Cómo hacer una copia de seguridad de las grabaciones de tus reuniones

Las grabaciones de las reuniones terminan dondequiera que haya tenido lugar la llamada. Zoom las guarda en una carpeta del portátil del anfitrión o en la nube de Zoom, Microsoft Teams coloca las grabaciones en OneDrive o SharePoint, y Google Meet las deposita en una carpeta de Google Drive del organizador. Las grabaciones también pueden caducar debido a una política de retención o desaparecer cuando la persona que organizó la llamada deja la empresa.

Esta guía explica cómo los equipos suelen conservar las grabaciones de las reuniones, dónde suelen perderse esas copias y cómo hacer una copia de seguridad en una biblioteca de Fabric donde cada llamada se transcribe y permite realizar búsquedas por lo que se dijo.

Cómo se suelen conservar las grabaciones de las reuniones

El método más habitual es dejar las grabaciones donde las colocó la herramienta de reuniones. Esto no requiere esfuerzo y, para una llamada puntual, no está mal. Con el paso de los meses, las llamadas del equipo quedan dispersas entre las cuentas de varios anfitriones y tres plataformas diferentes, y cualquiera que busque la reunión inicial con un cliente de la primavera pasada tiene que saber quién fue el anfitrión y qué herramienta utilizó.

Algunos equipos descargan las grabaciones en una carpeta de una unidad compartida después de cada llamada. Así se obtiene una única ubicación y una copia fuera de la plataforma. Los archivos son grandes, las descargas son manuales y la carpeta se llena de nombres como zoom_0.mp4 que no dicen nada sobre la conversación.

Los bots de reuniones y los servicios de transcripción mantienen un archivo con capacidad de búsqueda de las llamadas a las que se unieron. A la gente le gustan las transcripciones. El archivo suele residir en una aplicación independiente, al margen de las notas, documentos y diapositivas sobre los que trató la reunión. Cómo encontrar algo que alguien dijo en una reunión analiza ese problema de búsqueda con más detalle.

Paso 1: Subir las grabaciones que ya tienes

Empieza descargando las grabaciones importantes de Zoom, Teams y Meet, centrándote en las llamadas con decisiones, compromisos con clientes o contenido formativo que merezca la pena conservar. Arrastra los archivos descargados a Fabric en la web o en el escritorio, o utiliza «Subir un archivo». La subida admite un gran volumen de archivos a la vez, y los formatos MP4, MOV, WebM, MP3, WAV y M4A son todos compatibles para su posterior transcripción.

Cambia el nombre de los archivos a medida que los subas si puedes, o añade un comentario con el nombre del cliente o del proyecto. Fabric redacta un breve resumen de cada elemento y sugiere etiquetas, pero una etiqueta con tus propias palabras, como «Llamada de renovación de Acme, marzo», sigue siendo de gran ayuda cuando exploras una lista larga de grabaciones.

Paso 2: Dirigir las nuevas grabaciones a Fabric automáticamente

Las grabaciones de Google Meet se guardan en Google Drive. Una conexión con Google Drive traslada esos archivos a Fabric mediante una sincronización bidireccional profunda, de modo que las nuevas grabaciones aparecen sin necesidad de descargarlas manualmente. Las conexiones requieren un plan de pago.

Para las grabaciones locales de Zoom, instala la aplicación de escritorio de Fabric. Monta Fabric como una unidad virtual, lo que te permite configurar la ubicación de grabación de Zoom en sus ajustes para que sea una carpeta de esa unidad. Así, cada grabación se guarda directamente en Fabric y los archivos de la unidad no ocupan espacio en tu ordenador.

Paso 3: Grabar futuras reuniones en Fabric

La copia de seguridad más sencilla consiste en grabar directamente en Fabric desde el principio. Con la aplicación de escritorio instalada, inicia una llamada en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet y Fabric detectará la reunión y te ofrecerá iniciar la transcripción. Ningún bot se une a la llamada. La transcripción aparece en tiempo real, y puedes buscar en ella y hacer preguntas a la IA mientras se desarrolla la reunión.

Las notas que tomes antes o durante la llamada se muestran junto a la transcripción. Cuando termina la reunión, Fabric analiza ambas partes conjuntamente y genera un resumen. En el caso de las reuniones presenciales, inicia una nota de reunión manualmente en cualquier aplicación de Fabric. Notas de reuniones y de voz con IA aborda esto más a fondo, y cómo tomar notas de reuniones sin que un bot se una a la llamada te guía a través de una primera llamada. La grabación de reuniones requiere un plan de pago.

Paso 4: Transcribir el historial acumulado y realizar búsquedas

Las grabaciones subidas se pueden transcribir para que la voz se convierta en texto indexable. Las transcripciones se pueden editar, lo que resulta útil para los nombres de productos y de personas. La transcripción requiere un plan de pago.

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) y escribe lo que recuerdes. La búsqueda encuentra coincidencias por significado en las transcripciones y en el resto de tu biblioteca, y los resultados te llevan a la marca de tiempo exacta. Escribe una frase entre comillas, como «condiciones de pago a 60 días», cuando necesites las palabras exactas.

Para obtener respuestas a partir de múltiples llamadas, abre la carpeta de grabaciones y pregunta al asistente de IA, por ejemplo: «¿qué dijo el cliente sobre la fecha de lanzamiento a lo largo de nuestras últimas cinco llamadas?». Citará cada fuente con una marca de tiempo en la que puedes hacer clic para escuchar ese momento.

Paso 5: Dar acceso al equipo al archivo

Coloca las grabaciones en un espacio compartido para que todo el equipo pueda buscarlas, no solo la persona que organizó la reunión. Los roles y permisos se pueden definir a nivel de espacio y de archivo, con roles de lector, comentarista, editor y administrador. Un comentarista puede dejar comentarios con marca de tiempo en una grabación, lo que va muy bien para señalar momentos que un compañero debería escuchar.

Para grabaciones que incluyan conversaciones confidenciales, añade una contraseña en el plan Pro o Team; no se puede restablecer, así que guárdala en un lugar seguro. Los precios para equipos se encuentran en la página de planes para equipos.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se guardan las grabaciones de Zoom y cómo hago una copia de seguridad?

Las grabaciones locales van a una carpeta en el ordenador del anfitrión, y las grabaciones en la nube permanecen en la cuenta de Zoom del anfitrión. Descarga las que necesites y súbelas a Fabric, o define la carpeta de grabación local de Zoom para que sea una carpeta en la unidad de escritorio de Fabric.

¿Cómo hago una copia de seguridad de las grabaciones de Google Meet?

Meet guarda las grabaciones en el Google Drive del organizador. Conecta Google Drive con Fabric y los archivos se sincronizarán en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

¿Cómo hago una copia de seguridad de las grabaciones de Microsoft Teams?

Descarga la grabación de OneDrive o SharePoint, donde Teams la almacena, y súbela a Fabric. Para futuras llamadas, graba con la aplicación de escritorio de Fabric, que detecta las reuniones de Teams.

¿Puedo grabar reuniones sin que se una un bot?

Sí. La aplicación de escritorio de Fabric detecta llamadas en Zoom, Teams y Google Meet y las transcribe sin necesidad de un bot. Esto requiere un plan de pago.

¿Puedo buscar algo que alguien dijo en grabaciones de reuniones antiguas?

Sí, una vez transcritas. La búsqueda abarca las transcripciones y los resultados se abren en la marca de tiempo exacta.

¿Llenarán las grabaciones de reuniones el disco de mi portátil?

No si las mantienes en la unidad de escritorio de Fabric. Las grabaciones allí se reproducen en streaming y no ocupan espacio en el ordenador, algo crucial cuando se trata de archivos MP4 de una hora de duración.

¿Puedo hacer preguntas a la IA sobre un conjunto de grabaciones de reuniones?

Sí. Abre la carpeta y el asistente de IA, o haz clic derecho en la carpeta y añádela al contexto del asistente. Las respuestas citan marcas de tiempo en las grabaciones.

¿Qué formatos de archivo puedo subir y transcribir?

Vídeo en MP4, MOV y WebM, y audio en MP3, WAV y M4A. La transcripción requiere un plan de pago.