Cómo hacerle preguntas a la IA sobre una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo a menudo llega acompañada de una pregunta. Tu banco exporta un año de transacciones en formato CSV y quieres saber cuánto gastaste en software. Un compañero de trabajo te envía un libro de presupuesto con seis pestañas y te pregunta si la partida de marketing aumentó. Una herramienta de encuestas te entrega 400 filas de respuestas, y la parte útil se encuentra en algún lugar de la columna de texto libre.

Esta guía explica cómo la gente suele obtener respuestas a partir de hojas de cálculo y cómo añadir una a Fabric para preguntarle a su asistente de IA en lenguaje natural, con los documentos relacionados en la misma conversación.

Cómo se suelen obtener respuestas de una hoja de cálculo

Los filtros, la ordenación y las tablas dinámicas en Excel o Google Sheets son las herramientas habituales, y para quienes las utilizan a diario resultan rápidas y precisas. Para los usuarios ocasionales, crear una tabla dinámica para responder a una sola pregunta puede llevar más tiempo del que la pregunta merece, y el resultado debe reconstruirse cuando los datos cambian.

Las fórmulas son el siguiente paso. SUMAR.SI y BUSCARV responden a la mayoría de las preguntas sobre totales y coincidencias, aunque requieren que los datos estén ordenados y que la persona que las escribe conozca la estructura de las columnas. Las columnas de texto libre, como los comentarios de encuestas o las descripciones de transacciones, son muy difíciles de analizar únicamente con fórmulas.

Hoy en día, muchas personas pegan filas en ChatGPT o suben el archivo a un chatbot. Eso resuelve bien las preguntas sobre texto libre. Sin embargo, la hoja de cálculo suele llegar sin su contexto: las facturas que respaldan las líneas de gasto, el informe que explica las categorías presupuestarias o la versión del año anterior para comparar.

Paso 1: Añadir la hoja de cálculo a Fabric

Fabric lee archivos CSV y XLSX, y la IA también puede leerlos. Arrastra el archivo a la aplicación web o de escritorio, pégalo o haz clic en Subir un archivo. Las exportaciones de aplicaciones bancarias, herramientas de contabilidad y plataformas de encuestas suelen generarse en uno de estos dos formatos.

Para las hojas de cálculo almacenadas en Google Sheets, conecta Google Drive a través del marketplace de Fabric. La conexión con Google Drive se sincroniza en ambos sentidos, de modo que el archivo en Fabric se mantiene actualizado a medida que se edita. Las conexiones requieren un plan de pago. Las hojas de cálculo enviadas como archivos adjuntos por correo electrónico se pueden reenviar a tu dirección de correo electrónico de Fabric.

Paso 2: Colocar la hoja de cálculo junto a su contexto

Una tabla de números responde a más preguntas cuando el asistente puede ver a qué se refieren dichos números. Crea una carpeta para el trabajo en cuestión y añade la hoja de cálculo junto con todo aquello que la explique: el resumen del proyecto, las facturas o recibos detrás de una exportación de gastos, el correo electrónico que fijó los objetivos o el libro de cálculo del año anterior.

Los profesionales autónomos a menudo mantienen una carpeta por cliente con el registro de facturas, los contratos y los comprobantes de pago juntos, que es la estructura descrita en cómo organizar facturas como autónomo. La misma estructura funciona para un presupuesto doméstico, un informe de subvenciones o una exportación del embudo de ventas.

Paso 3: Preguntar sobre los datos en lenguaje natural

Con la carpeta abierta, abre el asistente de IA, cuyo alcance se limitará a los archivos de esa carpeta. Para no tener que abrirla, haz clic derecho en la carpeta y añádela al contexto del asistente.

Pregunta aquello para lo que normalmente crearías una fórmula, formulándolo tal como lo dirías. «¿Qué proveedores aparecen con más frecuencia en esta exportación?» «¿Cuáles son las principales quejas en la columna de comentarios?» «¿Qué partidas presupuestarias son más altas que las del libro del año pasado?» «¿Hay alguna transacción en el CSV que no tenga una factura correspondiente en esta carpeta?» Las preguntas que combinan la hoja de cálculo con documentos son las más difíciles de resolver a mano.

Las respuestas citan sus fuentes con referencias en las que se puede hacer clic, lo que te permite abrir el archivo del que se basó el asistente. En el caso de cifras que vayan a incluirse en una declaración de la renta, un informe para la junta directiva o una factura, compruébalas con la propia hoja de cálculo antes de utilizarlas, del mismo modo que revisarías el trabajo de un compañero.

Paso 4: Precisar con preguntas de seguimiento

Las preguntas sobre hojas de cálculo suelen dar lugar a otras preguntas. Si el asistente indica que el gasto en software aumentó, pregunta qué suscripciones impulsaron ese incremento. Si enumera las quejas habituales de una encuesta, pide algunos comentarios representativos de cada una. Cada intervención afina la respuesta sin necesidad de volver a redactar la solicitud original.

Los modelos disponibles proceden de diversos laboratorios (Gemini, OpenAI, Claude, DeepSeek, Grok, Qwen y otros), todos bajo una única suscripción. Si la respuesta de un modelo a una pregunta sobre datos no parece correcta, puedes hacer la misma pregunta con otro y comparar.

Paso 5: Guardar los hallazgos y repetirlos de forma programada

Guarda una respuesta útil como nota para que el hallazgo permanezca junto a los datos. Una nota breve como «Gasto en software del T3: principales incrementos y motivos» es más fácil de encontrar más adelante que un chat, y la búsqueda de Fabric la localizará por su significado cuando la busques dentro de unos meses.

Si el mismo análisis debe repetirse cada semana o cada mes, los agentes en segundo plano pueden ejecutarse según la programación que definas, con una instrucción en lenguaje natural que describa la tarea y con control sobre las carpetas a las que puede acceder cada agente. El análisis recurrente de datos es uno de sus usos habituales. Los agentes en segundo plano están disponibles en los planes Pro y Team.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA leer un archivo de Excel?

Sí. La IA de Fabric puede leer archivos XLSX y CSV, por lo que puedes hacer preguntas sobre una hoja de cálculo una vez que esté en Fabric.

¿Puedo hacerle preguntas a la IA sobre una hoja de cálculo de Google Sheets?

Sí, conectando Google Drive. La conexión se sincroniza en ambos sentidos y requiere un plan de pago.

¿Necesito saber de fórmulas para analizar una hoja de cálculo con IA?

No. Preguntas en lenguaje natural, como «¿en qué mes hubo el mayor gasto?», y el asistente responde a partir del archivo con una referencia que puedes abrir.

¿Puede la IA responder preguntas utilizando conjuntamente una hoja de cálculo y otros documentos?

Sí. Ponlos en una sola carpeta y abre el asistente allí. Este analiza todo lo que hay en la carpeta, por lo que una pregunta puede basarse tanto en la hoja de cálculo como en los documentos que la acompañan.

¿Debo fiarme de las cifras que me da la IA?

Tómalas como un punto de partida y comprueba cualquier cifra que vayas a utilizar con el archivo original. Las referencias citadas te llevarán directamente a él.

¿Puedo analizar la columna de texto libre de una exportación de encuestas?

Sí. Pídele al asistente que agrupe los comentarios por temáticas o que extraiga ejemplos de una queja en particular.

¿Cómo hago preguntas sobre mis extractos bancarios o facturas?

Sube la exportación en CSV o los propios extractos y consulta al asistente dentro de esa carpeta. Cómo hacer preguntas a la IA sobre tus facturas y documentos aborda la gestión de la documentación doméstica con mayor detalle.

¿Puedo consultar a la IA sobre una hoja de cálculo con el plan gratuito?

Sí, con un uso limitado de la IA. La conexión con Google Drive y los agentes en segundo plano requieren planes de pago. La sección de Precios detalla lo que incluye cada plan.

¿Puedo trabajar con hojas de cálculo desde el sistema de archivos de mi equipo?

Sí. La aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad en Mac, Windows y Linux, lo que te permite guardar las exportaciones directamente en una carpeta de Fabric.