Cómo encontrar una hoja de cálculo describiéndola

En algún lugar hay una hoja de cálculo con el presupuesto del evento desglosado por proveedor, y una columna de presupuestos que alguien recopiló el otoño pasado. Puede que se llame Presupuesto FINAL.xlsx, o Libro1.xlsx, o export_2025-09-14.csv porque salió de una herramienta de contabilidad. Sabes qué información contiene. Lo que no sabes es cómo se llama ni en cuál de tres unidades de almacenamiento acabó.

Esta guía analiza cómo suele buscar la gente una hoja de cálculo que puede describir pero cuyo nombre no recuerda, y luego muestra cómo encontrarla en Fabric describiendo su contenido y pidiéndole a la IA que la lea.

Cómo se suele buscar una hoja de cálculo

La lista de archivos recientes de Excel y la pantalla de inicio de Google Sheets cubren los archivos con los que has interactuado últimamente. Para cualquier cosa más antigua, la gente busca en su sistema de archivos o en Google Drive por nombre. Las hojas de cálculo complican este enfoque, ya que muchas son exportaciones con nombres generados por herramientas, o copias que fueron añadiendo «(1)» y «v2» a medida que se compartían.

El siguiente paso suele ser intentar adivinar una palabra del encabezado de una columna y buscarla, para luego abrir los posibles resultados y revisar sus pestañas. Una hoja de cálculo se compone principalmente de números y etiquetas cortas, por lo que una palabra supuesta puede no coincidir fácilmente. Nuestro artículo de Learn sobre cómo buscar en Google Drive por el contenido de los archivos explica lo que la propia búsqueda de Drive puede hacer en este caso.

Cuando eso falla, se suele enviar un mensaje a quien la creó. Eso funciona si la persona sigue disponible y se acuerda. Para un profesional independiente o un equipo pequeño, a menudo supone tener que buscar entre los archivos adjuntos de correos electrónicos de hace meses.

Paso 1: reúne tus hojas de cálculo en una sola biblioteca

Arrastra archivos CSV y XLSX a Fabric, pégalos o haz clic en Subir un archivo. La subida admite grandes lotes, por lo que se puede importar una carpeta entera de exportaciones a la vez. En el caso de una hoja de cálculo recibida como archivo adjunto, reenvía el correo a tu dirección de correo electrónico de Fabric y el archivo se incluirá con él.

Si trabajas desde Finder o el Explorador de archivos, instala la aplicación de escritorio. Esta monta Fabric como una unidad virtual, lo que te permite guardar las exportaciones directamente en ella desde Excel o un navegador. Los archivos allí se transmiten al abrirse y no ocupan espacio en tu ordenador.

Las hojas de Google Sheets se importan a través de una conexión con Google Drive. Instálala desde el marketplace de Fabric e inicia sesión para conceder los permisos. Google Drive ofrece una sincronización bidireccional, por lo que las hojas aparecen en Fabric y se mantienen actualizadas. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: busca por lo que registra la hoja de cálculo

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe la hoja: «presupuestos de proveedores para el retiro de otoño», «gasto publicitario mensual por canal» o «lista de invitados con requisitos dietéticos». La búsqueda es híbrida, por lo que busca coincidencias tanto por significado como por palabra clave. No necesitas conocer los nombres exactos de las columnas.

La razón por la que una descripción funciona reside en lo que hace Fabric cuando recibe un archivo. Crea incrustaciones (embeddings) para la búsqueda por significado, redacta un resumen del archivo y extrae atributos como el tipo de contenido y los conceptos implicados. Una hoja de cálculo que registra los pagos de facturas puede coincidir con una búsqueda de «quién nos debe dinero todavía» gracias a ese resumen.

Usa el filtro por tipo de elemento para limitar los resultados a archivos, y añade un filtro de etiqueta o de ubicación de carpeta si sabes aproximadamente dónde podría estar.

Paso 3: pide al asistente de IA que revise los candidatos

El asistente de IA puede leer archivos CSV y XLSX, lo que resulta muy útil cuando varias hojas de cálculo parecen idénticas a simple vista. Pregunta «¿qué hoja de cálculo detalla los depósitos del local que pagamos en septiembre?» y buscará en Fabric y en tus aplicaciones conectadas, respondiendo luego con referencias clicables a los archivos utilizados.

Para mantener el foco, abre la carpeta donde probablemente se encuentre el archivo y abre el asistente allí. Este se limitará a esa carpeta y analizará todo lo que contiene. También puedes hacer clic con el botón derecho en la carpeta y añadirla al contexto del asistente sin necesidad de abrirla.

Las preguntas de seguimiento permiten acotar aún más los resultados. Si la primera respuesta encuentra el presupuesto del año pasado, pide la versión que incluye la partida de catering, y continuará a partir de ahí.

Paso 4: utiliza una hoja de cálculo para encontrar las relacionadas

Las hojas de cálculo suelen venir en familias: informes mensuales, exportaciones trimestrales, una plantilla copiada para cada cliente. Si logras encontrar un miembro, selecciónalo y ejecuta una búsqueda por similitud. Fabric devuelve elementos con un significado similar, lo que suele sacar a la luz los demás meses, los borradores anteriores y las notas relacionadas.

Esto también es útil cuando la hoja de cálculo que recuerdas era una copia posterior de algún documento. Encuentra la plantilla original, ejecuta una búsqueda por similitud a partir de ella y es muy probable que las versiones de clientes creadas a partir de esta aparezcan al lado. A partir de ahí, preguntarle al asistente cuál de ellas menciona a un cliente o mes en particular suele resolver la duda.

Cuando la familia de documentos es amplia y necesitas saber qué copia es la actual, el artículo sobre cómo saber qué versión de un archivo es la más reciente aborda ese problema en detalle.

Paso 5: facilita el acceso a las hojas de cálculo recurrentes

Si descargas el mismo tipo de exportación todos los meses, configura una colección inteligente para ella. Las colecciones inteligentes se completan automáticamente según el contenido, por lo que cada nueva exportación se añade allí sin necesidad de clasificarla manualmente. Fabric también sugiere etiquetas para cada archivo, y puedes añadir tus propias etiquetas o un comentario al guardar un elemento.

Las carpetas siguen estando disponibles si prefieres usarlas, pero la búsqueda y el asistente no dependen de ellas.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro un archivo de Excel si no sé cómo se llama?

Describe lo que contiene en la búsqueda de Fabric, como «facturas de autónomos de 2025». La búsqueda encuentra coincidencias por significado mediante el resumen y las incrustaciones que Fabric genera para cada archivo.

¿Puede Fabric leer el contenido de archivos CSV y XLSX?

Sí. El asistente de IA puede leer archivos CSV y XLSX, lo que te permite preguntarle qué hoja de cálculo contiene un conjunto determinado de cifras.

¿Funciona con Google Sheets?

Sí, a través de una conexión con Google Drive, que mantiene los archivos sincronizados en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Cómo encuentro una exportación CSV con un nombre de archivo genérico o sin sentido?

Busca por el contenido de la exportación en lugar de por su nombre, o pide al asistente de IA que la identifique. Ambas opciones se basan en el contenido y el resumen del archivo.

¿Puedo hacer preguntas sobre las cifras una vez encontrado el archivo?

Sí. Pregunta al asistente de IA sobre la hoja de cálculo y te responderá con referencias a la fuente. Puedes guardar una respuesta útil como nota.

¿Qué ocurre si la hoja de cálculo me llegó como archivo adjunto?

Reenvíala a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Acepta correos de la dirección verificada de tu cuenta y, en un equipo, puedes autorizar remitentes adicionales.

¿Es necesario cambiar el nombre de mis hojas de cálculo para que esto funcione?

No. Fabric trabaja a partir del contenido del archivo, por lo que nombres como Libro1.xlsx no suponen ningún obstáculo para encontrarlo.

¿Está disponible en el plan gratuito?

Las subidas y el uso limitado de IA están incluidos en el plan gratuito, que cuenta con límites de almacenamiento y tamaño de archivo. Conectar Google Drive requiere un plan de pago. En Precios se detalla lo que incluye cada plan.