Cómo hacerle preguntas a la IA sobre un contrato

Los contratos se leen con detenimiento una vez, al firmarlos, y luego se consultan con prisas. La suscripción de software está a punto de renovarse y necesitas el plazo de preaviso de cancelación. Un cliente se retrasa en el pago y quieres ver las condiciones de pago exactas. El arrendador ha propuesto una subida y el contrato de arrendamiento tiene una cláusula al respecto en algún lugar cerca de la página diecinueve. La respuesta está en el documento, redactada en un lenguaje que requiere varias lecturas para comprenderse.

Esta guía explica cómo se suele buscar información en los contratos y cómo hacer preguntas al asistente de IA de Fabric sobre uno de ellos para encontrar rápidamente la cláusula que te interesa. Fabric lee el contrato y te remite al texto pertinente. Las valoraciones sobre lo que significa una cláusula para tu situación concreta, o sobre si firmar o no, te corresponden a ti y, cuando la importancia del asunto lo requiera, a un abogado.

Cómo se suele buscar información en un contrato

Leer todo el documento de nuevo es la opción exhaustiva, y para un contrato breve es razonable. Para un acuerdo marco de servicios de 40 páginas con anexos y modificaciones, responder a una sola pregunta puede llevar una hora, y la respuesta puede depender de cómo un anexo modifica una cláusula del cuerpo principal.

Buscar en un lector de PDF es más rápido cuando se conoce el término a buscar. Los contratos suelen utilizar términos definidos, por lo que la norma de cancelación puede encontrarse en «Vigencia y rescisión» y hacer referencia al «Periodo de renovación» definido tres páginas antes. Buscar «cancelar» puede hacer que se pase por alto.

Pegar el contrato en ChatGPT es cada vez más habitual. Ofrece una lectura rápida, y la gente se pregunta lógicamente a dónde va a parar un documento confidencial al hacer esto. Cómo usar la IA de forma segura con documentos confidenciales aborda las preguntas que deben plantearse ante cualquier herramienta de IA. Las empresas con muchos contratos suelen recurrir a software especializado en gestión de contratos, y consultar a un abogado sigue siendo el paso adecuado para decisiones con consecuencias reales.

Paso 1: Pon el contrato y sus documentos relacionados en una misma carpeta

Arrastra el contrato a Fabric o haz clic en Subir un archivo. Si te llegó por correo electrónico, reenvía el archivo adjunto a tu dirección de correo electrónico de Fabric. En los PDF se puede buscar texto, y la búsqueda también abarca el texto fotografiado, por lo que una copia escaneada y firmada también se puede leer.

Crea una carpeta para cada contrato y guarda en ella todo lo que altere su significado: anexos, modificaciones, cartas adjuntas, la hoja de pedido y los correos electrónicos en los que se negociaron las condiciones. Si tus contratos ya están en Google Drive, la conexión con Google Drive los sincroniza en ambas direcciones. Las conexiones requieren un plan de pago.

Paso 2: Pregunta al asistente sobre los términos

Abre la carpeta y abre el asistente de IA. Se limita automáticamente a esa carpeta, por lo que sus respuestas proceden del contrato y de los documentos que se encuentran junto a él. También puedes hacer clic con el botón derecho en la carpeta y añadirla al contexto del asistente.

Haz preguntas directas. «¿Cuál es el plazo de preaviso para cancelar antes de la renovación y cuál es la próxima fecha de renovación?». «¿Cuáles son las condiciones de pago y hay recargo por demora?». «¿Modifica la enmienda el límite de responsabilidad?». «Enumera todas las obligaciones que nos corresponden, con el número de cláusula». «¿Qué ocurre con nuestros datos si finaliza el contrato?».

Cada respuesta incluye referencias en las que se puede hacer clic que dirigen al texto utilizado. Ábrelas y lee la cláusula tú mismo antes de actuar en función de una respuesta, especialmente cuando haya términos definidos o referencias cruzadas. Las preguntas de seguimiento resultan útiles en este caso: pregunta cómo se define un término en concreto o si hay algo en los anexos que anule la cláusula citada por el asistente.

Paso 3: Encuentra la redacción exacta mediante la búsqueda

Cuando necesites el texto exacto, utiliza la búsqueda. Haz clic en Buscar o pulsa Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows), y escribe las palabras entre comillas para obtener una coincidencia exacta, como «Periodo de renovación» o «fuerza mayor». Los resultados se abren en la página exacta, lo que resulta más rápido que desplazarse por un PDF largo.

Conviene anotar las fechas que encuentres de este modo en un lugar visible. Cómo llevar el control de las fechas de renovación detalla una rutina sencilla para conseguirlo.

Paso 4: Marca el contrato e invita a un revisor

En Fabric se pueden resaltar y comentar los archivos PDF directamente. Resalta las cláusulas que hayas revisado y añade un comentario con lo que ha encontrado el asistente, de modo que la próxima vez que abras el contrato las secciones importantes ya estén marcadas.

Para conocer la opinión de un compañero o de un abogado, comparte la carpeta con ellos con permisos para comentar. Los comentaristas pueden resaltar texto y añadir notas, y cualquier comentario se puede marcar como completado, lo que convierte la revisión en una lista de tareas que puedes ir gestionando. Las personas ajenas a tu espacio de trabajo pueden usar el enlace compartido sin registrarse. Funciones y permisos explica los accesos de lector, comentarista, editor y administrador.

Paso 5: Protege la carpeta

En el caso de contratos confidenciales, añade protección por contraseña. Haz clic con el botón derecho en la carpeta, o ábrela y haz clic en el menú de tres puntos, selecciona Añadir protección con contraseña e introduce una contraseña. Cualquier persona que tenga acceso deberá introducirla, y dicho acceso tendrá una validez de seis horas antes de que se vuelva a solicitar. La contraseña de una carpeta también se aplica a los archivos que se añadan a ella posteriormente.

No existe la opción de restablecer la contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team. La página de privacidad y seguridad describe cómo gestiona Fabric los datos; confirma con tu equipo legal o de seguridad que cumple con los requisitos de tu propia organización.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA revisar un contrato por mí?

El asistente de Fabric puede leer un contrato, responder a preguntas sobre él y citar las cláusulas en las que se ha basado. No proporciona asesoramiento legal, por lo que las decisiones relativas a la firma, negociación o cumplimiento de un contrato deben contar con la intervención de un abogado cualificado.

¿Cómo encuentro el plazo de preaviso de cancelación en un contrato?

Pregunta al asistente dentro de la carpeta del contrato y, a continuación, abre la cláusula citada para confirmarlo. También puedes buscar el término definido entre comillas.

¿Puede la IA comparar dos versiones de un contrato?

Coloca ambas versiones en la misma carpeta y pregunta al asistente qué ha cambiado. Contrasta cada diferencia señalada con el texto citado.

¿Tendrá en cuenta la IA las modificaciones y los anexos?

Analiza todo lo que hay en la carpeta, así que mantén las modificaciones y los anexos junto al contrato principal y pregunta si alteran la cláusula en cuestión.

¿Puedo hacer preguntas sobre un contrato escaneado?

Sí. La búsqueda abarca el texto de los PDF y el texto fotografiado, por lo que se puede buscar información y hacer preguntas sobre una copia escaneada.

¿Puedo compartir un contrato con mi abogado para que haga comentarios?

Sí. Compártelo con permisos para comentar y podrá resaltar texto y añadir notas sin necesidad de registrarse en Fabric.

¿Puedo proteger un contrato con contraseña en Fabric?

Sí, en los planes Pro y Team. Como no hay forma de restablecer la contraseña, guárdala en un gestor de contraseñas.

¿Dónde debo guardar los contratos firmados?

Tener una carpeta por contrato, junto con sus modificaciones y correos electrónicos relacionados, resulta muy práctico para hacer consultas más adelante. Cómo almacenar documentos importantes de forma segura en internet aborda el almacenamiento de manera más amplia.