Cómo buscar un documento describiéndolo

Un compañero de trabajo te pide «esa propuesta que preparamos para el museo, la del despliegue por fases». Sabes que existe. Puede que sea un archivo de Word en la unidad compartida, un Google Doc que alguien empezó, una página de Notion o una presentación que acabó siendo la versión definitiva. Quizá se llame Propuesta_v3_final, Borrador museo o algo que no tenga nada que ver con museos, porque se recicló de una presentación anterior.

En esta página te explicamos cómo se suele buscar un documento cuando puedes describir su contenido pero no recuerdas su nombre, y cómo encontrarlo en Fabric simplemente describiéndolo, tanto entre los archivos que has guardado como en las aplicaciones que has conectado.

Cómo solemos buscar un documento

La mayoría de la gente empieza buscando donde cree que está el documento. Google Drive, OneDrive y Dropbox buscan dentro del contenido de los archivos, y Notion y Confluence buscan en sus propias páginas. Cada una funciona bien dentro de su propio entorno. Sin embargo, cuando los documentos de un equipo están repartidos entre tres o cuatro herramientas, encontrar algo implica repetir la misma búsqueda en cada una, con resultados y sintaxis ligeramente distintos cada vez.

En un ordenador, Spotlight o la búsqueda de Windows encuentran archivos locales por su nombre y parte de su contenido. Las listas de archivos recientes ayudan si el documento se abrió hace poco. Pero ninguna de estas opciones sirve de mucho con un archivo del año pasado del que solo recuerdas la temática.

El último recurso es preguntar a alguien, normalmente por Slack: «¿Alguien tiene el documento donde detallamos el despliegue por fases?». Eso funciona si la persona adecuada está disponible y se acuerda. En consultorías, agencias y equipos de investigación, el conocimiento contenido en documentos antiguos suele depender justo de ese tipo de memoria, que se va perdiendo a medida que la gente cambia de empresa.

Paso 1: Reúne documentos y aplicaciones en una sola búsqueda

Fabric admite archivos DOCX, TXT, Markdown, HTML y JSON, presentaciones de PowerPoint en PPT y PPTX, hojas de cálculo en CSV y XLSX, además de PDF. Puedes arrastrar archivos, pegarlos o hacer clic en Subir un archivo, que permite procesar grandes lotes a la vez. Las notas que escribes en Fabric también son documentos.

Para trabajar desde el Finder o el Explorador de archivos, instala la aplicación de escritorio de Fabric. Esta monta Fabric como una unidad en Mac, Windows y Linux, y un equipo puede compartir una unidad de esta forma para que la propuesta que edita todo el equipo esté en un único lugar.

Los documentos que están en otras herramientas pueden quedarse allí. Mediante las conexiones, los archivos de Google Docs, Slides y Sheets y las páginas de Notion se pueden buscar desde Fabric, y la conexión con Google Drive sincroniza los archivos en ambas direcciones. Para configurarla, ve al marketplace de Fabric, elige la aplicación, haz clic en Instalar, inicia sesión y concede los permisos. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: Deja que Fabric entienda cada documento

A medida que entra un documento, Fabric crea incrustaciones (embeddings) para que la búsqueda pueda relacionarlo por su significado, redacta un resumen, extrae el tipo de contenido y los temas, y sugiere etiquetas. Esto es la organización inteligente, y significa que la búsqueda puede asociar un archivo llamado Propuesta_v3_final por lo que contiene: una propuesta de despliegue por fases para un museo.

Las colecciones inteligentes pueden entonces agrupar documentos por contenido, como todas las propuestas o todas las actualizaciones de la junta, sin que nadie tenga que clasificarlos manualmente. Las carpetas, los espacios y las etiquetas son opcionales, y la búsqueda funciona igual de bien con o sin ellos. En Cómo organizar archivos digitales se explican estructuras ligeras que se adaptan a la perfección.

Paso 3: Describe el documento en la búsqueda

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe de qué trataba el documento. La búsqueda de Fabric es híbrida: combina significado y palabras clave al mismo tiempo. «Propuesta para un museo con despliegue por fases» puede encontrar una presentación cuyas diapositivas hablen de «Fase 1: galería piloto» sin que la palabra «museo» aparezca en el nombre del archivo.

Las buenas descripciones mencionan el propósito y el contenido: «lista de control de incorporación para nuevos contratistas», «hoja de cálculo comparando presupuestos de tres locales», «guía de estilo con normas de encabezados y mayúsculas». Pon entre comillas el nombre de un cliente, el código de un proyecto o una frase exacta para realizar una coincidencia estricta. Filtra por tipo de elemento para ver solo documentos, o por ubicación para mantenerte dentro del espacio de un cliente concreto. Si los primeros resultados son parecidos pero no son los correctos, añade otro detalle que recuerdes, como el sector del cliente o una cifra del presupuesto, y vuelve a buscar.

Cuando encuentres un resultado cercano, como una versión anterior de la propuesta, selecciónalo y ejecuta una búsqueda por similitud para mostrar documentos relacionados. Esto puede sacar a la luz una versión posterior o la presentación que se elaboró a partir de la propuesta escrita.

Paso 4: Busca en las aplicaciones conectadas y pregunta a la IA

Para incluir tus aplicaciones conectadas, haz clic dentro del panel de búsqueda de conocimiento, a la derecha de la pantalla de búsqueda en web y escritorio o en el menú inferior desplegable en el móvil. Este panel realiza una búsqueda agéntica en Fabric y en las aplicaciones que hayas conectado, y puedes hacer preguntas de seguimiento allí mismo. En Cómo buscar en todas tus aplicaciones a la vez se detalla esa configuración.

El asistente de IA realiza la misma búsqueda. Pregúntale «¿Dónde está la propuesta del museo con el despliegue por fases y cuáles eran las fases?» y te responderá con enlaces directos a los documentos encontrados. Para limitarlo a un área concreta, abre una carpeta e inicia el asistente allí, o haz clic derecho en una carpeta y añádela al contexto del asistente.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro un documento cuando no recuerdo su nombre?

Describe de qué trataba. La búsqueda de Fabric relaciona los documentos tanto por su significado como por palabras clave, por lo que no es necesario que coincida con el nombre del archivo.

¿Qué tipos de documentos puede buscar Fabric?

DOCX, TXT, Markdown, HTML, JSON, PPT y PPTX, CSV y XLSX, PDF y notas de Fabric. Los archivos de Google Docs, Slides y Sheets y las páginas de Notion se integran mediante conexiones.

¿Puedo buscar en Google Docs y Notion a la vez?

Sí, una vez que ambos estén conectados. El panel de búsqueda de conocimiento y el asistente de IA buscan en Fabric y en tus aplicaciones conectadas conjuntamente. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Puedo buscar dentro de hojas de cálculo?

Fabric admite archivos CSV y XLSX, y el asistente de IA puede leerlos, por lo que puedes hacer preguntas sobre el contenido de una hoja de cálculo.

¿Cómo encuentro la versión más reciente de un documento?

Encuentra una versión y, a continuación, ejecuta una búsqueda por similitud para que aparezcan los archivos relacionados. Cómo buscar en Google Drive por el contenido de los archivos también es de ayuda cuando las versiones están en Drive.

¿Puedo limitar una búsqueda a los documentos de un solo cliente?

Sí. Filtra por ubicación o abre la carpeta del cliente y pregunta al asistente de IA, que se limitará a esa carpeta.

¿Necesito etiquetar los documentos para que funcione la búsqueda?

No. Fabric resume cada documento y extrae los temas en cuanto se añade, por lo que la búsqueda funciona sin necesidad de etiquetas ni carpetas.

¿Puede mi equipo buscar en los mismos documentos?

Sí. Comparte un espacio con tu equipo y asigna a cada persona el rol de lector, comentador, editor o administrador. Consulta los precios para equipos para conocer los planes disponibles.