Cómo hacer una copia de seguridad de tus archivos PDF

Un PDF guardado en un portátil se pierde con ese portátil si se extravía, te lo roban o deja de arrancar. Los archivos que están en riesgo suelen ser los más difíciles de recuperar: un contrato de alquiler firmado, la declaración de la renta del año pasado, un pasaporte escaneado, un informe de mercado de pago o el material de un curso que el portal de la universidad ya ha retirado.

Esta guía cubre los métodos habituales que utiliza la gente para hacer copias de seguridad de sus PDF, las limitaciones de cada uno y cómo conservar una copia de cada PDF en Fabric para poder abrirlo desde cualquier dispositivo y encontrarlo por lo que contiene.

Cómo suele hacer la gente copias de seguridad de sus PDF

Un disco externo con Time Machine en Mac o el Historial de archivos en Windows es un buen punto de partida. Realiza una copia de todo el equipo de forma programada, siempre que el disco esté conectado. Por lo general, la copia se encuentra en la misma casa que el portátil, y recuperar un único PDF implica buscar entre copias de seguridad por fecha en lugar de por el contenido del documento.

Las carpetas de sincronización en la nube de Google Drive, Dropbox, iCloud Drive o OneDrive añaden una copia externa. Protegen todo lo que esté dentro de la carpeta sincronizada. Sin embargo, los PDF que se descargan en Descargas, se quedan adjuntos en un correo electrónico o están en el escritorio quedan fuera de ella hasta que alguien los mueve y, en la práctica, una gran parte nunca se llega a mover.

Enviarse un PDF a uno mismo por correo electrónico es la solución rápida a la que recurre mucha gente. Sí que crea una segunda copia. Volver a encontrarlo más adelante dependerá de recordar el asunto o aproximadamente cuándo se envió, algo que se vuelve más difícil a medida que la bandeja de entrada crece.

Paso 1: Copia los PDF que ya tienes en Fabric

Reúne primero las carpetas más importantes: finanzas, asuntos legales, documentos de identidad, referencias laborales. En la aplicación web o de escritorio de Fabric, arrastra los PDF, pégalos o haz clic en Subir un archivo. La subida admite una gran cantidad de archivos a la vez, por lo que una carpeta con varios cientos de extractos puede transferirse de una sola vez.

Copiar en lugar de mover conserva el original en tu ordenador, lo que te proporciona dos copias en dos ubicaciones distintas. Ese es el objetivo de una copia de seguridad, así que vale la pena hacerlo a conciencia con todo aquello que no puedas reemplazar.

Paso 2: Instala la unidad de escritorio para copias de seguridad continuas

La aplicación de escritorio de Fabric para Mac, Windows y Linux monta Fabric como una unidad virtual. Aparece en Finder o en el Explorador de archivos como cualquier otra ubicación, por lo que puedes guardar un PDF directamente en ella desde el cuadro de diálogo de descarga de un navegador, una aplicación de escáner o el menú de imprimir en PDF.

Los archivos de la unidad no ocupan espacio en tu ordenador y se reproducen en streaming al abrirlos. Esto resulta ideal para grandes archivos de informes o manuales que deseas conservar de forma segura pero que rara vez abres. Fabric como unidad en la nube personal explica cómo funciona la unidad entre dispositivos.

Paso 3: Envía los nuevos PDF a Fabric a medida que lleguen

Muchos PDF llegan como archivos adjuntos en correos electrónicos: facturas, documentos de pólizas, confirmaciones de reservas. Reenvía el mensaje o el archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Fabric solo acepta mensajes de la dirección verificada de tu cuenta y, en un equipo, puedes autorizar remitentes adicionales.

En iOS o Android, el menú de compartir envía un PDF a Fabric desde cualquier aplicación. La aplicación móvil también puede sincronizar la sección Archivos del dispositivo, de modo que cualquier PDF guardado allí en tu teléfono se respalda automáticamente. Consigue las aplicaciones en la página de descargas móviles.

Si tus PDF ya están en Google Drive, una conexión los transfiere a Fabric con una sincronización bidireccional profunda, de modo que los archivos se crean dentro de Fabric y los cambios se reflejan en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 4: Comprueba la copia de seguridad buscando un PDF

Una copia de seguridad solo es útil si puedes recuperar un archivo. Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y escribe de qué trataba el PDF. La función de Búsqueda lee el texto dentro de los PDF y encuentra coincidencias por significado y palabra clave, y los resultados se abren exactamente en la página correspondiente. Escribe un número de póliza o de cuenta entre comillas para una coincidencia exacta y filtra por tipo de elemento para ver solo archivos PDF.

Fabric también procesa cada PDF al recibirlo. Crea incrustaciones (embeddings) para búsquedas basadas en el significado, redacta un breve resumen y extrae atributos como el tipo de contenido y los temas, sugiriendo luego etiquetas. Las colecciones inteligentes que configures pueden llenarse automáticamente a partir de esos atributos, de modo que una colección de documentos de seguros recopile nuevas pólizas sin que tengas que archivarlas manualmente.

Paso 5: Abre tus PDF en cualquier lugar y protege con contraseña los confidenciales

Fabric funciona en la web, como aplicación de escritorio para Mac, Windows y Linux, y como aplicación para iOS y Android, de modo que un PDF respaldado desde el portátil de la oficina se puede abrir en tu teléfono en el mostrador de la farmacia o en la oficina de alquiler. Los PDF se abren en modo de lectura, y puedes resaltarlos y añadir comentarios en ellos.

Para documentos de identidad o historiales médicos, añade protección con contraseña. Haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta, o ábrelo y haz clic en el menú de tres puntos, luego elige Añadir protección con contraseña e introduce una clave. No hay opción para restablecer la contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Para obtener un plan más amplio que abarque fotos, correo electrónico y cuentas además de documentos, consulta cómo hacer una copia de seguridad de tu vida digital.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor forma de hacer copias de seguridad de PDF en la nube?

Copia los PDF que tienes en una biblioteca en la nube y, a continuación, configura métodos para capturar los nuevos, como una unidad de escritorio en la que guardarlos y una dirección de correo electrónico a la que reenviar archivos adjuntos. Fabric admite ambos y permite realizar búsquedas en los PDF respaldados por su contenido.

¿Puedo hacer copias de seguridad de PDF automáticamente?

Sí, de varias formas. Guardar en la unidad de escritorio de Fabric, sincronizar la sección Archivos de tu teléfono y utilizar una conexión con Google Drive son métodos que añaden PDF sin necesidad de subirlos manualmente. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Hacer una copia de seguridad de los PDF en Fabric ocupa espacio en mi portátil?

Los archivos en la unidad de escritorio de Fabric no ocupan espacio en tu ordenador y se transmiten en streaming cuando los abres. Almacenamiento local frente a almacenamiento en la nube explica las ventajas y desventajas de ambos.

¿Cómo hago una copia de seguridad de los PDF desde mi teléfono iPhone o Android?

Usa el menú de compartir en cualquier aplicación y selecciona Fabric, o permite que la aplicación móvil sincronice la sección Archivos del dispositivo para que los PDF guardados allí se respalden automáticamente.

¿Puedo encontrar un PDF respaldado si no recuerdo el nombre del archivo?

Sí. La búsqueda lee el texto dentro de los PDF y encuentra coincidencias por significado, por lo que describir el documento suele ser suficiente. Los resultados se abren en la página donde aparece la coincidencia.

¿Es seguro hacer copias de seguridad de PDF confidenciales como pasaportes y declaraciones de la renta?

Puedes añadir una contraseña a cualquier archivo o carpeta en los planes Pro y Team. Cualquier persona con acceso debe introducirla, y el acceso dura seis horas antes de solicitarse nuevamente. Encontrarás más información sobre cómo mantener la privacidad de los datos en la página de seguridad.

¿Respaldará Fabric los PDF que guardo en Google Drive?

Con una conexión de Google Drive, los archivos se crean en Fabric y se mantienen sincronizados en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Puedo hacer copias de seguridad de PDF en el plan gratuito?

Sí. Las subidas de archivos están disponibles en el plan gratuito, que tiene límites de almacenamiento y de tamaño de archivo. Las conexiones con otras aplicaciones requieren un plan de pago. Consulta los precios para más detalles.