Cómo obtener comentarios de los clientes sobre un documento

Envías una propuesta al cliente en formato Word. Dos días después, te la devuelven como Propuesta_v3_final_JM.docx con cambios registrados por una persona, mientras que un compañero suyo responde al correo electrónico original con notas aparte sobre la sección de precios. Ahora tienes dos conjuntos de comentarios en dos copias diferentes, y algunas de las notas se contradicen entre sí.

Esta guía explica cómo se suele recopilar feedback en un documento, por qué esos métodos generan copias duplicadas y notas perdidas, y cómo compartir un único documento en Fabric para que el cliente resalte texto y comente directamente sobre él.

Cómo se suele recopilar feedback en un documento

Enviar un documento de Word por correo electrónico y pedir cambios registrados sigue siendo el estándar en muchos sectores. Los clientes conocen el formato y el control de cambios muestra claramente cada edición. Los problemas surgen cuando más de una persona del equipo del cliente lo revisa, ya que a menudo cada una edita su propia copia y alguien tiene que fusionar las versiones a mano.

Los comentarios de Google Docs resuelven el problema de las múltiples copias, ya que todos los revisores trabajan en un solo archivo. Sin embargo, algunos clientes forman parte de organizaciones que restringen las cuentas de Google o bloquean documentos externos, por lo que un enlace compartido puede convertirse en una serie de solicitudes de acceso antes de que llegue cualquier comentario.

Una tercera opción es enviar un PDF y pedir notas por correo electrónico. El cliente no puede modificar el texto, algo que muchos prefieren. Pero entonces el feedback llega como «página 4, segundo párrafo, la frase sobre los plazos», y hay que cotejar cada nota con el original.

Independientemente de la opción que utilices, los nombres de las versiones se van acumulando. Cómo saber qué versión de un archivo es la más reciente aborda ese aspecto del problema.

Paso 1: Pon el documento donde el cliente pueda acceder a él

Crea un espacio para el cliente y una carpeta para el proyecto. Al compartir el espacio, el cliente solo verá ese espacio, por lo que los documentos de otros clientes se mantendrán privados.

Añade el documento arrastrándolo, pegándolo o haciendo clic en Subir un archivo. Fabric admite DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON. También puedes redactar el documento como una nota de Fabric mediante el editor de notas y documentos, lo que permite mantener el borrador y los comentarios del cliente en el mismo lugar desde el principio.

Si tus borradores están en Google Docs, la conexión con Google Drive sincroniza tus archivos con Fabric en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: Compártelo con permisos de comentarista

Haz clic en Compartir y asigna al cliente el rol de comentarista. Los roles y permisos de Fabric (lector, comentarista, editor, administrador) permiten que el cliente haga anotaciones en el texto sin poder modificarlo, lo que te permite mantener el control sobre la redacción mientras recopilas sus opiniones. Si prefieres que el cliente edite directamente, asígnale el rol de editor en su lugar.

Los usuarios externos pueden utilizar enlaces compartidos sin necesidad de registrarse, de modo que el contacto legal o financiero de un cliente puede abrir el documento desde tu correo y empezar a comentar.

Para recibir feedback se necesita un enlace compartido. Los enlaces publicados son de solo lectura, ofrecen una descarga opcional y no admiten comentarios.

Paso 3: Deja que el cliente resalte texto y deje comentarios

En los archivos de texto, un comentarista puede resaltar un fragmento y añadir un comentario opcional. La nota permanece vinculada a las palabras exactas a las que hace referencia, por lo que «la frase sobre los plazos» pasa a ser una frase resaltada con el comentario al lado. En la página de anotaciones se muestra cómo aparecen los fragmentos resaltados y los comentarios.

Cuando varias personas del equipo del cliente revisan el mismo documento, todas comentan sobre la misma copia y pueden responder a los comentarios de las demás. Las opiniones contradictorias aparecen una al lado de la otra en la misma línea, y puedes verlas antes de empezar a editar. Las herramientas de colaboración de Fabric también incluyen menciones con @, muy útiles cuando necesitas que una persona concreta resuelva una duda.

Un mensaje breve junto al enlace ayuda al cliente a centrarse. Decir «por favor, revisa el alcance y las condiciones de pago; el formato cambiará» suele generar comentarios más útiles que una petición genérica de opiniones.

Paso 4: Haz los cambios y marca cada comentario como completado

Revisa los comentarios en orden. Una vez que hayas resuelto uno, márcalo como completado. Así, los comentarios funcionan como una lista de tareas y el cliente puede ver qué se ha gestionado. Cómo marcar el feedback del cliente como completado profundiza en este hábito.

Para cambios que afecten a muchas partes, como cambiar el nombre de un producto o sustituir «nosotros» por el nombre de la empresa, el asistente de IA puede editar el documento directamente. Cada cambio se muestra con la opción de aceptar y rechazar, para que apruebes cada edición antes de que quede guardada. También puedes pedirle al asistente que coteje el borrador revisado con el briefing que se encuentra en la misma carpeta; responderá con referencias clicables a la fuente original.

Paso 5: Envía la versión definitiva

Cuando el cliente dé el visto bueno, publica el documento como un enlace. Haz clic en Compartir, abre la pestaña Publicar, haz clic en Crear enlace, ponle un nombre y activa la opción de permitir descargas si el cliente necesita una copia para sus registros. Las descargas en enlaces publicados están disponibles en todos los planes. Si más adelante surge una pequeña corrección, editar la fuente en Fabric actualizará la versión publicada, por lo que el enlace enviado se mantendrá siempre al día.

Preguntas frecuentes

¿Cómo consigo que un cliente comente en un documento de Word sin tener que enviar y recibir copias por correo?

Sube el DOCX a Fabric y compártelo con el cliente como comentarista. Todos los revisores comentarán en una única copia, por lo que no habrá nada que fusionar.

¿Pueden los clientes comentar en un documento sin crearse una cuenta?

Sí. Los usuarios externos pueden utilizar los enlaces compartidos sin necesidad de registrarse.

¿Puede un cliente resaltar una frase concreta y dejar una nota en ella?

Sí. Los comentaristas pueden resaltar texto en un archivo de texto y añadir un comentario opcional; la nota quedará vinculada a ese fragmento.

¿Puedo evitar que un cliente edite el documento mientras lo revisa?

Sí. Asígnale el rol de comentarista. Podrá resaltar y comentar, pero no modificar el texto.

¿En qué formatos de documento pueden comentar los clientes?

Fabric admite documentos DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON, además de las notas redactadas en Fabric. Los Google Docs se integran a través de la conexión con Google Drive, que requiere un plan de pago.

¿Cómo le muestro a un cliente qué comentarios ya he resuelto?

Marca cada comentario como completado una vez gestionado. El cliente podrá ver qué comentarios están completados y cuáles siguen abiertos.

¿Pueden varias personas del equipo del cliente comentar en el mismo documento?

Sí. Compártelo con cada una de ellas como comentaristas. Comentarán sobre una única copia y podrán responder a los comentarios de las demás.

¿Puedo proteger con contraseña un documento que envío para revisión?

Sí, en los planes Pro y Team. No hay opción de restablecer la contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas. Los detalles de los planes se encuentran en la página de precios.

¿Debo usar un enlace compartido o un enlace publicado para el feedback del cliente?

Utiliza un enlace compartido con permisos de comentarista para recopilar feedback. Los enlaces publicados sirven para entregar la versión definitiva. Cómo dar acceso a un cliente solo a sus archivos explica cómo mantener separados los documentos de cada cliente.