Cómo organizar contratos automáticamente

Los contratos llegan desde todas partes. Un acuerdo de confidencialidad (NDA) vuelve firmado a través de un servicio de firma electrónica, un proveedor envía sus condiciones en un PDF adjunto, el contrato de alquiler de la oficina es un documento escaneado de hace años y el acuerdo con un freelance se redactó en Word y se firmó en papel. Cada uno se queda donde cayó, y cuando finalmente surge una duda (qué acuerdos se renuevan automáticamente o a quién le hemos prometido exclusividad), toca abrirlos uno por uno.

Esta guía explica cómo suelen mantener ordenados los contratos las pequeñas empresas y los equipos, qué métodos requieren más esfuerzo y cómo configurar Fabric para que cada contrato se lea y se agrupe por tipo, dejando todo el conjunto listo para responder a cualquier pregunta.

Cómo se suelen organizar los contratos

La estructura más habitual es una carpeta compartida con una subcarpeta por contraparte, junto con una convención de nomenclatura basada en la fecha, la parte y el tipo de contrato. Es económico y conocido. Los contratos firmados a través de una plataforma de firma digital a menudo permanecen en el archivo de dicha plataforma, y los archivos adjuntos se quedan en la bandeja de entrada a la que llegaron, por lo que la carpeta contiene solo una parte de los acuerdos.

Muchos equipos añaden un registro de contratos: una hoja de cálculo que enumera cada acuerdo con sus partes, fecha de inicio, fecha de renovación y plazo de preaviso. Un registro hace visibles las renovaciones, siempre que alguien lea cada nuevo contrato y complete la fila correspondiente. Cómo llevar el control de las fechas de renovación aborda este aspecto con más detalle.

Las organizaciones más grandes recurren a software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM), que incluye redacción, flujos de aprobación y extracción de campos. Estas herramientas son ideales para equipos jurídicos internos que disponen de tiempo para configurarlas. Para una empresa más pequeña, la configuración y el precio suelen exceder lo que el problema requiere, por lo que se sigue utilizando la hoja de cálculo de registro.

Paso 1: Reúne todos los contratos en una sola biblioteca

Arrastra los contratos existentes a Fabric o haz clic en Subir un archivo; la subida permite procesar una gran cantidad de archivos a la vez, por lo que puedes trasladar una carpeta de archivo entera de una sola vez. Fabric lee archivos PDF y DOCX, y los contratos escaneados también funcionan, ya que la búsqueda abarca el texto presente en imágenes.

Para los acuerdos que lleguen por correo electrónico, reenvía el mensaje o el archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Acepta mensajes desde la dirección verificada de tu cuenta y, en un equipo, puedes autorizar remitentes adicionales para que cualquier persona que gestione contratos pueda reenviarlos. Si tu carpeta de contratos ya está en Google Drive, una conexión la sincroniza con Fabric en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: Deja que Fabric lea y resuma cada contrato

Cada contrato se procesa en cuanto llega. Fabric genera representaciones vectoriales (embeddings) para que la búsqueda pueda encontrar el documento por su significado, redacta un breve resumen, extrae atributos como el tipo de contenido y los conceptos tratados, y sugiere etiquetas. Un contrato de servicios de doce páginas podría resumirse como un contrato de retención de diseño por un año con una cuota mensual y un plazo de preaviso de 60 días, lo que resulta suficiente para reconocerlo en una lista.

Aplica las etiquetas sugeridas que encajen y añade un comentario para cualquier dato que el documento no mencione explícitamente, como «sustituido por la renovación de 2025» o el responsable interno. Esas notas permanecen vinculadas al archivo.

Paso 3: Agrupa contratos por tipo mediante colecciones inteligentes

Configura una colección inteligente para cada tipo de acuerdo que manejes: acuerdos de confidencialidad (NDA), contratos de clientes, condiciones de proveedores, contratos laborales y de contratistas, arrendamientos. Las colecciones inteligentes se completan automáticamente según el contenido, por lo que un NDA recién firmado se incorpora a la colección de NDA aunque el nombre del archivo solo sea «Documento_firmado.pdf».

Mantén carpetas por contraparte si así es como trabaja tu equipo; las colecciones ofrecen una segunda perspectiva transversal a todas ellas. De este modo, si un abogado solicita todos los NDA firmados este año, los tendrás a un clic en una sola colección, sin necesidad de buscar en la carpeta de cada cliente.

Paso 4: Busca cláusulas y haz preguntas sobre todos los contratos

Pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe la cláusula. La búsqueda de Fabric lee el texto de cada contrato y muestra los resultados directamente en la página exacta. Escribe una frase entre comillas, como «limitación de responsabilidad», para buscar la coincidencia exacta.

Para hacer consultas sobre todo el conjunto documental, abre la carpeta de contratos y pregunta al asistente de IA algo como «¿cuáles de estos contratos se renuevan automáticamente y qué plazo de preaviso requieren?». Responderá a partir de los contratos de esa carpeta y citará cada uno, de modo que puedas abrir la cláusula y comprobarla tú mismo. Guarda la respuesta como una nota para crear o poner al día tu registro.

Fabric te ayuda a encontrar, leer y comparar lo que indican tus contratos. Interpretar las condiciones y tomar decisiones al respecto sigue siendo tarea tuya y, cuando proceda, de tu abogado.

Durante la lectura, puedes resaltar una cláusula y añadir un comentario para señalarla a un compañero o tenerla en cuenta en la próxima negociación de renovación. El comentario queda vinculado a ese fragmento, por lo que la siguiente persona que abra el contrato sabrá de inmediato por qué se marcó.

Paso 5: Controla quién puede ver cada contrato

Los contratos suelen contener información confidencial sobre precios y datos personales, por lo que es importante restringir el acceso de forma deliberada. Comparte espacios o archivos con personas específicas asignando roles de lector, comentador, editor o administrador, de modo que el departamento financiero pueda consultar las condiciones de los proveedores sin acceder a los contratos laborales.

Para añadir una capa adicional de seguridad, haz clic derecho en un archivo o carpeta (o ábrelo y pulsa en el menú de tres puntos), selecciona «Añadir protección por contraseña» e introduce una clave. La contraseña aplicada a una carpeta protege también los archivos que se añadan después y no se puede restablecer, por lo que es aconsejable guardarla en un gestor de contraseñas. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Preguntas frecuentes

¿Puede Fabric leer contratos escaneados?

Sí. La búsqueda abarca el texto dentro de archivos PDF e imágenes, incluido el texto fotografiado, por lo que los contratos escaneados pueden localizarse por su contenido.

¿Clasifica Fabric los contratos en carpetas automáticamente?

No. Resume cada contrato, extrae atributos y sugiere etiquetas, y las colecciones inteligentes que configures se completan a partir de esa información. Tus carpetas se mantienen tal y como las hayas organizado.

¿Cómo encuentro una cláusula específica en todos mis contratos?

Búscala mediante una descripción o entre comillas para encontrar una frase exacta. Los resultados se abren en la página donde aparece la cláusula.

¿Puede la IA indicarme qué contratos están pendientes de renovación?

Puedes preguntárselo al asistente de IA dentro de tu carpeta de contratos y te responderá indicando las referencias a cada acuerdo. Comprueba siempre las cláusulas citadas antes de tomar decisiones basadas en la respuesta.

¿Es Fabric un sistema de gestión de contratos (CLM)?

Fabric es un espacio de trabajo con IA y almacenamiento en la nube. En lo que respecta a los contratos, los lee, resume y agrupa, y el asistente de IA responde a preguntas sobre ellos aportando citas de cada acuerdo.

¿Puedo proteger con contraseña una carpeta de contratos?

Sí, en los planes Pro y Team. Cualquier persona con acceso deberá introducir la contraseña, y el acceso permanecerá activo durante seis horas antes de solicitarla de nuevo.

¿Cómo guardo los contratos que llegan por correo electrónico?

Reenvía el correo o el archivo adjunto a tu dirección de correo de Fabric desde la dirección verificada de tu cuenta o desde un remitente autorizado.

¿Es seguro almacenar contratos en línea?

En Fabric controlas el acceso mediante roles por espacio o archivo, además de contar con protección por contraseña en los planes Pro y Team. Cómo almacenar documentos importantes de forma segura en línea explica los aspectos clave a tener en cuenta. Asegúrate de que la configuración cumpla con tus propios requisitos legales y normativos.