ideas sobre cómo repartir el resto del papeleo.

Preguntas frecuentes

¿Puede Fabric leer el texto de la foto de un recibo?

Sí. La búsqueda incluye el texto de imágenes y capturas de pantalla, incluido el texto fotografiado, por lo que los recibos se pueden encontrar por el nombre de la tienda o por el artículo.

¿Cómo paso a Fabric los recibos que me llegan por correo electrónico?

Reenvíalos a tu dirección de correo de Fabric. Gmail y Outlook también están disponibles mediante integraciones directas, que requieren un plan de pago.

¿Clasifica Fabric los recibos en carpetas de forma automática?

No. Lee y resume cada recibo y sugiere etiquetas; a partir de ahí, las colecciones inteligentes que configures se completan solas. La organización de las carpetas queda a tu elección.

¿Puedo guardar capturas de pantalla de recibos sin hacer nada más?

Sí. Fabric puede importar capturas de pantalla de iOS y Android de forma automática, y el texto que contienen se puede buscar.

¿Cómo mantengo los recibos organizados de cara a los impuestos?

Configura colecciones inteligentes para las categorías que utilices en tu declaración, añade una carpeta por cada ejercicio fiscal si te resulta práctico y comparte esa carpeta con tu asesor cuando llegue el momento.

¿Puede mi contable ver mis recibos sin tener una cuenta de Fabric?

Sí. Los usuarios externos pueden abrir los enlaces compartidos sin registrarse, con el nivel de permisos que tú decidas.

¿Puede la IA hacerme una lista de mis recibos?

Pregúntale al asistente de IA dentro de tu carpeta de recibos y te responderá incluyendo enlaces a cada recibo, para que puedas revisar los originales antes de usar la lista.

¿Organizar recibos en Fabric es gratis?

La subida de archivos está incluida en el plan gratuito, que cuenta con límites de almacenamiento y un uso restringido de la IA. Las conexiones con servicios como Gmail requieren un plan de pago; consulta las tarifas para ver todos los detalles.