Cómo buscar la grabación de una reunión describiéndola

Un cliente pregunta qué se acordó sobre la fecha de lanzamiento y sabes que surgió en una llamada en algún momento de la primavera. Hubo sincronizaciones semanales, dos talleres y un puñado de llamadas ad hoc, todas grabadas, todas con nombres como «Sincronización semanal» o «Reunión de Zoom 87412». La grabación que necesitas es una entre treinta, y la parte útil está en algún lugar en medio de ella.

Esta página explica dónde suelen terminar las grabaciones de las reuniones y cómo las busca la gente, y luego cómo capturarlas o subirlas a Fabric para que puedas encontrar la grabación adecuada describiendo lo que se debatió.

Dónde suelen almacenarse las grabaciones de las reuniones

Cada herramienta de videollamada conserva sus propias grabaciones. Zoom almacena las grabaciones en la nube en su portal web o guarda las locales en una carpeta de Zoom en tu ordenador. Microsoft Teams las guarda en OneDrive o SharePoint, y Google Meet en el Google Drive del organizador. Cada lista está ordenada por fecha y nombre de la reunión, y los nombres de las reuniones suelen ser títulos recurrentes del calendario, por lo que una docena de llamadas comparten el mismo.

Algunas de estas herramientas también generan transcripciones, y los asistentes de notas con IA como Otter se unen a las llamadas como un bot para transcribirlas. Ambos hacen que el contenido sea accesible mediante búsquedas dentro de esa herramienta. La dificultad surge cuando las reuniones abarcan varias herramientas: una llamada interna en Teams, una llamada con un cliente en Zoom, un taller presencial grabado en un teléfono. Cada una se busca por separado, y la transcripción se encuentra aislada de las notas, diapositivas y documentos sobre los que trataba la reunión.

Sin transcripciones, el método consiste en consultar el calendario en busca de fechas probables, abrir cada grabación e ir saltando secciones. Es posible que otra persona lo recuerde mejor, así que se envía un mensaje preguntando: «¿en qué llamada hablamos sobre el lanzamiento?». Ese enfoque funciona, aunque para treinta llamadas puede llevar toda una tarde.

Paso 1: Capturar llamadas con la aplicación de escritorio

Instala la aplicación de escritorio de Fabric en Mac, Windows o Linux. Cuando inicias una llamada en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, Fabric detecta la reunión y ofrece empezar a transcribir. Ningún bot se une a la llamada, por lo que los demás participantes no ven a un tomador de notas en la lista de asistentes. Cómo tomar notas de reuniones sin que un bot se una a la llamada cubre la configuración con más detalle.

La transcripción aparece en tiempo real durante la llamada, y puedes buscar en ella o hacer preguntas a la IA mientras la reunión aún está en curso. Las notas que tomas antes o durante la reunión se sitúan junto a la transcripción. Cuando termina la reunión, Fabric analiza tus notas y la transcripción de forma conjunta y genera un resumen.

Para reuniones presenciales, inicia una nota de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric, incluso en tu teléfono, y se generará el mismo resumen al detenerte. La grabación y transcripción de reuniones requiere un plan de pago.

Paso 2: Subir las grabaciones que ya tienes

Las grabaciones más antiguas pueden incorporarse a la misma biblioteca. Descárgalas de Zoom, Teams o Meet, y luego arrástralas a Fabric o haz clic en Subir un archivo. Fabric transcribe vídeo y audio subidos en MP4, MOV, WebM, MP3, WAV y M4A, lo que cubre los formatos que exportan estas herramientas. Las transcripciones permiten realizar búsquedas y se pueden editar.

Las grabaciones guardadas en Google Drive por Meet también se pueden importar a través de una conexión de Google Drive, que sincroniza archivos en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

A medida que se añade cada grabación, Fabric crea incrustaciones (embeddings) para que la búsqueda pueda coincidir por significado, redacta un resumen, extrae temas y sugiere etiquetas. Las colecciones inteligentes pueden entonces agrupar grabaciones para ti, como todas las llamadas en las que se debatió sobre precios, sin que tengas que renombrar un solo archivo. El resumen también te ofrece una lectura rápida de lo que cubrió cada llamada.

Paso 3: Buscar lo que se debatió

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe la conversación. La búsqueda de Fabric busca coincidencias por significado en todas las transcripciones, por lo que «cuándo acordamos posponer el lanzamiento» puede encontrar la llamada en la que alguien dijo «pasemos la puesta en marcha a la segunda semana de junio».

Abre el resultado y se dirigirá a la marca de tiempo coincidente, para que puedas consultar el intercambio en su contexto en lugar de empezar desde el principio de una llamada de una hora.

Describe decisiones, objeciones o temas en lugar de la reunión en sí: «reticencias del cliente sobre la tarifa de incorporación» o «debate sobre la contratación de un segundo diseñador». Pon el nombre de un cliente o el código de un proyecto entre comillas para una coincidencia exacta. Filtra por ubicación si las grabaciones del cliente están en su propia carpeta o espacio, o por tipo de elemento para ver solo grabaciones.

Paso 4: Preguntar al asistente de IA en todas tus reuniones

Para preguntas que abarcan varias llamadas, el asistente de IA es más rápido que leer los resultados uno por uno. Abre la carpeta de un cliente, inicia el asistente allí para que se limite a esa carpeta y pregunta: «¿Cuándo hablamos por primera vez de la fecha de lanzamiento y qué cambió después de eso?». La respuesta cita las grabaciones con marcas de tiempo en las que puedes hacer clic.

Las preguntas de seguimiento funcionan y puedes guardar la respuesta como una nota para enviarla o conservarla. Si la pregunta es sobre una frase específica que dijo alguien, Cómo encontrar algo que alguien dijo en una reunión lo explica con detalle.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro la grabación de una reunión cuando no sé la fecha?

Transcribe tus grabaciones en Fabric y busca lo que se debatió. Los resultados se abren en la marca de tiempo coincidente, por lo que no es necesaria la fecha.

¿Fabric graba llamadas de Zoom, Teams y Google Meet?

Con la aplicación de escritorio instalada, Fabric detecta reuniones en Zoom, Microsoft Teams y Google Meet y ofrece transcribirlas. Ningún bot se une a la llamada.

¿Puedo subir grabaciones antiguas de Zoom a Fabric?

Sí. Descárgalas de Zoom y sube los archivos. Fabric transcribe MP4 y M4A junto con otros formatos habituales.

¿Puedo grabar una reunión presencial?

Sí. Inicia una nota de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric, incluso en tu teléfono, y Fabric generará un resumen cuando te detengas.

¿Qué genera Fabric después de una reunión?

Analiza la transcripción junto con las notas que hayas tomado y genera un resumen de la reunión.

¿Puedo buscar en una reunión mientras aún se está celebrando?

Sí. La transcripción aparece en tiempo real y puedes realizar búsquedas en ella o preguntarle a la IA al respecto durante la llamada.

¿Puede la IA decirme en qué reunión se tomó una decisión?

Sí. Pregunta al asistente de IA y responderá con referencias en las que puedes hacer clic hacia las grabaciones, incluidas las marcas de tiempo.

¿Puedo mantener separadas las grabaciones de cada cliente?

Sí. Crea un espacio o carpeta para cada cliente y guarda sus grabaciones allí. La búsqueda se puede filtrar a esa ubicación, y el asistente de IA se puede limitar a esa carpeta cuando preguntes sobre las llamadas del cliente.

¿Necesito un plan de pago para la transcripción de reuniones?

Sí. La grabación y transcripción de reuniones requieren un plan de pago. Consulta los precios para ver los planes actuales.