Cómo hacer una copia de seguridad de tus archivos de diseño

El problema de las copias de seguridad de un diseñador se divide en dos partes. Por un lado, están los archivos de trabajo, que son pesados, tienen capas y suelen ser la única copia de meses de decisiones; por otro, están las exportaciones, que es lo que los clientes y compañeros vuelven a pedir dos años después. Ambos suelen estar guardados en un único portátil rápido, en un disco de proyectos dentro de un cajón o en una carpeta compartida de la que nadie se ocupa.

Esta guía analiza las formas habituales en que los diseñadores y equipos creativos hacen copias de seguridad de sus archivos, en qué momentos fallan esos hábitos y cómo mantener los archivos de trabajo y las exportaciones en Fabric, almacenados fuera de tu equipo y localizables por su aspecto visual.

Cómo suelen hacer copias de seguridad los diseñadores

Los SSD externos por proyecto o por año son habituales. Son rápidos y portátiles. Pero también son copias únicas a menos que se dupliquen, y encontrar un logotipo de un trabajo de 2022 implica recordar en qué disco está y conectarlo.

Las carpetas compartidas de Dropbox o Google Drive funcionan bien para estudios pequeños y permiten que todo el equipo tenga los mismos archivos. Los archivos de trabajo pesados pueden tardar en sincronizarse, y cuando la carpeta sincronizada está configurada para mantener los archivos en local, unos pocos proyectos grandes llenan el portátil. Los nombres de las versiones se multiplican: marca_final, marca_final_v2, marca_final_USAR_ESTA.

Las herramientas basadas en navegador como Figma guardan los archivos en su propia nube con historial de versiones, lo que cubre una gran parte. Aun así, el trabajo sigue estando dentro de una sola cuenta, y los recursos exportados acaban dispersos entre las carpetas de descargas y el correo electrónico. ¿Qué es la gestión de recursos digitales? aborda la versión más amplia de este problema para estudios y equipos de marca.

Paso 1: Configura la unidad de Fabric en tu equipo de diseño

Instala la aplicación de escritorio de Fabric en el ordenador en el que diseñas; funciona en Mac, Windows y Linux y monta Fabric como una unidad virtual, de modo que aparece en Finder o en el Explorador de archivos junto a tus otras ubicaciones. Puedes guardar directamente desde tu software de diseño en ella y arrastrar carpetas de proyectos existentes como cualquier otro movimiento de archivos.

Los archivos en la unidad no ocupan espacio en tu ordenador y se transmiten al abrirlos, lo cual es fundamental cuando se trata de archivos pesados con capas y recursos de vídeo. Fabric como unidad en la nube explica cómo funciona la transmisión entre dispositivos.

Paso 2: Haz una copia de seguridad de los archivos de trabajo, las exportaciones y las copias locales

Empieza importando los proyectos anteriores. Arrastra las carpetas a la unidad de Fabric o a la aplicación web, o haz clic en Subir un archivo; la subida gestiona grandes cantidades de archivos a la vez. Fabric almacena los archivos de trabajo de cualquier herramienta como archivos, de modo que tus archivos de origen y sus exportaciones pueden convivir en una misma carpeta de proyecto.

Para los trabajos de Figma, guarda una copia local de los archivos importantes desde el menú de archivos de Figma y colócala en la carpeta del proyecto en Fabric, junto a las exportaciones. Eso te proporciona una copia fuera de la cuenta de Figma. Formatos de archivos de diseño explicados detalla qué formatos merece la pena conservar a largo plazo.

Para el trabajo en curso, define tu ubicación de exportación en la carpeta del proyecto dentro de la unidad de Fabric. Así, cada PNG, JPG o PDF que exportes se guardará en la copia de seguridad sobre la marcha, sin necesidad de un paso adicional al finalizar el trabajo.

Paso 3: Encuentra trabajos anteriores por color, temática y similitud

Fabric procesa cada imagen a medida que llega. Genera incrustaciones (embeddings), redacta un breve resumen, extrae atributos como conceptos y colores, y sugiere etiquetas. A partir de ahí, la búsqueda abarca tanto el contenido visual de la imagen como cualquier texto que contenga, de modo que buscar «cartel con una montaña y cielo naranja» puede dar con una exportación de hace años.

Para buscar por color, pega un código HEX de una paleta de marca o elige uno con el selector de color. Para encontrar trabajos con un estilo similar, selecciona una imagen y ejecuta una búsqueda por similitud; en el caso de las imágenes, tiene en cuenta la composición, el color y la temática. Resulta muy útil cuando un cliente pide algo «como lo que hicimos antes» y necesitas localizar los tres conceptos anteriores a los que podría referirse.

Paso 4: Comparte la copia de seguridad con tu equipo

Un estudio puede trabajar desde una única unidad compartida a través de la aplicación de escritorio, de modo que cada diseñador abre los archivos más recientes desde el mismo lugar. Los roles y permisos se pueden definir a nivel de espacio y de archivo, con roles de lector, comentarista, editor y administrador, lo que permite dar acceso a los colaboradores externos únicamente a la carpeta de un cliente concreto.

Cuando un proyecto pasa a revisión, comparte el archivo con permisos de comentarista. Los comentaristas pueden dibujar sobre una imagen y adjuntar un comentario al trazo, y cada comentario puede marcarse como completado una vez resuelto. Cómo gestionar los recursos de marca explica cómo mantener las versiones aprobadas separadas de los borradores.

Paso 5: Entrega el trabajo terminado desde el mismo lugar

Una vez finalizado un trabajo, publica la carpeta de entregables como una página web y permite las descargas para que el cliente pueda obtener los archivos definitivos. Al editar el archivo de origen en Fabric, la versión publicada se actualiza automáticamente, por lo que un logotipo corregido sustituye al anterior en el mismo enlace.

En los planes Pro y Team puedes añadir protección con contraseña y estadísticas de enlaces, y en Pro puedes publicar en tu propio dominio. Encontrarás los planes Team en la página de planes para equipos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor manera de hacer copias de seguridad de archivos de diseño pesados?

Guárdalos en una unidad en la nube que no necesite conservar una copia completa en tu portátil y mantén una segunda copia en una unidad externa para todo lo que sea crítico. La unidad de escritorio de Fabric almacena los archivos en Fabric y los transmite al abrirlos.

¿Puedo hacer copias de seguridad de archivos de Photoshop e Illustrator en Fabric?

Puedes almacenar archivos de trabajo de cualquier herramienta en Fabric como archivos, ya sea mediante la subida o a través de la unidad de escritorio. La búsqueda visual y la búsqueda por color se aplican a imágenes como tus exportaciones en PNG y JPG.

¿Cómo hago una copia de seguridad de mis archivos de Figma?

Guarda una copia local desde el menú de archivos de Figma y almacénala en Fabric junto a tus exportaciones. Eso te proporcionará una copia fuera de tu cuenta de Figma.

¿Guardar archivos de diseño en la unidad de Fabric llenará mi portátil?

No. Los archivos de trabajo guardados en la unidad de escritorio de Fabric se transmiten desde Fabric al abrirlos, por lo que no ocupan espacio en el SSD de tu portátil entre sesiones.

¿Puedo buscar en mi archivo de diseños por color?

Sí. Pega un código HEX o usa el selector de color en la búsqueda para encontrar imágenes con ese color.

¿Cómo encuentro diseños similares a uno que ya tengo?

Selecciona la imagen y ejecuta una búsqueda por similitud. En el caso de las imágenes, analiza la composición, el color y la temática.

¿Pueden los clientes dejar comentarios sobre los diseños guardados en la copia de seguridad?

Sí, a través de un enlace compartido con permisos de comentarista. Pueden dibujar sobre la imagen y adjuntar un comentario. Los enlaces publicados son de solo lectura, con opción de descarga si tú lo permites.

¿Puede todo mi estudio trabajar a partir de una única copia de seguridad?

Sí. La aplicación de escritorio permite a un equipo trabajar desde una unidad compartida, con el acceso controlado mediante roles a nivel de espacio y de archivo.