Cómo tener tus documentos en todos los dispositivos

Los documentos se multiplican cuando pasan de un ordenador a otro. Empiezas una propuesta en el portátil del trabajo, te la envías por correo a casa para terminarla, la editas en el ordenador personal y la vuelves a enviar. Para el viernes tienes propuesta_v3_final.docx en un equipo y propuesta_v3_final_JS.docx en el otro, y no está claro cuál tiene los últimos cambios.

Esta guía explica cómo la gente suele mantener los documentos disponibles en todos sus dispositivos, por qué surgen la confusión entre versiones y el almacenamiento disperso, y cómo tener una única copia de cada documento en Fabric que se abra en todos los ordenadores y teléfonos que utilices.

Cómo se suelen mantener los documentos disponibles en todas partes

OneDrive con Microsoft Word y Google Drive con Google Docs son las soluciones habituales, y funcionan bien dentro de sus propios ecosistemas. Los documentos de Word se guardan automáticamente en OneDrive y se abren en cualquier dispositivo en el que se haya iniciado sesión con la cuenta. Los documentos de Google Docs se abren en cualquier navegador. La fricción aparece cuando ambos se cruzan: un archivo de Word subido a Google Drive se convierte o se abre en una vista previa, y un documento de Google Doc descargado como DOCX se convierte en una copia independiente.

Muchas personas también tienen una cuenta de trabajo y otra personal en servicios diferentes, además de un Dropbox de un empleo anterior, por lo que los documentos quedan repartidos entre varias unidades de almacenamiento. Enviarse archivos por correo electrónico y recurrir a memorias USB sirven para salir del paso, y cada uno de estos métodos genera otra copia más.

Con el tiempo, la pregunta deja de ser dónde está un documento y pasa a ser qué copia es la actual. Cómo saber qué versión de un archivo es la más reciente aborda formas de resolver ese dilema, y Cómo consolidar el almacenamiento en la nube se centra en reducir el número de unidades.

Paso 1: Pon tus documentos en la unidad de Fabric

Instala la aplicación de escritorio de Fabric en cada ordenador que uses. Disponible para Mac, Windows y Linux, añade Fabric a tu equipo como una unidad virtual. Mueve la carpeta de tus documentos a ella desde Finder o el Explorador de archivos, y todos los ordenadores con la aplicación verán los mismos archivos.

Dado que la unidad funciona como cualquier otra carpeta, puedes abrir un DOCX en Word, una hoja de cálculo en Excel o una presentación en PowerPoint directamente desde ella. Los archivos de la unidad no ocupan espacio en tu ordenador y se transmiten en tiempo real al abrirlos.

Si no tienes la aplicación de escritorio, arrastra los archivos a la aplicación web o haz clic en Subir un archivo. Fabric admite documentos DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON, diapositivas PPT y PPTX, y hojas de cálculo CSV y XLSX.

Paso 2: Conecta Google Drive si tus documentos están allí

No hace falta que saques todo de Google Drive. En el marketplace de Fabric, selecciona Google Drive, haz clic en Instalar, inicia sesión y concede los permisos. Fabric confirmará la conexión cuando regreses. Una conexión con Google Drive es una sincronización profunda y bidireccional: los archivos se crean dentro de Fabric y los cambios se reflejan en ambas direcciones.

Los documentos de Google Docs, Sheets y Slides también se pueden integrar mediante conexiones. De este modo, tus archivos de Word en la unidad de Fabric y tus archivos de Google se reúnen en una única biblioteca y aparecen en las mismas búsquedas. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 3: Abre documentos en tu teléfono

Instala la aplicación móvil de Fabric en iOS o Android. Accede a la misma biblioteca, por lo que ese contrato que guardaste en el portátil del trabajo estará disponible para revisarlo mientras estás en una llamada o en una sala de espera.

Los documentos que recibas primero en el teléfono pueden enviarse en sentido inverso. Pulsa Compartir en una aplicación de correo o mensajería y elige Fabric, o reenvía un correo con el archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Fabric. De cualquiera de las dos formas, estará en tus ordenadores cuando te sientes a trabajar.

Puedes resaltar y añadir comentarios en documentos de texto en Fabric, y esas notas permanecen junto al archivo, por lo que un comentario añadido en el teléfono estará disponible cuando abras el documento en el ordenador.

Paso 4: Encuentra un documento por su contenido

En cualquier dispositivo, haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe el documento. La búsqueda de Fabric lee el texto dentro de los documentos y busca coincidencias tanto por significado como por palabras clave, de modo que «la cláusula del periodo de preaviso en el contrato de consultoría» te llevará al archivo y a la página correctos.

Fabric también genera un breve resumen de cada documento en cuanto se añade y extrae sus temas principales, lo cual resulta muy útil en el móvil, donde abrir varios archivos extensos para ver cuál necesitas puede ser lento. El resumen te indica qué contiene un archivo antes de abrirlo, y las etiquetas sugeridas te permiten agrupar documentos relacionados si así lo deseas.

Usa comillas para frases exactas, como el nombre de un cliente o el número de una cláusula, y filtros para acotar los resultados a una carpeta, una etiqueta o un tipo de elemento.

Paso 5: Trabaja en documentos con otras personas

Para que otra persona revise un documento, compártelo con ella con permisos de visualización, comentario o edición. Quienes tengan permiso para comentar pueden resaltar texto, añadir notas y marcar cada comentario como resuelto a medida que se atienda. Los usuarios externos pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse. La sección de Colaboración detalla todo el funcionamiento.

Cuando necesites una respuesta rápida a partir de un conjunto de documentos, abre la carpeta y pregúntale al asistente de IA. Trabaja únicamente a partir de esa carpeta, cita los documentos utilizados y puede leer tanto hojas de cálculo como texto.

Preguntas frecuentes

¿Cómo accedo a mis documentos de trabajo desde el ordenador de casa?

Instala la aplicación de escritorio de Fabric en ambos ordenadores y mantén los documentos en la unidad de Fabric. Así, ambos equipos abrirán los mismos archivos. Consulta primero las normas de tu empresa sobre dónde se pueden almacenar los archivos de trabajo.

¿Puedo abrir documentos de Word de Fabric en Microsoft Word?

Sí. Con la aplicación de escritorio, la unidad de Fabric funciona como cualquier otra carpeta, por lo que puedes abrir un DOCX en Word directamente desde allí.

¿Se crearán copias duplicadas en cada dispositivo?

No si trabajas desde Fabric. Cada dispositivo abre el mismo archivo en lugar de guardar una copia propia, y los archivos de la unidad de escritorio no ocupan espacio en tu ordenador.

¿Puedo usar Fabric con Google Docs?

Sí. Google Docs, Sheets y Slides se integran en Fabric mediante conexiones, y la conexión de Google Drive sincroniza los archivos en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Qué formatos de documento admite Fabric?

Documentos DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON, diapositivas PPT y PPTX, hojas de cálculo CSV y XLSX, archivos PDF y libros electrónicos EPUB.

¿Puedo leer mis documentos en el teléfono?

Sí. Las aplicaciones de Fabric para iOS y Android abren la misma biblioteca que las aplicaciones de escritorio y web.

¿Puedo buscar dentro de los documentos desde el móvil?

Sí. La búsqueda lee el texto dentro de los documentos en todas las aplicaciones de Fabric.

¿Hay un plan gratuito?

Sí. El plan gratuito incluye subida de archivos y notas, con límites de almacenamiento y tamaño de archivo. Conectar Google Drive u otras aplicaciones requiere un plan de pago. Consulta los precios.