Cómo hacer una copia de seguridad de tus contratos

Los contratos son esos documentos que rara vez abres y que necesitas con urgencia cuando lo haces. Hay que renovar un contrato de arrendamiento, un cliente disputa las condiciones de pago, un contrato de trabajo resulta tener un plazo de preaviso que habías olvidado. En ese momento, la copia firmada podría estar en una cuenta de firma electrónica en la que ya no inicias sesión, en un archivo adjunto enterrado en la bandeja de entrada de un antiguo compañero de trabajo o en un original en papel dentro de una caja de la última mudanza de oficina.

Esta guía cubre las formas habituales en que las personas y las pequeñas empresas guardan copias de sus contratos, dónde se suelen perder esas copias y cómo hacer una copia de seguridad de cada acuerdo en Fabric para que esté protegido, disponible en cualquier dispositivo y sea posible buscar en él por sus términos.

Cómo se suelen guardar las copias de los contratos

Los servicios de firma electrónica como DocuSign y Dropbox Sign almacenan el acuerdo completado en la cuenta del remitente y envían una copia por correo electrónico a cada parte. Eso resulta muy cómodo el día de la firma. Con los años, las copias completadas se dispersan entre varias cuentas y bandejas de entrada, algunas pertenecientes a personas que ya se han ido.

Los originales en papel siguen siendo importantes para algunos acuerdos, y un archivador o una caja de archivo suele ser su lugar habitual. Es una única copia, en un solo edificio, y consultar una cláusula significa tener que encontrar la carpeta primero.

Una carpeta en una unidad compartida llamada Contratos es el término medio habitual. Funciona bien cuando alguien archiva allí cada acuerdo puntualmente. Cuando el archivo se descuida, la carpeta contiene la mayoría de los contratos, pero no todos, y nombres de archivo como Contrato_firmado(2).pdf no indican qué cliente o qué versión es. Cómo almacenar documentos importantes de forma segura en línea aborda la cuestión más amplia de dónde deben residir los documentos confidenciales.

Paso 1: Reúne los contratos que tienes en una sola carpeta

Crea una carpeta de Contratos en Fabric, o un espacio si lo va a utilizar un equipo. Descarga los acuerdos completados de tus cuentas de firma electrónica y arrástralos dentro, o haz clic en Subir un archivo; la subida permite gestionar una gran cantidad de archivos a la vez. Los PDF firmados y los borradores editables en DOCX pueden convivir uno al lado del otro.

Para los originales en papel, fotografía cada página con tu teléfono o escanéalas; luego, sube las imágenes o el PDF escaneado. Fabric lee el texto en archivos PDF y en páginas fotografiadas, por lo que un acuerdo escaneado pasa a ser localizable mediante búsqueda junto a los digitales. Conserva también el original en papel; en algunos acuerdos, es la copia que realmente cuenta.

Paso 2: Captura los nuevos contratos a medida que se firmen

Cuando llegue una copia firmada por correo electrónico, reenvíala a tu dirección de correo electrónico de Fabric. Fabric solo acepta correos de la dirección verificada de tu cuenta y, en un equipo, puedes autorizar a remitentes adicionales, de modo que un compañero que gestione las firmas pueda enviar los acuerdos directamente.

En el teléfono, abre el archivo adjunto en tu aplicación de correo, pulsa Compartir y selecciona Fabric. Descarga la aplicación para iOS o Android desde la página de descargas móviles si aún no lo has hecho. Puedes añadir un comentario o etiquetas mientras guardas, como el nombre de la contraparte y la fecha de renovación.

Paso 3: Protege la carpeta con una contraseña

Los contratos a menudo incluyen precios, datos personales y términos que preferirías no mostrar a todas las personas con acceso a tu espacio de trabajo. Añade protección con contraseña a la carpeta de Contratos: haz clic con el botón derecho sobre ella, o ábrela y haz clic en el menú de tres puntos, selecciona Añadir protección con contraseña e introduce una contraseña. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Una contraseña en una carpeta también cubre los archivos que se añadan a ella más adelante, por lo que los nuevos contratos quedan protegidos a medida que llegan. Cualquier persona con acceso debe introducir la contraseña, y el acceso dura seis horas antes de que se vuelva a solicitar. No hay opción de restablecer la contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas.

Para dar acceso a un cliente únicamente a sus propios acuerdos, crea un espacio para ese cliente y compártelo con él; solo verá ese espacio. En Roles y permisos se define lo que puede hacer cada persona.

Paso 4: Encuentra una cláusula o una fecha cuando lo necesites

Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). La función Buscar encuentra coincidencias por significado y palabra clave en todos tus contratos y abre los resultados exactamente en la página correspondiente. Escribe una frase entre comillas, como «limitación de responsabilidad» o un número de contrato, para una coincidencia exacta, y filtra por etiqueta o carpeta para ceñirte a un solo cliente.

Para consultas que abarquen varios acuerdos, abre la carpeta de Contratos y pregunta al asistente de IA. Se limitará a esa carpeta y citará los contratos que haya utilizado, por lo que puedes preguntar qué acuerdos se renuevan en el próximo trimestre o qué plazo de preaviso requiere cada proveedor, y luego hacer clic para ir directamente a la cláusula. Considera la respuesta como una forma rápida de encontrar la página adecuada; el criterio legal sobre el significado de una cláusula sigue estando en tus manos y en las de tu abogado.

Para una rutina más completa sobre las renovaciones, consulta cómo llevar un seguimiento de las fechas de renovación.

Paso 5: Abre los contratos allí donde surja la duda

Las dudas sobre contratos suelen surgir lejos del escritorio: un arrendador por teléfono, un proveedor en una feria comercial, una llamada de un cliente desde el coche. Fabric funciona en la web, como aplicación de escritorio para Mac, Windows y Linux, y en iOS y Android, por lo que el acuerdo guardado y su función de búsqueda están disponibles en cualquier dispositivo que tengas a mano. La protección con contraseña y las analíticas de enlaces requieren un plan Pro o Team; consulta la página de precios para ver las diferencias.

Preguntas frecuentes

¿Dónde debería almacenar los contratos firmados?

En un lugar independiente del servicio de firma electrónica y de tu bandeja de entrada, en una única carpeta con copia de seguridad y protegida. Fabric puede almacenar juntos PDF firmados, borradores y documentos escaneados, con la opción de proteger la carpeta con contraseña en los planes Pro y Team.

¿Cómo hago una copia de seguridad de los contratos de DocuSign?

Descarga los documentos completados desde tu cuenta de DocuSign y súbelos a Fabric, o reenvía los correos de finalización con los archivos adjuntos a tu dirección de correo electrónico de Fabric.

¿Puedo hacer copias de seguridad de contratos en papel?

Sí. Fotografía o escanea cada página y súbela. Fabric lee el texto de las páginas fotografiadas y de los PDF escaneados, por lo que se pueden realizar búsquedas en ellos. Conserva también el original en papel.

¿Puedo proteger una carpeta de contratos con contraseña?

Sí, en los planes Pro y Team. La contraseña cubre los archivos que se añadan más tarde, el acceso dura seis horas y no se puede restablecer, así que guárdala en un gestor de contraseñas.

¿Puedo buscar una cláusula específica en todos mis contratos?

Sí. La búsqueda rastrea el texto dentro de tus contratos y el uso de comillas ofrece coincidencias exactas. Los resultados se abren en la página donde aparece la cláusula.

¿Puede la IA indicarme cuándo se renuevan mis contratos?

Puedes consultar al asistente de IA sobre una carpeta de contratos y te responderá haciendo referencia a los documentos que haya utilizado. Revisa la cláusula citada antes de tomar decisiones y consulta las dudas legales con un abogado.

¿Cómo comparto contratos con un cliente de forma segura?

Crea un espacio para ese cliente y compártelo con él, de modo que solo vea ese espacio. Puedes añadir una contraseña en los planes Pro y Team.

¿Es privado el almacenamiento de contratos en Fabric?

Tú controlas el acceso a través de las opciones de uso compartido, los roles y las contraseñas. La página de seguridad detalla cómo protege los datos Fabric, y tu propio equipo legal y de cumplimiento normativo deberá confirmar que se ajusta a tus requisitos.