Cómo encontrar un contrato rápidamente

Los contratos suelen necesitarse con muy poca antelación. El arrendador está al teléfono preguntando por la fianza, un proveedor dice que la subida de precios está contemplada en el acuerdo o el contable necesita antes del viernes el contrato del profesional independiente de hace dos años. La copia firmada está en algún lugar: un correo de firma electrónica, una carpeta llamada «Legal», una copia impresa en un cajón.

Esta guía explica cómo se suele buscar un contrato cuando hay prisa y cómo guardarlos en Fabric para poder encontrar cualquiera describiéndolo e ir directamente a la página correcta.

Cómo se suele buscar un contrato

Buscar en el correo electrónico es el primer paso para la mayoría: el nombre de la contraparte más «acuerdo» o «firmado». A menudo funciona, ya que muchos contratos llegan como correos de confirmación de firma electrónica. La cosa se complica cuando el contrato se firmó con un nombre de empresa que no recuerdas o cuando la última versión la envió otra persona de tu equipo.

Las plataformas de firma electrónica guardan su propio registro de documentos completados, lo cual es útil siempre que todo se haya firmado en la misma. Las pequeñas empresas a menudo acaban teniendo algunos contratos en una herramienta, otros en otra y unos pocos firmados en papel y escaneados a una unidad compartida con nombres como Scan_0417.pdf.

Una carpeta compartida de «Legal» o «Contratos» es la solución ordenada, y funciona cuando alguien la mantiene al día. El problema habitual es el contrato que nunca se llegó a archivar, que suele ser precisamente el que necesitas ese día.

Paso 1: Reúne los contratos en una sola biblioteca

Arrastra archivos PDF y documentos de Word firmados a Fabric o haz clic en «Subir un archivo»; no hay problema si son lotes grandes. Para los contratos que llegan por correo electrónico, reenvía el correo de confirmación o el archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Solo acepta correos de la dirección verificada de tu cuenta, y puedes autorizar a otros remitentes para un equipo.

Si tus contratos ya están en una carpeta compartida de Google Drive, una conexión con Google Drive los sincroniza en ambas direcciones, de modo que los archivos aparecen en Fabric y se mantienen actualizados. Las conexiones requieren un plan de pago. Los contratos en papel se pueden fotografiar en la aplicación móvil o escanear y subir; la búsqueda lee el texto de fotos y páginas escaneadas.

Los equipos que prefieren trabajar desde el explorador de archivos pueden instalar la aplicación de escritorio, que monta Fabric como una unidad que se puede compartir con todo el equipo.

Paso 2: Describe el contrato en la búsqueda

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y describe lo que necesitas: «contrato de alquiler de la oficina de Elm Street», «acuerdo con el editor de vídeo», «contrato de servicios de la empresa de limpieza». La búsqueda busca por significado y por palabra clave, y lee el texto dentro de los PDF y documentos. Los resultados se abren en la página exacta.

Fabric procesa cada contrato cuando se añade: crea incrustaciones (embeddings) para la búsqueda semántica, redacta un breve resumen, extrae atributos como el tipo de contenido y sugiere etiquetas. Un contrato titulado «Acuerdo marco de servicios» puede aparecer al buscar el desarrollador web que contrataste, si es con quien se formalizó el acuerdo.

Para mayor rapidez, escribe un nombre o número de referencia entre comillas para una coincidencia exacta y usa filtros por etiqueta, ubicación de carpeta o tipo de elemento para descartar facturas y correos electrónicos que mencionen a la misma empresa.

Si necesitas el contrato cuando no estás en tu mesa, la misma búsqueda está disponible en las aplicaciones de iOS y Android. Encontrar la página correcta en el teléfono durante la llamada con el arrendador suele ser más rápido que prometer que le responderás por correo.

Paso 3: Pregunta a la IA por la cláusula que necesitas

A menudo, lo que se busca es un dato concreto. Abre tu carpeta de contratos y pregunta al asistente de IA: «¿con cuánta antelación tenemos que avisar a la empresa de limpieza?» o «¿cuándo se renueva el alquiler de la oficina?». Se limitará a esa carpeta, responderá con referencias en las que se puede hacer clic y cada referencia te llevará a la fuente para que puedas leer la redacción exacta. También admite preguntas de seguimiento, como «¿se aplica eso si rescindimos el contrato antes de tiempo?», y cada respuesta remitirá a la cláusula en la que se basó.

El asistente localiza y cita lo que dice el contrato. Determinar lo que significa para tu situación concreta sigue siendo una decisión humana y, para cualquier asunto de relevancia, corresponde a tu abogado. Cómo hacer un seguimiento de las fechas de renovación muestra cómo convertir respuestas como estas en recordatorios.

Paso 4: Deja que los contratos se organicen solos

Configura una colección inteligente para contratos. Las colecciones inteligentes se completan automáticamente según el contenido, por lo que un acuerdo firmado que llegue a una carpeta general de entrada seguirá apareciendo allí. Las carpetas y las etiquetas son opcionales además de esto.

Añadir un breve comentario al guardar un contrato resulta útil más adelante. Algo como «tarifa renegociada, ver correo de marzo» recoge un contexto que no está en el documento. Las etiquetas, como la contraparte o el año, sirven también como filtros de búsqueda, y Fabric sugiere algunas por su cuenta cuando llega el archivo.

Paso 5: Protege los más confidenciales

Los contratos contienen nombres, tarifas y firmas, por lo que vale la pena leer cómo gestiona Fabric tus datos en la página de seguridad. Para restringir aún más el acceso a un contrato, haz clic derecho en un contrato o carpeta (o ábrelo y usa el menú de tres puntos), elige «Añadir protección por contraseña» e introduce una contraseña. La protección por contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

No hay opción de restablecimiento de contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas. Cualquier persona con acceso tendrá que introducirla, el acceso dura seis horas y la contraseña establecida en una carpeta también protege los contratos que se añadan después.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más rápida de encontrar un contrato firmado?

Guarda los contratos en Fabric y describe el que necesitas en la búsqueda, por ejemplo con quién es o qué cubre. Los resultados se abrirán en la página correspondiente.

¿Puede Fabric buscar dentro de contratos en PDF y Word?

Sí. La búsqueda lee el texto dentro de archivos PDF y documentos como los archivos DOCX.

¿Puedo buscar en contratos en papel escaneados?

Sí. La búsqueda abarca el texto en imágenes y escaneos, incluido el texto fotografiado.

¿Cómo guardo los contratos que llegan por correo electrónico?

Reenvía el correo o el archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Puedes autorizar direcciones de remitente adicionales para un equipo.

¿Puede la IA decirme qué estipula un contrato sobre los periodos de preaviso?

Sí. Pregunta al asistente de IA dentro de tu carpeta de contratos y te responderá con referencias al documento de origen. La interpretación final sigue dependiendo de ti o de tu abogado.

¿Puedo proteger un contrato con contraseña?

Sí, en los planes Pro y Team. No hay opción de restablecimiento, así que guarda la contraseña en un lugar seguro.

¿Es necesario organizar los contratos en carpetas?

No. La búsqueda funciona sin necesidad de organizarlos, y una colección inteligente puede recopilar los contratos automáticamente.

¿Puedo compartir un contrato con mi contable?

Sí. Compártelo con permisos de visualización o de comentario; las personas externas pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse. Cómo almacenar documentos importantes de forma segura online explica cómo compartir archivos confidenciales.