Cómo crear un portal de clientes

La relación con un cliente genera un flujo constante de material: el briefing, el contrato, investigaciones, borradores, rondas de comentarios, archivos finales, facturas. Cuando todo esto viaja por correo electrónico y diversos enlaces compartidos, el cliente termina pidiendo cosas que ya le has enviado y tú pierdes tiempo buscando en hilos de mensajes para volver a enviarlas.

Esta página es una guía práctica de configuración: cómo crear un portal en Fabric para un cliente, paso a paso, y replicarlo para el siguiente. Para una visión más amplia sobre qué debe contener un portal y cómo gestionarlo, consulta Cómo configurar un portal de clientes.

Cómo suelen compartir archivos con los clientes los autónomos y las agencias

La mayoría empieza con una carpeta compartida de Google Drive o Dropbox para cada cliente. Es algo familiar y cuesta poco. A lo largo de una colaboración prolongada, la carpeta se llena de borradores, duplicados y archivos llamados final_v2, y los permisos se vuelven caóticos cuando los archivos de trabajo internos se mezclan con lo que el cliente debería ver. Además, el feedback sigue dándose por correo electrónico, al margen de los archivos.

Algunos equipos utilizan una herramienta de proyectos como Notion para cada cliente, con páginas que contienen enlaces y actualizaciones. Se ve más ordenado, aunque muchos clientes no utilizan la herramienta en sí, por lo que el acceso y la edición pueden resultarles incómodos, y normalmente los archivos se alojan en otro sitio.

El software específico para portales de clientes combina el intercambio de archivos con facturación, formularios y mensajería. Es adecuado para agencias que quieren todo eso en un solo producto. Para estudios más pequeños y autónomos, supone otra suscripción y otro inicio de sesión que explicar a cada cliente, y el portal queda desvinculado del lugar donde se realiza el trabajo.

Paso 1: Crea un espacio para el cliente

En Fabric, crea un nuevo espacio exclusivo para este cliente y ponle su nombre. El espacio mantiene el material de este cliente separado del de tus otros clientes y de tu trabajo interno, y es lo que compartirás con él en el siguiente paso.

Dentro del espacio, añade una estructura sencilla de carpetas. Una distribución habitual es: Briefing y contratos, Trabajo en curso, Para revisión y Entregables finales. Mantén una estructura poco profunda; a los clientes les resulta más fácil ver unas pocas carpetas claras que un árbol complejo.

Traslada lo que ya tengas: arrastra los archivos, usa «Subir un archivo» o cópialos en el espacio a través de la unidad de escritorio de Fabric. Si quieres hacer un seguimiento visual del progreso, cambia la carpeta de trabajo a la vista kanban y utiliza columnas para cada fase, utilizando los propios archivos como tarjetas.

Paso 2: Comparte el espacio con el cliente

Comparte el espacio con los contactos de tu cliente. Solo verán ese espacio y no el resto de tu Fabric, que es la base del portal. Cómo dar acceso a un cliente solo a sus archivos explica este paso con más detalle.

Elige el rol de cada persona: lector, comentador, editor o administrador. Los roles se pueden definir a nivel de espacio y en archivos individuales, de modo que un cliente puede comentar en la carpeta de revisión pero solo ver los contratos. Las personas externas pueden usar enlaces compartidos sin necesidad de registrarse. Roles y permisos explica lo que permite cada rol.

Si parte del material es solo para tu equipo, mantenlo en un espacio interno independiente. De este modo, nada privado quedará por error dentro del espacio del cliente.

Paso 3: Recopila comentarios dentro del portal

Cuando un borrador esté listo, colócalo en la carpeta de revisión. Un cliente con permiso de comentador puede dejar comentarios directamente sobre el trabajo: comentarios con marca de tiempo en vídeo y audio, con dibujos sobre fotogramas de vídeo; dibujos con comentarios en imágenes; y fragmentos destacados con comentarios en archivos de texto.

Cada comentario se puede marcar como completado, por lo que el feedback de una ronda funciona como una lista de tareas pendientes. Tanto tú como el cliente podéis ver qué se ha resuelto y qué sigue abierto, lo que reduce los correos electrónicos de seguimiento. Otras funciones de colaboración, como los hilos de comentarios y el historial de actividad, resultan de gran ayuda cuando intervienen varias personas por parte del cliente.

Paso 4: Entrega los archivos finales con un enlace publicado

Para la entrega, publica la carpeta Entregables finales. Haz clic en Compartir, abre la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Asigna un nombre al enlace, elige si deseas permitir las descargas (disponible en todos los planes) y decide si los motores de búsqueda pueden indexarlo. Una carpeta se publica como una página web, y editar los archivos en Fabric actualiza la versión publicada.

En los planes Pro y Team puedes añadir protección con contraseña a la carpeta. Cualquier persona que la abra deberá introducir la contraseña; el acceso dura seis horas y no hay opción de restablecer la contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas. Activa las estadísticas de enlaces al crear el enlace para ver las visitas a lo largo del tiempo, con las fechas, la ubicación y el dispositivo de cada visita. Pro también te permite publicar en tu propio dominio.

Paso 5: Mantén el historial del cliente accesible para las búsquedas de tu equipo

Dado que el briefing, los borradores, los comentarios y los archivos finales se encuentran en un solo espacio, el asistente de IA puede responder a preguntas sobre la cuenta. Abre una carpeta en el espacio y pregunta, por ejemplo, qué dijo el cliente sobre la paleta de colores en la segunda ronda. Se limitará a esa carpeta y citará sus fuentes. Las grabaciones de reuniones con el cliente pueden ir en el mismo espacio. Fabric para el trabajo con clientes muestra cómo los equipos aprovechan esto.

Cuando firme el siguiente cliente, crea un nuevo espacio con la misma estructura de carpetas y compártelo con él. Cada portal permanece independiente.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un portal de clientes?

Un área privada donde un cliente puede ver los archivos, las actualizaciones y los entregables de su proyecto, y habitualmente dejar comentarios, sin ver el trabajo de nadie más.

¿Pueden los clientes utilizar el portal sin una cuenta de Fabric?

Sí. Las personas externas pueden utilizar enlaces compartidos sin necesidad de registrarse.

¿Cómo me aseguro de que un cliente solo vea sus propios archivos?

Crea un espacio para ese cliente y comparte únicamente ese espacio con él. Verá ese espacio y nada más en tu espacio de trabajo.

¿Pueden los clientes comentar archivos en el portal?

Sí, si les otorgas permisos de comentador o editor. Pueden comentar en vídeo, audio, imágenes y texto, y los comentarios se pueden marcar como completados.

¿Puedo proteger los entregables del cliente con contraseña?

Sí, en los planes Pro y Team. Haz clic con el botón derecho en la carpeta o abre el menú de tres puntos y elige Añadir protección con contraseña.

¿Puedo saber cuándo abre el cliente los archivos finales?

Con las estadísticas de enlaces en un enlace publicado (Pro y Team), puedes ver las visitas con fechas, ubicación y dispositivo. Las estadísticas no identifican al visitante por su nombre, por lo que puedes asignar a cada contacto su propio enlace personalizado si necesitas distinguirlos.

¿Puede el portal utilizar mi propio dominio?

Los enlaces publicados pueden utilizar un dominio personalizado en el plan Pro, configurándolo desde el selector de dominio en la pantalla de publicación.

¿Cuánto cuesta tener un portal de clientes en Fabric?

La publicación, con la opción de descarga, está incluida en el plan gratuito; la protección con contraseña, las estadísticas y los dominios personalizados requieren un plan de pago. El precio para equipos no es por usuario. Consulta los precios para equipos.