Cómo hacerle preguntas a la IA sobre una presentación

Una revisión trimestral de 70 diapositivas llega a tu bandeja de entrada la noche antes de la reunión. Un proveedor envía una presentación comercial con los precios en algún lugar del apéndice. Una charla de una conferencia a la que no pudiste asistir se comparte después como un archivo de PowerPoint. En cada caso, hay un dato específico que quieres saber, y la presentación sigue el orden en el que se expondrá, lo que hace que localizar una sola cifra lleve tiempo.

Esta guía explica cómo se suelen buscar respuestas en las presentaciones de diapositivas y cómo añadir una presentación a Fabric para hacerle preguntas directas a su asistente de IA sobre ella, incluidas preguntas que abarcan varias presentaciones.

Cómo se suelen buscar respuestas en una presentación

Ir haciendo clic en PowerPoint, Keynote o Google Slides es la opción habitual. La vista clasificador de diapositivas ayuda a localizar la sección que buscas y la función Buscar sirve para dar con palabras exactas. Ambas dependen de recordar cómo se llamaba la diapositiva, y las presentaciones a menudo incluyen el detalle real en gráficos, notas al pie y diapositivas de apéndice con títulos como «Detalles adicionales».

Otra vía habitual es exportar la presentación a PDF y subirla a un chatbot. Así obtienes respuestas rápidas para un solo archivo. Cuando se revisa la presentación, hay que volver a exportarla, y las preguntas que requieren la versión del trimestre anterior o las notas de la reunión donde se presentó exigen subir esos archivos también.

Preguntar a la persona que preparó la presentación suele ser lo más rápido de todo. Sin embargo, también depende de su disponibilidad, y la respuesta queda en un mensaje de chat difícil de encontrar un mes después.

Paso 1: Añade la presentación a Fabric

Fabric lee archivos PPT y PPTX. Arrastra la presentación a la aplicación web o de escritorio, o haz clic en Subir un archivo. En el móvil, abre el archivo en cualquier aplicación, pulsa Compartir y selecciona Fabric.

Las presentaciones que llegan por correo electrónico se pueden reenviar directamente a tu dirección de correo electrónico de Fabric, lo que guarda el archivo adjunto sin tener que descargarlo primero. Acepta correos procedentes de la dirección verificada de tu cuenta. Para las presentaciones que están en Google Slides, conecta Google Drive a través del marketplace de Fabric: haz clic en Instalar, inicia sesión y concede los permisos. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: Agrupa la presentación con su contexto

Una presentación rara vez cuenta toda la historia por sí sola. Crea una carpeta para ella y añade el material que la explica: la versión anterior, la hoja de cálculo a partir de la cual se crearon los gráficos, el informe al que responde y cualquier nota que hayas tomado durante la exposición.

Si la presentación se mostró en una llamada, la aplicación de escritorio de Fabric puede transcribir la reunión en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet sin que se una ningún bot. Coloca esa transcripción en la misma carpeta y el asistente podrá responder a partir de lo que se dijo y también de lo que se mostró. La transcripción requiere un plan de pago. En Cómo combinar las notas de tus reuniones con la transcripción se explica la parte relativa a las reuniones.

Paso 3: Pregunta al asistente sobre las diapositivas

Abre la carpeta y abre el asistente de IA. Se limita automáticamente a esa carpeta, por lo que sus respuestas proceden de la presentación y de los archivos que la acompañan. También puedes hacer clic derecho en la carpeta y añadirla al contexto del asistente sin necesidad de abrirla.

Haz las preguntas que le harías al ponente. «¿Cuál es el precio propuesto para el plan Enterprise?» «¿Qué tasa de crecimiento asume la previsión?» «¿Qué diapositivas hablan de contratación y qué dicen?» «Resume las tres recomendaciones principales en un párrafo cada una». Las respuestas citan sus fuentes con referencias en las que se puede hacer clic, para que puedas abrir la presentación y confirmar la cifra en su contexto.

Las preguntas de seguimiento son donde más tiempo se ahorra. Si la respuesta menciona un riesgo, pregunta qué medidas de mitigación propone la presentación. Si una cifra parece alta, pregunta en qué otro lugar de la carpeta aparece.

Paso 4: Compara una presentación con otra

Con dos versiones en la misma carpeta, pregunta al asistente qué ha cambiado. «¿En qué se diferencia la hoja de ruta del tercer trimestre de la del segundo?» «¿Qué objetivos cambiaron entre la presentación de enero y la de abril?» Esto también funciona con presentaciones de diferentes fuentes, como tres propuestas de proveedores para el mismo proyecto, donde la duda es cuál ofrece las mejores condiciones de soporte.

Para una frase específica, buscar es más rápido que hacer una pregunta. Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows), y escribe las palabras entre comillas para obtener una coincidencia exacta. Los filtros permiten acotar los resultados a una carpeta o a un tipo de elemento.

Paso 5: Convierte las respuestas en material preparatorio para compartir

Guarda una respuesta útil como una nota y pasará a formar parte de tu preparación: un resumen de la presentación, una lista de preguntas para plantear o una comparación de las opciones. Las notas en Fabric se pueden editar y puedes pedirle al asistente que perfeccione una, aceptando o rechazando cada cambio que proponga.

Si tus compañeros necesitan el mismo contexto, comparte la carpeta con ellos. Con las carpetas compartidas puedes definir el permiso de cada persona como lector, comentador o editor, y las personas ajenas a tu espacio de trabajo pueden usar el enlace compartido sin necesidad de registrarse.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA leer un archivo de PowerPoint?

Sí. Fabric lee archivos PPT y PPTX, y el asistente de IA puede responder preguntas sobre una presentación una vez que esté en Fabric.

¿Puedo hacer preguntas sobre una presentación de Google Slides?

Sí, mediante la conexión con Google Drive, que requiere un plan de pago. Una vez conectada, tus presentaciones de Google Slides estarán disponibles para la búsqueda y para el asistente.

¿Cómo obtengo un resumen de una presentación de diapositivas larga?

Abre la carpeta que contiene la presentación, abre el asistente de IA y pide un resumen. Puedes solicitar un formato concreto, como un párrafo por sección o una lista de decisiones.

¿Puede la IA comparar dos versiones de una presentación?

Coloca ambas versiones en la misma carpeta y pregunta al asistente qué ha cambiado entre ellas. Analizará todo lo que haya en la carpeta y citará los archivos en los que se ha basado.

¿Me indicará la IA de qué diapositiva procede una respuesta?

Las respuestas incluyen referencias clicables a las fuentes, por lo que puedes abrir el archivo citado y comprobar el fragmento en el que se basó la respuesta.

¿Puedo preguntar por lo que dijo el ponente, además de por las diapositivas?

Sí, si transcribiste la reunión. Coloca la transcripción en la misma carpeta que la presentación y las respuestas podrán citar marcas de tiempo de la grabación. La transcripción requiere un plan de pago.

¿Cómo encuentro una diapositiva específica sin preguntar a la IA?

Usa la búsqueda. Escribe las palabras entre comillas para una coincidencia exacta y filtra por carpeta o tipo de elemento para acotar los resultados.

¿Puedo preguntar a la IA sobre una presentación con el plan gratuito?

Sí. Subir un archivo de PowerPoint y preguntar al asistente sobre él funciona en el plan gratuito, que incluye un uso limitado de la IA. La conexión con Google Drive y la transcripción de reuniones requieren un plan de pago, tal como se muestra en la página de precios individuales.

¿Puede mi equipo hacer preguntas sobre la misma presentación?

Sí. Comparte la carpeta con ellos y cada persona podrá usar el asistente sobre ella. Los planes de equipo figuran en la página de precios para equipos.